Se a sua empresa usa planilhas - em vez do Sustainability Program - para coletar dados ambientais, sociais e de governança (ESG) ou de sustentabilidade, você pode usar o Processes para ajudar a manter o fluxo da coleta de dados. Com o Processes, você pode designar membros da equipe para preparar e aprovar dados e notificá-los automaticamente sobre suas tarefas por meio do Spreadsheets.
Dica: Em Sustainabillity Program, você pode facilmente atribuir membros do espaço de trabalho para preparar e aprovar valores de métrica para relatórios de sustentabilidade e acompanhar o status de suas tarefas. Para saber mais, consulte Introdução ao Programa de Sustentabilidade.
Etapa 1. Atribuir tarefas
No painel Tasks da planilha, designe membros do espaço de trabalho para cada tópico a ser divulgado:
- No painel Tasks (Tarefas) , clique em Create task (Criar tarefa) .
- Insira um título e uma descrição para a tarefa, como detalhes sobre os dados a serem coletados e se você deve fornecer ou revisar os dados.
- Em Prazo, selecione quando a tarefa deve ser concluída.
Dica: O processo envia lembretes automaticamente no dia anterior e no dia seguinte à data de vencimento.
- Selecione o membro do espaço de trabalho para executar a tarefa.
- Em Localização, selecione a planilha do tópico dentro da planilha.
- Clique em Create.
Etapa 2. Iniciar o processo
Para enviar notificações por e-mail aos responsáveis pelas tarefas, o proprietário da planilha pode clicar em Run na barra de ferramentas Edit do processo. Enquanto o processo é executado, você pode monitorar o andamento das tarefas.
Dica: Quando o processo é executado, ele envia e-mails de notifications@app.wdesk.com. Se você não receber uma notificação, verifique a pasta Junk ou Spam e adicione notifications@app.wdesk.com aos seus contatos.
Etapa 3. Conclua as tarefas de coleta de dados
Quando o processo é executado, ele envia automaticamente um e-mail aos preparadores de dados para notificá-los de suas tarefas e fornecer detalhes sobre os dados que devem ser coletados. Quando você receber essa notificação:
- Para abrir a planilha do tópico relacionado, clique em . Vá para a tarefa do e-mail.
- Nas células de entrada azuis:
- Insira manualmente os valores de dados correspondentes
- Copie/cole valores da fonte, como do Microsoft® Word® ou Excel®.
- Quando aplicável, anexe a documentação de suporte à célula de entrada.
- Depois que você inserir todos os dados e a documentação de suporte associados à tarefa, clique em Complete no painel Tasks da planilha de coleta de dados.
Etapa 4. Aprovação ou devolução de tarefas
Quando os preparadores de dados concluem uma tarefa, o processo envia automaticamente um e-mail ao aprovador de dados para notificá-lo de que os dados estão prontos para revisão. Quando você receber essa notificação:
- Para abrir a planilha do tópico relacionado, clique em . Vá para a tarefa do e-mail.
- Nas células de entrada, revise os valores inseridos pelo preparador de dados.
- No painel Tasks (Tarefas) , selecione se você deseja aprovar ou devolver a tarefa.
Etapa 5. Ajuste os valores retornados
Se um aprovador de dados retornar uma tarefa, o preparador de dados receberá um e-mail para notificá-lo de que deve atualizar seus valores:
- Para abrir a planilha no tópico relacionado, clique em . Vá para a tarefa no e-mail.
- No painel Comments (Comentários ), examine os comentários do aprovador de dados.
- Na célula de entrada, ajuste o valor conforme necessário.
- No painel Tasks (Tarefas) , clique em Complete (Concluir).