Observação: Se o seu processo contiver ações de certificação, siga esta lista de verificação para garantir uma implementação bem-sucedida.
Observação: Somente os proprietários do espaço de trabalho, gerentes de conteúdo e gerentes de cópia podem copiar arquivos - se precisar copiar um arquivo, entre em contato com um proprietário do espaço de trabalho. Para encontrar um proprietário de espaço de trabalho, consulte Encontrar membros e administradores.
Você pode transferir para o próximo ano os processos copiando-os, para que possa reutilizá-los em eventos recorrentes, como fluxos de trabalho de relatórios trimestrais. Você pode copiar um processo a qualquer tempo, mesmo que ele já tenha sido iniciado.
Se você normalmente define as datas de vencimento de suas tarefas em relação a um cronograma específico (por exemplo, você tem uma tarefa recorrente que precisa ser concluída até o quinto dia útil de um ciclo de duas semanas), configure os dias úteis antes de copiar para facilitar a atualização das datas de vencimento das tarefas no novo processo copiado.
Observação: os calendários da Workiva, os recursos relacionados ao calendário (como o uso de dias úteis nos processos), os modelos de processos, os gráficos de monitoramento de processos e os insights e o cartão de resumo de cópia de processos estão atualmente disponíveis apenas em algumas de nossas soluções de relatórios financeiros e serviços financeiros.
Transferir para o próximo ano um processo
Para avançar um processo, você precisará copiar o arquivo do processo:
- Acesse a página Files e localize seu processo.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo de processo e selecione Copy.
- Confirme sua seleção e clique em Próximo.
-
Selecione suas configurações de cópia .
Observação: Para manter todas as referências a arquivos em seu processo, certifique-se de selecionar Links e referências de processo.
- Dê um nome à nova pasta e clique em Copy.
Saiba mais sobre a cópia de arquivos e pastas.
Revisar o processo copiado
Revisar o cartão de resumo de cópia do processo
Após copiar um processo e abrir o arquivo de processo copiado, você verá um bloco Resumo da cópia do processo no painel esquerdo Visão geral. Esse bloco lhe dará insights da última vez que esse processo foi executado:
- Tarefas atrasadas: Todas as tarefas que foram concluídas após a data de vencimento na última vez em que esse processo foi executado
- Tarefas canceladas: Todas as tarefas que foram canceladas na última vez que esse processo foi executado
- Tarefas adicionadas: Todas as tarefas que foram adicionadas após a última vez que esse processo foi iniciado
Clique na seta ao lado de Tarefas atrasadas, Tarefas canceladas ou Tarefas adicionadas nesse bloco para visualizar as ações correspondentes na lista de ações.
Você também pode clicar em View details para comparar mais detalhes entre processos e ver recomendações para ajudar a informar como configurar seu próximo processo.
Revisar as configurações e ações do processo
Além disso, abra o site Settings na barra de ferramentas para revisar e atualizar as seguintes configurações de processo:
- Na guia General:
- O nome do processo
- O site Ordem de início
- O processo Close type
- As permissões do site
- Na guia Calendar:
- Os calendários que foram adicionados ao calendário do processo
- Se os dias úteis tiverem sido configurados no processo original, atualize os valores de Primeiro dia útil, Último dia útil, Dias úteis, e quaisquer Exceções de acordo com a programação de sua empresa para o processo copiado.
Em seguida, na guia Process, para todas as ações no processo copiado, revise e atualize o seguinte (você pode editar esses campos em massa para ajudar a economizar tempo):
- A ação é Título
- Os responsáveis e aprovadores
- Verifique se há usuários suspensos e substitua-os por usuários ativos
- As ações Data de vencimento e Data de vencimento da aprovação. Se os dias úteis tiverem sido configurados em no processo original e você já tiver atualizado as configurações do Calendar com seus novos dias úteis para o processo copiado, as datas de vencimento da ação serão atualizadas automaticamente. Certifique-se de que estejam corretos de acordo com o cronograma de sua empresa para o processo de cópia.
- A ação é Tags
Use o recurso Export na barra de ferramentas do processo para fazer referência cruzada a títulos de ações, responsáveis e aprovadores e outros campos.
Seu processo agora está pronto para começar novamente.