Observação: Se o seu processo incluir ações de certificação, consulte esta lista de verificação para garantir que a atualização seja bem-sucedida.
Observação: Somente os proprietários do espaço de trabalho, gerentes de conteúdo e gerentes de cópia podem copiar arquivos - se precisar copiar um arquivo, entre em contato com um proprietário do espaço de trabalho. Para encontrar um proprietário de espaço de trabalho, consulte Encontrar membros e administradores.
Você pode transferir para o próximo ano os processos copiando-os, para que possa reutilizá-los em eventos recorrentes, como fluxos de trabalho de relatórios trimestrais. Você pode copiar um processo a qualquer tempo, mesmo que ele já tenha sido iniciado.
Se você costuma definir as datas de vencimento das tarefas com base em um cronograma específico (por exemplo: você tem uma tarefa recorrente que precisa ser concluída até o 5º dia útil de um ciclo de duas semanas), configure os dias úteis antes de copiar, para facilitar a atualização das datas de vencimento das tarefas no novo processo copiado.
Observação: os Calendários do Workiva, os recursos relacionados a calendários (como o uso de dias úteis nos processos), os modelos de processo, os gráficos e análises de monitoramento de processos e o cartão de resumo de cópia de processo estão disponíveis, no momento, apenas em algumas de nossas soluções de Relatórios Financeiros e Serviços Financeiros.
Transferir para o próximo ano um processo
Para transferir um processo, você precisará copiar o arquivo do processo:
- Acesse a página “ Files” ( ) e localize seu processo.
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo do processo e selecione “ ” (Copiar). Copie.
- Confirme sua seleção e clique em Próximo.
-
Selecione as configurações de cópia do .
Nota: Para manter todas as referências aos arquivos em seu processo, certifique-se de selecionar “ ” (Links e referências do processo).
- Dê um nome à nova pasta e clique em Copy.
Saiba mais sobre a cópia de arquivos e pastas.
Verifique o processo copiado
Analise o cartão de resumo do processo
Depois de copiar um processo e abrir o arquivo do processo copiado, você verá um bloco intitulado “Resumo da cópia do processo ” no painel esquerdo da “Visão geral do ”. Este bloco de informações fornecerá detalhes sobre a última vez em que esse processo foi executado:
- Tarefas atrasadas: Todas as tarefas que foram concluídas após a data de vencimento na última vez em que este processo foi executado
- Tarefas canceladas: Quaisquer tarefas que tenham sido canceladas na última vez em que este processo foi executado
- Tarefas adicionadas: Quaisquer tarefas que tenham sido adicionadas após a última vez em que este processo foi iniciado
Clique na seta ao lado de “ ” (Tarefas atrasadas), “ ” (Tarefas canceladas) ou “ ” (Tarefas adicionadas) neste bloco para visualizar as ações correspondentes na lista de ações.
Você também pode clicar em Ver detalhes para comparar mais detalhes entre os processos e ver recomendações que ajudem a orientar a configuração do seu próximo processo.
Verifique as configurações e ações do processo
Além disso, acesse “Configurações do ” ( ) na barra de ferramentas para verificar e atualizar as seguintes configurações do processo:
- Na guia General:
- O nome do processo “ ”
- A ordem de largada do “ ”
- O tipo de processo “ Close”
- Permissões do ` `
- Na guia “ ” (Calendário):
- Os calendários “ ” que foram adicionados ao calendário do processo
- Se os dias úteis tiverem sido configurados no processo original, atualize os valores de “ ” (Primeiro dia útil), “Last business day” (Último dia útil), “Working days” (Dias úteis) e quaisquer “Exceptions” (Exceções) de acordo com o cronograma da sua empresa para o processo copiado.
Em seguida, na guia “ ” ( ) do processo, para todas as ações do processo copiado, verifique e atualize os seguintes campos (— você pode editar esses campos em massa para economizar tempo):
- O título “ ” do filme
- Os responsáveis pela atribuição e os aprovadores
- Verifique se há usuários suspensos e substitua-os por usuários ativos
- Data de vencimento da ação e Data de vencimento da aprovação. Se os dias úteis tiverem sido configurados em no processo original e você já tiver atualizado as configurações do Calendário do com seus novos dias úteis para o processo copiado, as datas de vencimento das ações serão atualizadas automaticamente. Verifique se estão corretas de acordo com o cronograma da sua empresa para o processo copiado.
- Tags da ação
Utilize o recurso “ ” (Exportar ) na barra de ferramentas do processo para fazer referências cruzadas entre títulos de ações, responsáveis e aprovadores, além de outros campos.
Seu processo já está pronto para recomeçar.