Há dois tipos de lembretes para tarefas: lembretes de tarefas automatizados e lembretes de tarefas manuais. Os lembretes de tarefas automatizados são enviados automaticamente aos responsáveis em uma programação, enquanto os lembretes de tarefas manuais são enviados manualmente sempre que você quiser lembrar os responsáveis sobre tarefas das quais eles possam ter se esquecido.
Observação: Se você quiser enviar manualmente lembretes de tarefas para tarefas baseadas em processos, consulte Enviar lembretes em processos.
Lembretes automatizados de tarefas
Por padrão, os lembretes automatizados com conteúdo padrão são enviados por e-mail três dias antes, no dia de e todos os dias durante três dias após a data de vencimento da tarefa. No entanto, você pode optar por não enviar nenhum lembrete automático ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais.
Observação: No momento, você só pode personalizar os lembretes automáticos ao criar tarefas na Página inicial. Se quiser personalizar os lembretes automáticos das tarefas que você criou em um arquivo, poderá fazê-lo editando a tarefa na guia Tarefas da Página inicial.
Observação: Você só pode ter até três lembretes automatizados para uma determinada tarefa.
Para personalizar os lembretes de tarefas automatizadas na guia tarefas da página inicial, você pode escolher o horário de e-mail que será enviado ao responsável ou aprovador:
- Ao criar ou editar uma tarefa, dependendo do tipo de lembrete que você deseja personalizar, clique no menu suspenso Assignee reminders ou Approver reminders e selecione Custom.
- Para cada lembrete automatizado na seção Email reminders, escolha o Email schedule para quando o lembrete por e-mail será enviado ao destinatário ou aprovador. Os lembretes serão enviados uma vez por dia, de acordo com essa programação, no horário especificado por você na seção Detalhes da tarefa.
- Preencha o e-mail Subject e Body. Você pode ver a aparência do lembrete na Preview à direita.
- Você pode clicar no ícone de menu para Excluir ou Duplicar lembretes.
- Clique em Save no canto superior direito para salvar seus lembretes automatizados personalizados.
Lembretes manuais de tarefas
Para enviar manualmente um lembrete de tarefa:
- Localize a tarefa na lista Tarefas na página inicial ou no painel à direita Tarefas em um arquivo.
- Em Etapas da tarefa, clique no menu de três pontos ao lado da tarefa para a qual você gostaria de enviar um lembrete e clique em Enviar lembrete. Você também pode clicar no menu de três pontos ao lado do título da tarefa e selecionar Send reminder.
- Assim que você clicar em Send reminder, um e-mail de lembrete será enviado a todos os destinatários.