Centro de suporte da Workiva

A função “Evergreen roll forward” da Workiva, também conhecida como “Copy to Archive”, é a abordagem recomendada para manter os arquivos de relatórios ao longo dos períodos. Após encerrar um período de relatório, você cria uma cópia arquivada e continua trabalhando nos arquivos originais para o próximo período. Isso preserva o histórico de revisões em seus arquivos ativos e permite comparar períodos de relatório por meio de marcos e marcações de revisão.

Como seus arquivos permanecem ativos, você não precisará atualizar as conexões do Wdata nem exibir hiperlinks ao passar para um novo período.

Para documentos com XBRL, conclua primeiro esse processo e, em seguida, atualize as datas do XBRL .

Passo 1: Finalize seus arquivos

Antes de fazer o rollforward, conclua as etapas a seguir para estabelecer uma versão final correta para o período de relatório.

1. Abra cada arquivo da pasta separadamente. Isso inclui documentos, apresentações, planilhas e textos narrativos comuns.
2. Certifique-se de que todas as alterações rastreadas tenham sido aceitas ou rejeitadas em todos os arquivos de trabalho.
3. Verifique se todos os comentários foram respondidos.
4. Certifique-se de que todos os links tenham sido publicados a partir do seu documento, planilha e arquivos de texto explicativo.
5. Realize uma verificação do estado de cada arquivo e resolva quaisquer problemas encontrados .
6. Execute um relatório de arquivos vinculados na pasta para confirmar se todos os arquivos vinculados esperados estão incluídos antes de prosseguir.

Etapa 2: Após finalizar um arquivo

1. Crie um marco em cada arquivo para indicar a versão final antes do arquivamento.
   • No painel “Histórico” , selecione o menu suspenso e escolha “Criar marco” na revisão mais recente.
   • Renomeie o marco para refletir o período de relatório e a versão, utilizando uma convenção de nomenclatura consistente. Por exemplo: 1º trimestre de 2025 – Versão apresentada ; 1º trimestre de 2025 – Versão final assinada/distribuída . Saiba mais sobre os marcos importantes .
2. Depois que o arquivo for distribuído ou arquivado, remova todos os filtros aplicados antes de copiar a pasta. Isso garante que os arquivos copiados comecem o próximo ciclo de relatórios com todo o conteúdo visível.

Etapa 3: Confirmar se a pasta está pronta

Copie a pasta — não os arquivos individualmente. Certifique-se de que todos os documentos vinculados estejam incluídos na pasta antes de prosseguir; caso contrário, os links não serão preservados corretamente nos arquivos copiados.

Como prática recomendada, crie subpastas para manter seus arquivos organizados após realizar várias atualizações. Para criar uma subpasta, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione “Nova subpasta” no menu.

Por exemplo, você pode criar uma pasta principal para o ano, com subpastas para cada período de relatório.

Etapa 4: Copiar uma pasta

Ao copiar uma pasta, são criadas cópias do seu conteúdo sem alterar os arquivos originais. As ligações entre os arquivos copiados juntos são preservadas. Os links para arquivos de origem fora da pasta dependem das configurações de cópia que você escolher.

Observação: Somente os proprietários do espaço de trabalho, os gerentes de conteúdo e os gerentes de cópia podem copiar arquivos.

1. Na página inicial , selecione “Arquivos ”.
2. Clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja transferir e selecione “Copiar ”. 
   
3. Confirme se a lista de arquivos contém todos os arquivos que você deseja transferir e clique em “Avançar ”.

4. Em “Configurações de cópia” , selecione o que deseja incluir junto com os arquivos copiados e verifique o campo “Local” para escolher onde salvar os arquivos copiados.

   Observação: Se os arquivos anexados contiverem automações, elas serão incluídas automaticamente na cópia. Para reduzir erros nas automações copiadas, inclua tudo o mais que for necessário para que elas sejam executadas.

   

5. Desmarcar links e processar referências .

   Observação: os arquivos vinculados entre si dentro da mesma estrutura de pastas continuam sendo preservados nas cópias. Essa configuração afeta apenas os links para arquivos fora da pasta.

6. Desmarcar conexões .

   Observação: Desmarcar as conexões impede a atualização dos dados nos seus arquivos arquivados, sem remover as conexões dos seus arquivos originais. Se você utilizar conexões de marcadores de conteúdo, verifique-as nas cópias arquivadas antes de atualizar os arquivos ativos para o próximo período.

   

7. Em “Configurações de localização” , defina o “Nome da nova pasta” de forma a indicar que essa pasta contém arquivos históricos.

   

8. Para o campo “Localização” , você pode:
   • Selecione a pasta do ano e do trimestre atuais, que se tornará a pasta-pai do histórico, ou
   • Selecione “Criar uma pasta de destino” , nomeie a cópia de forma a indicar que se trata de um arquivo e escolha a pasta principal de fim de ano. Em seguida, renomeie a pasta “live” no aplicativo Arquivos .
9. Selecione “Copiar ”.

A cópia será executada em segundo plano. Você receberá uma notificação e um e-mail quando estiver pronto.

Observação: quaisquer atualizações de permissão feitas antes da cópia serão transferidas para o arquivo copiado.

Etapa 5: Atualize e revise seus arquivos

Após a conclusão da cópia, renomeie todos os arquivos e, em seguida, bloqueie seus arquivos arquivados.

Observação: só é possível renomear arquivos com um nome exclusivo.

1. Acesse seus arquivos originais do Evergreen, clique com o botão direito do mouse e selecione “Renomear ” para refletir o novo período de relatório.
2. Acesse os arquivos que você copiou, clique com o botão direito do mouse e selecione “Renomear” para refletir o período de relatório anterior.

3. Clique com o botão direito do mouse em cada arquivo na pasta compactada e selecione “Bloquear edição” para impedir alterações nos arquivos históricos.
   

   Observação: o bloqueio de edição impede a edição direta do conteúdo, mas não impede atualizações provenientes de links de destino em outros arquivos. Verifique se seus arquivos arquivados não contêm links para fontes ativas que possam alterar o conteúdo histórico.

4. Confirme se todos os arquivos esperados foram incluídos na cópia.
5. Volte para a pasta original do Evergreen e abra a planilha principal para atualizar as datas do novo período de relatório. Após a revisão, publique as alterações.
   
6. Verifique seus documentos para garantir que todas as datas estejam vinculadas e sejam transferidas para o novo período de relatório. Por exemplo, ao passar do segundo trimestre para o terceiro, verifique se “seis meses” passou a “nove meses”, se “segundo trimestre” passou a “terceiro trimestre” e assim por diante.
7. Verifique se há datas atualizadas nas páginas de assinaturas e nos anexos.
8. Atualize os hiperlinks conforme necessário. Se não houver novas alterações nos hiperlinks, pule esta etapa.
9. Verifique o estado do documento .
10. Comece as edições do próximo período.