O rolling forward permite que você copie um conjunto de documentos que mantêm seus links em vez de criar e vincular novas versões a partir do zero. Ao avançar, você usará uma pasta que contém todos os documentos que deseja incluir.
Para documentos com XBRL, você ainda usará esse processo para avançar os arquivos na sua pasta. Uma vez feito isso, você pode rolar para frente as datas XBRL.
Etapa 1: Prepare uma pasta
Como prática recomendada, recomendamos que você crie uma subpasta para manter seus arquivos organizados depois de avançar várias vezes. Para criar uma subpasta, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione New Subfolder no menu.
Por exemplo, você pode criar uma subpasta "2020" na pasta principal de finanças para conter os relatórios trimestrais do ano.
Recomendamos também que você crie uma planilha principal que contenha todas as datas usadas nos seus arquivos e que faça links para a planilha principal para cada uso. Dessa forma, você pode atualizar todas as suas datas de uma só vez (saiba mais sobre Linking).
Você também pode definir datas em uma parte de um documento e, em seguida, vincular essas datas ao restante do documento.
Certifique-se de que todos os documentos vinculados estejam incluídos na pasta antes de avançar, caso contrário, os links não funcionarão corretamente nos arquivos copiados.
Etapa 2: Copiar uma pasta
A cópia de uma pasta cria cópias de todos os arquivos incluídos e atualiza as informações vinculadas sem alterar os arquivos originais.
Observação: Você deve ser o proprietário do espaço de trabalho para copiar uma pasta.
- Em Home, selecione Files .
- Clique com o botão direito do mouse na pasta que você deseja avançar e selecione Copy.
- Certifique-se de que a pasta contenha todos os documentos que você deseja transferir e clique em Next.
- Selecione o que está incluído em sua cópia.
Observação: Se os arquivos anexados tiverem automações, elas serão automaticamente incluídas na cópia. Para reduzir os erros nas automações copiadas, certifique-se de incluir tudo o que for necessário para que suas automações sejam executadas.
- Em Configurações de link, selecione “Criar cópias de todos os arquivos de origem”. Isso permite que você atualize as datas nos arquivos vinculados sem alterar as datas nos arquivos originais.
Observação: A opção Connections em Copy includes só será exibida se você estiver usando a solução FSA/Wdata.
- Atualize o nome da sua pasta para refletir o período desejado.
- Para Location, selecione a subpasta que você criou na etapa anterior.
- Clique em “Copiar”.
Observação: Todas as atualizações feitas nas permissões do arquivo antes de copiar uma pasta serão transferidas para o arquivo copiado.
A cópia da pasta pode levar vários minutos, mas você pode continuar a usar a Workiva durante o processo de cópia. Você receberá uma notificação e um e-mail quando a pasta copiada estiver pronta.
Etapa 3: Atualize e revise seus arquivos
Depois que o processo de cópia for concluído, atualize as informações de data necessárias para transferir seus arquivos. Você poderá encontrar erros de integridade do documento se as datas e os hiperlinks não forem atualizados.
Primeiro, você pode renomear seus arquivos de Home clicando com o botão direito do mouse no arquivo e selecionando Rename . Com essa opção, você pode alterar rapidamente os nomes dos arquivos para que correspondam ao período atual (como alterar Q1 para Q2).
Em seguida, você precisará atualizar o conteúdo em seus arquivos individuais.
- Abra a planilha principal e atualize as datas vinculadas.
- Verifique seus documentos para garantir que todas as datas estejam vinculadas e sejam transferidas para o novo período de relatório. Por exemplo, se você estiver avançando do segundo para o terceiro trimestre, verifique se seis meses foram alterados para nove meses, se o segundo trimestre foi alterado para o terceiro trimestre etc.
- Verifique se há datas atualizadas na página de assinatura e nos anexos.
- Atualize os hiperlinks conforme necessário.
- Verifique a saúde do documento .