Há dois tipos de lembretes para ações em Processos: lembretes automatizados e lembretes manuais. Os lembretes automatizados são enviados automaticamente aos responsáveis em uma programação, enquanto os lembretes manuais são enviados manualmente sempre que você quiser lembrar os responsáveis sobre ações das quais eles possam ter se esquecido.
Observação: Se você quiser enviar manualmente lembretes de tarefas para tarefas em arquivos ou tarefas na Página inicial, consulte Enviar lembretes em Tarefas.
Lembretes de processo automatizados
Por padrão, os lembretes automáticos com conteúdo padrão são enviados por e-mail três dias antes, no dia e todos os dias durante três dias após a data de vencimento da ação (para ações de certificação, você pode alterar essa programação padrão e o conteúdo do e-mail antes do início do processo acessando as configurações de certificação). No entanto, você pode optar por não enviar nenhum lembrete automático ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais.
Observação: Você só pode ter até três lembretes automáticos para uma determinada ação.
Para personalizar lembretes automatizados:
- Ao criar ou editar uma ação em um processo, dependendo do tipo de lembrete que você deseja personalizar, clique no menu suspenso Assignee reminders ou Approver reminders e selecione Custom.
- Para cada lembrete automatizado na seção Email reminders, escolha o Email schedule para quando o lembrete por e-mail será enviado ao destinatário ou aprovador. Os lembretes serão enviados uma vez por dia, de acordo com essa programação, no horário especificado por você na seção Detalhes da tarefa.
- Preencha o e-mail Subject e Body. Você pode ver a aparência do lembrete na Preview à direita.
- Você pode clicar no ícone de menu para Excluir ou Duplicar lembretes.
- Clique em Save no canto superior direito para salvar seus lembretes automatizados personalizados.
Lembretes de processos manuais
Se um responsável ou aprovador não tiver concluído a ação, você poderá enviar um lembrete. Os lembretes são enviados somente para as pessoas às quais a ação está atribuída no momento.
Para enviar um lembrete para uma ação individual:
- Clique no menu de três pontos ao lado da ação.
- Selecione Remind para enviar manualmente um lembrete aos atuais alocados.
Você também pode enviar lembretes para várias ações usando o menu suspenso Remind acima da lista de ações. Você pode enviar um lembrete para todas as ações incompletas ou apenas para ações com um determinado status, como Enviado ou Devolvido.