Os grupos de campos personalizados são usados para classificar, organizar e estruturar os campos personalizados em seu espaço de trabalho. Ao criar grupos de campos adequados à finalidade, você pode gerenciar e modificar facilmente vários campos personalizados de uma só vez. Além disso, os grupos de campos personalizados podem reduzir a desordem visual, garantindo que cada arquivo em seu espaço de trabalho exiba apenas os campos específicos necessários para esse trabalho.
Observação: No momento, esse recurso só está disponível como parte de um programa de adoção antecipada. Se estiver interessado em usar campos personalizados no seu espaço de trabalho, entre em contato com o Customer Success Manager para discutir a participação no programa.
Requisitos
- Este artigo pressupõe que você tenha criado anteriormente campos personalizados em seu espaço de trabalho. Saiba mais sobre campos personalizados.
- A função Custom Field Admin é necessária para que você possa modificar grupos e definições de campos personalizados. Isso também se aplica aos usuários da API.
- Proprietário ou Editor as permissões são necessárias para que você possa gerenciar os valores dos campos personalizados de um arquivo.
- Proprietário permissões são necessárias para gerenciar o grupo de campos personalizados de um arquivo.
Criar grupos de campos personalizados
A primeira etapa do gerenciamento de grupos de campos personalizados é criar o grupo em seu espaço de trabalho e atribuir os campos relevantes a ele. Nas etapas seguintes, aplicaremos esses grupos a arquivos individuais em seu espaço de trabalho.
Para criar um grupo de campos personalizados:
- Na tela Custom Fields (Campos personalizados), clique no botão Create > Create custom group (Criar grupo personalizado).
- Insira os detalhes de seu novo grupo de campos personalizados.
Nome do grupo O nome do grupo ou "título" como aparece em seu espaço de trabalho. ID do grupo O identificador exclusivo do campo; usado principalmente de forma programática ou via API.
Caracteres suportados:
- Cartas
- Números
- Períodos
- Pontos sublinhados
- Hífens
Observe que, depois que um grupo é ativado pela primeira vez, o ID não pode ser alterado.
Objetos Determina a quais objetos Workiva (como um documento ou seção) esse grupo pode se aplicar.
Descrição Uma breve descrição da finalidade do grupo de campos personalizados. Isso ajuda a esclarecer quais campos pertencem a esse grupo. - Clique em Save e adicione campos personalizados.
Observação: Se você preferir adicionar campos personalizados posteriormente, basta clicar em Save para concluir.
- No lado esquerdo, selecione cada campo personalizado que pertence a esse grupo e, em seguida, clique em Add.
Aplicar grupos de campos a arquivos individuais
Agora que você criou grupos de campos e classificou seus campos personalizados neles, é necessário atribuir esses grupos a arquivos individuais em seu espaço de trabalho. Isso informa à Workiva quais campos personalizados devem ser exibidos para esse objeto específico.
Para aplicar um grupo de campos:
- Na tela Files , selecione um documento, planilha ou apresentação.
- Clique no menu suspenso Properties na parte superior da tela e, em seguida, selecione o primeiro item da lista (ou seja, um documento, planilha ou apresentação).
- Na janela Propriedades do documento, selecione a guia Custom Field Groups no lado direito.
- Selecione os grupos que se aplicam a este documento ou seção e clique em Save Changes.
Visualizar um grupo de campos
Os grupos de campos aplicados na etapa anterior aparecerão agora no painel Custom Fields (Campos personalizados) desse arquivo. O grupo de campos padrão é sempre exibido aqui, mas você pode minimizá-lo e selecionar um grupo alternativo.
Para visualizar um grupo de campos:
- Na tela Files , selecione um documento, planilha ou apresentação.
- Selecione o ícone Custom Fields no painel à direita.
- Alterne entre os tipos de objetos (como um Documento ou Seção) usando as guias na parte superior.
- Minimize o grupo de campos padrão e, em seguida, expanda o grupo específico que você deseja usar.
Gerenciar grupos de campo
É possível editar os grupos de campos existentes e os campos atribuídos a eles por meio da seção Manage groups da tela Custom Fields (Campos personalizados).
Para adicionar campos a um grupo existente:
- Localize o grupo de campos que deseja editar e selecione Manage fields no menu Actions (Ações)no lado direito.
- Clique no botão Add fields ao lado da caixa de pesquisa no lado direito.
- Use as caixas de seleção do lado esquerdo para selecionar quais campos devem fazer parte desse grupo.
- Clique em Add para concluir.
Para remover campos de um grupo existente:
- Localize o grupo de campos que deseja editar e selecione Manage fields no menu Actions (Ações)no lado direito.
- Selecione os campos que deseja remover no lado esquerdo da tela.
- Clique no botão Remove fields para removê-los em massa.
Você também pode remover um único campo usando o menu Actions (Ações)no lado direito.
Para editar as propriedades de um grupo de campos:
- Localize o grupo de campos que você deseja editar.
- No menu Actions (Ações)no lado direito. selecione Edit group properties (Editar propriedades do grupo).
- Edite o nome do grupo de campos, a descrição e os tipos de objetos aos quais ele se aplica e, em seguida, Save.
Observe que o ID do grupo não pode ser alterado após o grupo ter sido salvo.
Observação: A remoção de uma categoria atribuída anteriormente do campo Objects não afetará nenhum objeto existente. Por exemplo, você pode remover a categoria "Todos os documentos" sem afetar nenhum dos campos atribuídos atualmente, mas não poderá atribuí-la a nenhum outro documento.
Selecione os grupos de campos no lado esquerdo da tela e use os botões Activate ou Deactivate para alterná-los em massa.
Você também pode ativar ou desativar um único grupo de campos usando o menu Actions (Ações)no lado direito.