Centrum wsparcia Workiva

Gdy masz wysoki poziom wspólnej treści w plikach z niewielkimi różnicami w użyciu, symbole zastępcze treści są sposobem na ponowne wykorzystanie treści przy jednoczesnym zapewnieniu elastyczności w określaniu odmian. Dzięki symbolom zastępczym treści możesz tworzyć linki źródłowe, które pozwalają na zaplanowane zmienne, lub używać ich bez linków do tworzenia szablonów dokumentów.

Oto kilka przykładów tego, jak możesz wykorzystać symbole zastępcze treści:

• Wstaw symbol zastępczy w linku źródłowym, aby umożliwić zmienną zawartość w miejscu docelowym
• Twórz szablony dla narracji i pokazuj, gdzie dynamiczna zawartość musi być aktualizowana za każdym razem, gdy narracja jest używana
• Wprowadź zmienność do standardowego języka raportowania

Możesz także użyć połączonych symboli zastępczych, które łączą się bezpośrednio z arkuszami kalkulacyjnymi w innym miejscu w obszarze roboczym.

Dostępność funkcji

• Symbole zastępcze treści są obecnie dostępne tylko w Dokumentach i Prezentacjach.
• Ta funkcja jest obecnie dostępna dla wybranych typów rozwiązań. Skontaktuj się ze swoim CSM, aby uzyskać więcej informacji

Utwórz nowy ręczny symbol zastępczy

Aby utworzyć symbol zastępczy w pojedynczym pliku:

1. Otwórz panel content placeholders (x) po prawej stronie.
2. Kliknij ikonę plusa (+) i wybierz Ręczny symbol zastępczy.
   
3. Wprowadź zastępczą nazwę etykiety i opcjonalny opis.
   Uwaga: Podczas wstawiania symbolu zastępczego do dokumentu ta etykieta będzie wyświetlana, dopóki nie nadasz jej wartości. 
4. Kliknij Dodaj , aby zapisać symbol zastępczy, lub kliknij Dodaj i wstaw, aby wstawić symbol zastępczy w miejscu, w którym znajduje się kursor w pliku.
   

Raz dodany symbol zastępczy możesz wstawić w dowolnym momencie z panelu Placeholders.

Wstaw symbol zastępczy

Aby wstawić symbol zastępczy do dokumentu:

1. Kliknij w dokumencie w miejscu, w którym chcesz dodać symbol zastępczy. Jeśli chcesz zastąpić istniejący tekst symbolem zastępczym, zaznacz tekst do zastąpienia.
2. W panelu Content placeholders kliknij strzałkę w dół obok swojego symbolu zastępczego i wybierz Wstaw przy zaznaczeniu.
   

Możesz podświetlić nowy symbol zastępczy w dokumencie i dodać formatowanie tekstu, takie jak podkreślenie lub kolor, które będzie potrzebne po dodaniu wartości do symbolu zastępczego.

Po wstawieniu wszystkich niezbędnych symboli zastępczych do dokumentu, możesz:

• Kliknij przycisk Zapisz jako na pasku narzędzi Plik i zapisz plik jako szablon
• Podświetl zawartość i kliknij prawym przyciskiem myszy, aby Utwórz link źródłowy i użyj go jako linku docelowego w innym pliku
• Połącz swoje symbole zastępcze z danymi w arkuszu kalkulacyjnym, aby szybko wypełnić dynamiczne wartości dla zestawów symboli zastępczych

Formatowanie wartości

Możesz użyć opcji formatowania wartości, aby zmienić sposób wyświetlania danych zastępczych w arkuszu kalkulacyjnym. Zapewnia to jeszcze większą elastyczność w sposobie wyświetlania dat, walut i innych liczb w dokumentach.

Dowiedz się więcej: Formatuj wartości i liczby

Połączone symbole zastępcze

Łączenie symboli zastępczych z danymi w arkuszu kalkulacyjnym Workiva pomaga utrzymać Twoje informacje uporządkowane, aktualne i scentralizowane w jednym miejscu. Dzięki temu możesz używać spójnego zestawu symboli zastępczych treści w wielu plikach.

Podczas łączenia się z arkuszem kalkulacyjnym wymagane są dwie części:

• Część 1: Skonfiguruj dane w arkuszu kalkulacyjnym
• Część 2: Skonfiguruj połączenie

Część 1: Skonfiguruj dane w arkuszu kalkulacyjnym

Aby skonfigurować arkusz kalkulacyjny dla wielu zestawów wartości zastępczych, utwórz nowy arkusz Workiva lub użyj istniejącego. Upewnij się, że wykonałeś następujące czynności:

• Skonfiguruj zakres danych i użyj pierwszego wiersza lub kolumny dla etykiet zastępczych, których chcesz użyć - mogą to być rzeczy takie jak Office Manager lub Address, jeśli napisałeś narrację do użycia w wielu lokalizacjach biurowych
• Wypełnij wiersze i kolumny unikalnymi zestawami wartości dla każdej narracji
  

Skonfiguruj połączenie

Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego z wartościami do wypełnienia dla symboli zastępczych, możesz połączyć go z dokumentem.

1. Otwórz panel content placeholders (x) po prawej stronie.
2. Kliknij ikonę plusa (+) i wybierz Connected placeholder.
   
3. Wybierz arkusz kalkulacyjny z danymi zastępczymi i kliknij Wybierz.
4. Wypełnij Krok 1: Wprowadź zakres danych dla połączenia.
   • Wybierz arkusz, z którym chcesz się połączyć.
   • Wprowadź zakres danych z arkusza kalkulacyjnego, na przykład A1:C4. Upewnij się, że zakres obejmuje zarówno etykiety zastępcze, jak i wartości.
   • Jeśli chcesz wyświetlić połączony arkusz kalkulacyjny, aby zweryfikować zakres komórek, kliknij nazwę pliku z hiperłączem.
   • Wskaż, czy pola danych znajdują się w wierszu 1 lub kolumnie 1 zakresu danych.
     
5. Ukończ Krok 2: Przejrzyj symbole zastępcze treści i wybierz kluczowe.
   • Etykiety zastępcze z arkusza kalkulacyjnego są wymienione w kolumnie Źródło . W kolumnie Placeholders możesz wybrać istniejący w dokumencie symbol zastępczy do zmapowania lub utworzyć nowy, wpisując go w polu.
   • Wybierz klucz Placeholder, aby przypiąć go na górze listy symboli zastępczych. Użyjesz klucza, aby zidentyfikować zestaw danych do wypełnienia symboli zastępczych. Upewnij się, że wybrałeś klucz, który ma odrębne wartości, które nie powtarzają się w żadnym zestawie danych. Możesz także wybrać wiele kluczy z odrębną kombinacją wartości.
     
6. Kliknij Zapisz, aby zakończyć.

Twoje połączone symbole zastępcze są teraz wyświetlane w panelu Content placeholders.

Jeśli nie zmapowałeś symboli zastępczych do istniejących w dokumencie, możesz teraz dodać je do dokumentu za pomocą Wstaw przy wyborze w rozwijanym menu każdego symbolu zastępczego.

Zarządzaj połączeniem

Menu rozwijane połączenia arkusza kalkulacyjnego oferuje różne sposoby zarządzania połączeniem.

• Wyświetl dane źródłowe: Przejdź do połączonego arkusza kalkulacyjnego, aby przejrzeć dane
• Edytuj połączenie: Wróć do okna dialogowego Skonfiguruj połączenie, aby zmodyfikować zakres danych, mapowanie symbolu zastępczego lub klucz
<!-- >
• Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source
<!--> <!-- >

• Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document

<!-->
• Odłącz od źródła: Usuń połączenie ze źródłowym arkuszem kalkulacyjnym, ale zachowaj symbole zastępcze i wprowadzone wartości
• Usuń symbole zastępcze: Usuń połączenie ze źródłem i usuń symbole zastępcze, ale wszelkie wartości wprowadzone dla symboli zastępczych pozostaną w dokumencie

Aby odświeżyć połączenie, kliknij ikonę Odśwież połączenie. Wszelkie wartości zaktualizowane w arkuszu kalkulacyjnym zostaną teraz zaktualizowane w Twoim dokumencie.

Oznacz symbol zastępczy za pomocą XBRL

Po utworzeniu symbolu zastępczego możesz wybrać zastosowanie XBRL do indywidualnego użycia symbolu zastępczego bez stosowania XBRL do wszystkich zastosowań symbolu zastępczego. Zapewnia to elastyczność w umieszczaniu znaczników dokładnie tam, gdzie chcesz, bez wpływu na inne . XBRL może być stosowany do symboli zastępczych w tekście, w linkach źródłowych lub w linkach docelowych. Możesz zastosować XBRL do symboli zastępczych w ten sam sposób, w jaki możesz zastosować XBRL do innych informacji. Aby uzyskać więcej informacji na temat tagowania XBRL, zobacz Fakty dotyczące tagów.

Dodaj wartości zastępcze

Użyj panelu Content placeholders, aby dodać wartości do symboli zastępczych. Wartość wprowadzona w panelu zastępuje etykietę w tekście, ale zachowuje formatowanie. Sposób dodawania wartości zależy od tego, czy symbole zastępcze są połączone z danymi w arkuszu kalkulacyjnym.

Wyczyść wartości zastępcze

Aby wyczyścić wszystkie wartości zastępcze w dokumencie, kliknij ikonę gumki w panelu. Wszystkie wartości zastępcze są usuwane i zastępowane odpowiadającą im etykietą zastępczą.

Ukryj i odkryj symbole zastępcze

Jeśli nie musisz dodawać wartości dla symbolu zastępczego, możesz ukryć go w dokumencie, aby etykieta nie była wyświetlana. Możesz ukryć tylko te symbole zastępcze, które nie mają wartości. Na przykład, możesz mieć w dokumencie symbole zastępcze dla "Linii adresowej 1" i "Linii adresowej 2". Jeśli nie chcesz, aby cokolwiek było wyświetlane dla "Linii adresowej 2", możesz ukryć ją w dokumencie.

Automatycznie ukryj symbol zastępczy bez wartości

Możesz także wybrać automatyczne ukrywanie etykiety zastępczej zawartości, gdy nie zostanie wprowadzona żadna wartość. 

1. W panelu Content placeholders rozwiń menu rozwijane dla symbolu zastępczego i wybierz Properties. 
   
2. Wybierz Ukryj w dokumencie.
   
3. Kliknij Zapisz.

Symbol zastępczy zostanie ukryty w dokumencie, gdy nie będzie miał przypisanej wartości.

Edytuj symbole zastępcze

Aby edytować właściwości wychodzącego symbolu zastępczego, gdy chcesz zmienić jego nazwę, opis lub wartość.

1. W panelu Content placeholders rozwiń menu rozwijane dla symbolu zastępczego i wybierz Properties. 
   
2. Wprowadź nową nazwę zastępczą, opis lub wartość. Kliknij Zapisz.

Usuń lub usuń symbole zastępcze

Możesz usunąć lub usunąć symbole zastępcze z pliku w zależności od tego, co chcesz zaktualizować. Usunięcie symbolu zastępczego odłącza go od dokumentu, ale zachowuje już wprowadzoną zawartość. Usunięcie symbolu zastępczego powoduje usunięcie go zarówno z panelu Content placeholders, jak i z dokumentu. Jeśli symbol zastępczy miał już wartość, pozostanie ona w dokumencie po jego usunięciu lub skasowaniu.

Wyświetl wszystkie lokalizacje symboli zastępczych w dokumencie

Aby wyświetlić wszystkie bieżące symbole zastępcze używane w pliku, otwórz zakładkę Locations w panelu symboli zastępczych.

Zapoznaj się z panelem Lokalizacje

• Liczba użyć: Jasnoniebieska liczba obok każdego symbolu zastępczego oznacza, ile razy został on użyty w bieżącym dokumencie.
• Nazwa zastępcza: Nazwa zastępcza pojawia się w pierwszym wierszu. ("Firma" lub "Miasto" w poniższym przykładzie)
• Nazwa sekcji: Nazwa sekcji pojawia się poniżej nazwy zastępczej. ("Sprawozdanie finansowe" lub "Zweryfikowane sprawozdanie" w poniższym przykładzie)
• Ukryte symbole zastępcze: Wszelkie ukryte symbole zastępcze będą wyszarzone.

Wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie symboli zastępczych

Użyj paska narzędzi w górnej części panelu, aby:

• Wyszukaj symbole zastępcze według nazwy
• Sortuj symbole zastępcze według nazwy lub liczby lokalizacji w pliku
• Filtruj symbole zastępcze według sekcji, widoczności lub typu wartości (tj. połączone dane, dane ręczne lub dane null ).

Przejdź do lokalizacji zastępczej

Kliknij symbol zastępczy w panelu Lokalizacje, aby szybko przejść do miejsca, w którym pojawia się on w dokumencie.

Co warto wiedzieć

Dodatkowe pytania

Symbole zastępcze treści: Często zadawane pytania

Operacje kopiowania

Podczas kopiowania folderu zawierającego symbole zastępcze:

• Jeśli zastępczy arkusz kalkulacyjny znajduje się w skopiowanym folderze: Wszelkie połączenia zastępcze zostaną automatycznie zaktualizowane, aby wskazywały na nowo skopiowany arkusz kalkulacyjny w folderze docelowym.
• Jeśli zastępczy arkusz kalkulacyjny nie znajduje się w skopiowanym folderze: Wszelkie połączenia zastępcze pozostaną połączone z oryginalnym arkuszem kalkulacyjnym, bez aktualizacji tych połączeń.