Jeśli Twoja firma korzysta z arkuszy kalkulacyjnych - zamiast Sustainability Program - do gromadzenia danych środowiskowych, społecznych i związanych z zarządzaniem (ESG) lub danych dotyczących zrównoważonego rozwoju, możesz skorzystać z Processes, aby ułatwić gromadzenie danych. Dzięki procesom możesz przypisywać członków zespołu do przygotowywania i zatwierdzania danych oraz automatycznie powiadamiać ich o zadaniach za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych.
Wskazówka: Na stronie Sustainabillity Program możesz łatwo przypisać członków obszaru roboczego do przygotowywania i zatwierdzania wartości metryk dla raportowania zrównoważonego rozwoju oraz śledzenia statusu ich zadań. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź stronę Intro to Sustainability Program.
Krok 1. Przydziel zadania
W panelu Tasks arkusza kalkulacyjnego wyznacz członków obszaru roboczego dla każdego tematu do ujawnienia:
- W panelu Zadania kliknij Utwórz zadanie .
- Wprowadź tytuł i opis zadania, np. szczegóły dotyczące danych do zebrania oraz tego, czy dane mają zostać dostarczone, czy zweryfikowane.
- W sekcji Termin wykonania wybierz, kiedy zadanie powinno zostać ukończone.
Wskazówka: Proces automatycznie wysyła przypomnienia dzień przed i dzień po terminie płatności.
- Wybierz element obszaru roboczego, aby wykonać zadanie.
- Na stronie Location wybierz arkusz tematu w arkuszu kalkulacyjnym.
- Kliknij Utwórz.
Krok 2. Rozpocznij proces
Aby wysłać powiadomienia e-mail do osób przypisanych do zadań, właściciel arkusza kalkulacyjnego może kliknąć Uruchom na pasku narzędzi procesu Edytuj. Podczas działania procesu możesz monitorować postęp jego zadań.
Wskazówka: Gdy proces jest uruchomiony, wysyła wiadomości e-mail z adresu notifications@app.wdesk.com. Jeśli nie otrzymasz powiadomienia, sprawdź folder Junk lub Spam i dodaj notifications@app.wdesk.com do swoich kontaktów.
Krok 3. Wykonaj zadania związane z gromadzeniem danych
Po uruchomieniu procesu automatycznie wysyła e-maile do osób przygotowujących dane, aby powiadomić ich o zadaniach i podać szczegóły dotyczące danych, które powinni zebrać. Gdy otrzymasz to powiadomienie:
- Aby otworzyć arkusz kalkulacyjny powiązanego tematu, kliknij Przejdź do zadania w wiadomości e-mail.
- W niebieskich komórkach wejściowych:
- Ręcznie wprowadź odpowiednie wartości danych
- Kopiuj/wklejaj wartości ze źródła, takiego jak Microsoft® Word® lub Excel®
- W stosownych przypadkach na stronie załącz dokumentację uzupełniającą do komórki wprowadzania danych.
- Po wprowadzeniu wszystkich danych i dokumentacji pomocniczej związanej z zadaniem, kliknij Complete w panelu Tasks arkusza kalkulacyjnego gromadzenia danych.
Krok 4. Zatwierdź lub zwróć zadania
Gdy osoby przygotowujące dane ukończą zadanie, proces automatycznie wysyła wiadomość e-mail do osoby zatwierdzającej dane, aby powiadomić ją, że dane są gotowe do sprawdzenia. Gdy otrzymasz to powiadomienie:
- Aby otworzyć arkusz kalkulacyjny powiązanego tematu, kliknij Przejdź do zadania w wiadomości e-mail.
- W komórkach wejściowych przejrzyj wartości wprowadzone przez osobę przygotowującą dane.
- W panelu Zadania wybierz, czy chcesz zatwierdzić, czy zwrócić zadanie.
Krok 5. Dostosuj wszystkie zwrócone wartości
Jeśli osoba zatwierdzająca dane zwróci zadanie, osoba przygotowująca dane otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem o konieczności zaktualizowania wartości:
- Aby otworzyć arkusz kalkulacyjny powiązanego tematu, kliknij Przejdź do zadania w wiadomości e-mail.
- W panelu Komentarze , przejrzyj wszelkie komentarze od osoby zatwierdzającej dane.
- W komórce wejściowej dostosuj wartość w razie potrzeby.
- W panelu Tasks kliknij Complete.