Istnieją dwa rodzaje przypomnień o zadaniach: automatyczne przypomnienia o zadaniach i ręczne przypomnienia o zadaniach. Zautomatyzowane przypomnienia o zadaniach są wysyłane automatycznie do osób przypisanych do zadania zgodnie z harmonogramem, natomiast ręczne przypomnienia o zadaniach są wysyłane ręcznie, gdy chcesz przypomnieć osobom przypisanym do zadania, o którym mogły zapomnieć.
Uwaga: Jeśli chcesz ręcznie wysyłać przypomnienia o zadaniach opartych na procesach, zobacz Wysyłanie przypomnień w procesach.
Automatyczne przypomnienia o zadaniach
Domyślnie automatyczne przypomnienia o domyślnej treści są wysyłane e-mailem na trzy dni przed terminem wykonania zadania, w jego dniu oraz codziennie przez trzy dni po nim. Możesz jednak zdecydować się na całkowite niewysyłanie automatycznych przypomnień lub dostosować je do swoich potrzeb.
Uwaga: Obecnie możesz dostosowywać automatyczne przypomnienia tylko podczas tworzenia zadań z poziomu ekranu głównego. Jeśli chcesz dostosować automatyczne przypomnienia dotyczące zadań utworzonych w pliku, możesz to zrobić, edytując zadanie na karcie Zadania w Ekranie głównym.
Uwaga: Dla każdego zadania można ustawić maksymalnie trzy automatyczne przypomnienia.
Aby dostosować automatyczne przypomnienia o zadaniach z zakładki Zadania w Ekranie głównym:
- Podczas tworzenia lub edytowania zadania, w zależności od tego, jaki typ przypomnień chcesz dostosować, kliknij menu rozwijane Przypomnienia dla osób przypisanych lub Przypomnienia dla osób zatwierdzających i wybierz opcję Niestandardowe.
- W przypadku każdego automatycznego przypomnienia w sekcji Przypomnienia e-mail wybierz Harmonogram wiadomości e-mail określający, kiedy przypomnienie e-mail zostanie wysłane do osoby odpowiedzialnej za przypisanie lub zatwierdzającej. Przypomnienia będą wysyłane raz dziennie zgodnie z harmonogramem o określonej godzinie w sekcji Szczegóły zadania.
- Wypełnij pola Temat i Treśćwiadomości e-mail. Jak będzie wyglądać przypomnienie, możesz zobaczyć w Podglądzie po prawej stronie.
- Możesz kliknąć ikonę menu, aby usunąć lub zduplikować przypomnienia.
- Kliknij Zapisz w prawym górnym rogu, aby zapisać swoje niestandardowe automatyczne przypomnienia.
Przypomnienia o zadaniach ręcznych
Aby ręcznie wysłać przypomnienie o zadaniu:
- Znajdź zadanie na liście Zadania w menu głównym lub w prawym panelu Zadania w pliku.
- W Krokach zadaniakliknij menu z trzema kropkami obok zadania, dla którego chcesz wysłać przypomnienie, i kliknij Wyślij przypomnienie. Możesz również kliknąć menu z trzema kropkami obok tytułu zadania i wybrać Wyślij przypomnienie.
- Po kliknięciu przycisku Wyślij przypomnieniewiadomość e-mail z przypomnieniem zostanie wysłana do wszystkich osób przypisanych.