Przewijanie do przodu umożliwia skopiowanie zestawu dokumentów, które zachowują swoje powiązania, zamiast tworzenia i łączenia nowych wersji od podstaw. Po przejściu dalej zobaczysz folder zawierający wszystkie dokumenty, które chcesz uwzględnić.
W przypadku dokumentów w formacie XBRL nadal będziesz używać tego procesu do przewijania plików w folderze. Po wykonaniu tej czynności możesz przewinąć daty XBRLdo przodu.
Krok 1: Przygotuj folder
Zgodnie z najlepszymi praktykami zalecamy utworzenie podfolderu, aby zachować porządek w plikach po wielokrotnym przeniesieniu ich do przodu. Aby utworzyć podfolder, kliknij prawym przyciskiem myszy folder i z menu wybierz opcję Nowy podfolder .
Możesz na przykład utworzyć podfolder „2020” w głównym folderze finansowym, w którym będą przechowywane raporty kwartalne za dany rok.
Zalecamy również utworzenie głównego arkusza kalkulacyjnego, który będzie zawierał wszystkie daty użyte w plikach i utworzenie linków do głównego arkusza w celu ich wykorzystania przy każdym użyciu. W ten sposób możesz zaktualizować wszystkie daty jednocześnie (dowiedz się więcej o łączeniu).
Można również ustawić daty w jednej części dokumentu, a następnie połączyć je z pozostałymi datami w całym dokumencie.
Przed kontynuowaniem upewnij się, że wszystkie powiązane dokumenty znajdują się w folderze, w przeciwnym razie łącza nie będą działać prawidłowo w skopiowanych plikach.
Krok 2: Skopiuj folder
Kopiowanie folderu powoduje utworzenie kopii wszystkich zawartych w nim plików i aktualizację powiązanych informacji bez zmiany oryginalnych plików.
Uwaga: Aby skopiować folder, musisz być właścicielem obszaru roboczego.
- Z Strona głównawybierz Pliki .
- Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz przenieść do przodu i wybierz Kopiuj.
- Upewnij się, że folder zawiera wszystkie dokumenty, które chcesz przenieść do przodu i kliknij Dalej.
- Wybierz, co chcesz uwzględnić w swojej kopii.
Uwaga: Jeśli załączone pliki zawierają jakiekolwiek automatyzacje, zostaną one automatycznie uwzględnione w kopii. Aby zmniejszyć liczbę błędów w kopiowanych automatyzacjach, pamiętaj o uwzględnieniu wszystkich elementów potrzebnych do ich uruchomienia.
- W Ustawieniach łącza wybierz opcję Utwórz kopie wszystkich plików źródłowych. Dzięki temu możesz aktualizować daty w połączonych plikach bez zmiany dat w oryginalnych plikach.
Uwaga: Opcja [ Połączenia w obszarze Kopiuj obejmuje wyświetla się tylko wtedy, gdy używasz rozwiązania FSA/Wdata.
- Zaktualizuj nazwę folderu, aby odzwierciedlała pożądany okres.
- W polu Lokalizacjawybierz podfolder utworzony w poprzednim kroku.
- Kliknij Kopiuj.
Uwaga: Wszelkie zmiany uprawnień pliku wprowadzone przed skopiowaniem folderu zostaną przeniesione do skopiowanego pliku.
Skopiowanie folderu może potrwać kilka minut, ale podczas kopiowania możesz nadal korzystać z programu Workiva. Otrzymasz powiadomienie i wiadomość e-mail, gdy skopiowany folder będzie gotowy.
Krok 3: Zaktualizuj i przejrzyj swoje pliki
Po zakończeniu kopiowania zaktualizuj niezbędne informacje o dacie, aby przenieść pliki. Mogą pojawić się błędy dotyczące stanu dokumentu, jeśli daty i hiperłącza nie będą aktualizowane.
Najpierw możesz zmienić nazwy plików z Ekranu głównego, klikając plik prawym przyciskiem myszy i wybierając Zmień nazwę . Korzystając z tej opcji możesz szybko zmienić nazwy plików, aby odpowiadały bieżącemu okresowi (np. zmieniając Q1 na Q2).
Następnie musisz zaktualizować zawartość poszczególnych plików.
- Otwórz główny arkusz kalkulacyjny i zaktualizuj powiązane daty.
- Sprawdź swoje dokumenty, aby upewnić się, że wszystkie daty są powiązane i uwzględnione w nowym okresie sprawozdawczym. Na przykład, jeśli przechodzisz z kwartału 2 do kwartału 3, sprawdź, czy sześć miesięcy zmieniło się w dziewięć miesięcy, drugi kwartał zmienił się w trzeci itd.
- Sprawdź aktualne daty na stronie podpisów i eksponatów.
- Zaktualizuj hiperłącza w razie potrzeby.
- Sprawdź Stan dokumentu.