Centrum wsparcia Workiva

Rozwiązanie Evergreen firmy Workiva, znane również jako Kopiowanie do archiwum, to zalecane podejście do przechowywania plików sprawozdawczych w różnych okresach. Po zakończeniu okresu sprawozdawczego tworzysz kopię archiwalną i kontynuujesz pracę w oryginalnych plikach w kolejnym okresie. Dzięki temu historia zmian w aktywnych plikach zostanie zachowana, a okresy sprawozdawcze będzie można porównywać przy użyciu kamieni milowych i czarnych linii.

Ponieważ Twoje pliki pozostają aktywne, nie musisz aktualizować połączeń Wdata ani pokazywać hiperłączy po przejściu do nowego okresu.

W przypadku dokumentów w formacie XBRL należy najpierw wykonać tę procedurę, a następnie przenieść daty XBRL do przodu .

Krok 1: Zakończ tworzenie plików

Przed przejściem dalej należy wykonać poniższe czynności w celu przygotowania czystej wersji końcowej za okres sprawozdawczy.

1. Otwórz każdy plik w folderze osobno. Obejmuje to dokumenty, prezentacje, arkusze kalkulacyjne i typowe narracje.
2. Upewnij się, że wszystkie śledzone zmiany zostały zaakceptowane lub odrzucone we wszystkich plikach roboczych.
3. Sprawdź, czy wszystkie komentarze zostały uwzględnione.
4. Upewnij się, że wszystkie linki zostały opublikowane w dokumencie, arkuszu kalkulacyjnym i wspólnych plikach narracyjnych.
5. Wykonaj kontrolę stanu dokumentu w każdym pliku i rozwiąż wszelkie problemy.
6. Przed przejściem dalej uruchom raport dotyczący powiązanych plików w folderze, aby upewnić się, że uwzględniono wszystkie oczekiwane powiązane pliki.

Krok 2: Po sfinalizowaniu pliku

1. Utwórz kamień milowy w każdym pliku, aby zaznaczyć wersję ostateczną przed archiwizacją.
   • W panelu Historia wybierz listę rozwijaną i wybierz opcję Utwórz kamień milowy na podstawie najnowszej wersji.
   • Zmień nazwę kamienia milowego tak, aby odzwierciedlała okres sprawozdawczy i wersję, stosując spójną konwencję nazewnictwa. Na przykład: I kw. 2025 r. zgodnie z dokumentacją , I kw. 2025 r. wersja ostateczna podpisana/rozesłana . Dowiedz się więcej o kamieniach milowych .
2. Po rozesłaniu lub zarchiwizowaniu pliku wyczyść wszystkie zastosowane filtry przed skopiowaniem folderu. Dzięki temu można mieć pewność, że skopiowane pliki rozpoczną kolejny cykl raportowania z całą widoczną zawartością.

Krok 3: Potwierdź gotowość folderu

Skopiuj cały folder — nie poszczególne pliki. Przed przeniesieniem dalej upewnij się, że wszystkie powiązane dokumenty znajdują się w folderze, w przeciwnym razie łącza nie zostaną prawidłowo zachowane w skopiowanych plikach.

Dobrą praktyką jest tworzenie podfolderów, aby zachować porządek w plikach po wielokrotnym przeniesieniu ich do przodu. Aby utworzyć podfolder, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Nowy podfolder .

Można na przykład utworzyć folder nadrzędny na cały rok i podfoldery dla każdego okresu sprawozdawczego.

Krok 4: Skopiuj folder

Kopiowanie folderu powoduje utworzenie kopii jego zawartości bez zmiany oryginalnych plików. Połączenia między plikami kopiowanymi razem zostają zachowane. Linki do plików źródłowych poza folderem zależą od wybranych ustawień kopiowania.

Uwaga: Tylko właściciele obszarów roboczych, menedżerowie treści i menedżerowie kopiowania mogą kopiować pliki.

1. W menu głównym wybierz opcję Pliki .
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz przenieść do poprzedniego stanu, i wybierz Kopiuj . 
   
3. Potwierdź, czy zestawienie plików zawiera wszystkie pliki, które chcesz przenieść, i kliknij Dalej .

4. W ustawieniach kopiowania wybierz, co chcesz dołączyć do skopiowanych plików, a następnie sprawdź lokalizację , aby wybrać miejsce, w którym chcesz umieścić skopiowane pliki.

   Uwaga: jeśli załączone pliki zawierają automatyzacje, zostaną one automatycznie uwzględnione w kopii. Aby zmniejszyć liczbę błędów w kopiowanych automatyzacjach, uwzględnij wszystkie elementy potrzebne do ich uruchomienia.

   

5. Odznacz łącza i odniesienia do procesów .

   Uwaga: Pliki połączone w ramach tej samej struktury folderów są nadal zachowywane w kopiach. To ustawienie dotyczy wyłącznie łączy do plików spoza folderu.

6. Odznacz opcję Połączenia .

   Uwaga: Odznaczenie opcji Połączenia uniemożliwia odświeżenie danych w zarchiwizowanych plikach bez usunięcia połączeń z plików oryginalnych. Jeśli korzystasz z połączeń symboli zastępczych zawartości, przejrzyj je w kopiach archiwalnych przed zaktualizowaniem aktywnych plików na następny okres.

   

7. W Ustawieniach lokalizacji ustawnazwę nowego folderu tak, aby odzwierciedlała ona fakt, że w tym folderze znajdują się pliki historyczne.

   

8. W przypadku Lokalizacji możesz:
   • Wybierz folder bieżącego roku i kwartału, który stanie się historycznym folderem nadrzędnym lub
   • Wybierz opcję Utwórz folder docelowy , nadaj kopii nazwę informującą o jej archiwizacji i wybierz folder nadrzędny na koniec roku. Następnie zmień nazwę folderu na żywo w Plikach .
9. Wybierz Kopiuj .

Kopiowanie będzie działać w tle. Gdy przesyłka będzie gotowa, otrzymasz powiadomienie i wiadomość e-mail.

Uwaga: wszelkie aktualizacje uprawnień wprowadzone przed kopiowaniem zostaną przeniesione do skopiowanego pliku.

Krok 5: Zaktualizuj i przejrzyj swoje pliki

Po zakończeniu kopiowania zmień nazwy wszystkich plików, a następnie zablokuj zarchiwizowane pliki.

Uwaga: Można zmieniać nazwy plików tylko na unikalne.

1. Przejdź do oryginalnych plików Evergreen, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Zmień nazwę , aby uwzględnić nowy okres sprawozdawczy.
2. Przejdź do skopiowanych plików, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Zmień nazwę, aby odzwierciedlić poprzedni okres sprawozdawczy.

3. Kliknij prawym przyciskiem myszy każdy plik w folderze archiwalnym i wybierz opcję Zablokuj edycję, aby zapobiec zmianom w plikach historycznych.
   

   Uwaga: Blokada edycji zapobiega bezpośredniej edycji treści, ale nie zapobiega aktualizacji za pośrednictwem łączy docelowych w innych plikach. Sprawdź, czy w zarchiwizowanych plikach nie znajdują się odnośniki do aktywnych źródeł, które mogłyby zmienić historyczną treść.

4. Sprawdź, czy w kopii znalazły się wszystkie oczekiwane pliki.
5. Wróć do oryginalnego folderu Evergreen i otwórz główny arkusz kalkulacyjny, aby zaktualizować daty dla nowego okresu sprawozdawczego. Po sprawdzeniu zmian opublikuj je.
   
6. Sprawdź swoje dokumenty, aby upewnić się, że wszystkie daty są powiązane i uwzględnione w nowym okresie sprawozdawczym. Na przykład, jeśli przechodzisz z kwartału 2 do kwartału 3, sprawdź, czy sześć miesięcy zmieniło się w dziewięć miesięcy, drugi kwartał zmienił się w trzeci itd.
7. Sprawdź aktualne daty na stronach z podpisami i eksponatach.
8. W razie konieczności zaktualizuj hiperłącza . Jeśli nie wprowadzono żadnych zmian w hiperłączach, pomiń ten krok.
9. Sprawdź stan dokumentu .
10. Rozpocznij edycję następnego okresu.