Przewijanie do przodu pozwala skopiować zestaw dokumentów, które zachowują swoje linki, zamiast tworzyć i łączyć nowe wersje od zera. Podczas przewijania do przodu użyjesz folderu zawierającego wszystkie dokumenty, które chcesz dołączyć.
W przypadku dokumentów z XBRL nadal będziesz używać tego procesu do przenoszenia plików w folderze. Gdy to zrobisz, możesz przesunąć daty XBRL do przodu.
Krok 1: Przygotuj folder
Jako najlepszą praktykę zalecamy utworzenie podfolderu w celu uporządkowania plików po wielokrotnym przewijaniu do przodu. Aby utworzyć podfolder, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu Nowy podfolder .
Na przykład, możesz utworzyć podfolder "2020" w głównym folderze finansowym, który będzie zawierał raporty kwartalne za cały rok.
Zalecamy również utworzenie głównego arkusza kalkulacyjnego zawierającego wszelkie daty używane w twoich plikach i łączenie się z głównym arkuszem kalkulacyjnym dla każdego użycia. W ten sposób możesz zaktualizować wszystkie daty za jednym razem (dowiedz się więcej o Linkowanie).
Możesz także ustawić daty w jednej części dokumentu, a następnie połączyć się z tymi datami w pozostałej części dokumentu.
Upewnij się, że wszystkie połączone dokumenty znajdują się w folderze przed przeniesieniem, w przeciwnym razie linki nie będą działać poprawnie w skopiowanych plikach.
Krok 2: Skopiuj folder
Kopiowanie folderu tworzy kopie wszystkich załączonych plików i aktualizuje powiązane informacje bez zmiany oryginalnych plików.
Uwaga: Aby skopiować folder, musisz być właścicielem obszaru roboczego.
- Z Strona główna, wybierz Pliki .
- Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz przenieść i wybierz Kopiuj.
- Upewnij się, że folder zawiera wszystkie dokumenty, które chcesz przenieść i kliknij Next.
- Wybierz, co znajdzie się w Twojej kopii.
Uwaga: Jeśli załączone pliki zawierają jakiekolwiek automatyzacje, zostaną one automatycznie uwzględnione w kopii. Aby zmniejszyć liczbę błędów w skopiowanych automatyzacjach, pamiętaj o dołączeniu wszystkiego, co jest potrzebne do uruchomienia automatyzacji.
- W sekcji Ustawienia łącza wybierz Utwórz kopie wszystkich plików źródłowych. Dzięki temu możesz aktualizować daty w połączonych plikach bez zmiany dat w oryginalnych plikach.
Uwaga: Opcja Connections w sekcji Copy includes jest wyświetlana tylko wtedy, gdy korzystasz z rozwiązania FSA/Wdata.
- Zaktualizuj nazwę folderu, aby odzwierciedlała żądany okres.
- Dla Location wybierz podfolder utworzony w poprzednim kroku.
- Kliknij Kopiuj.
Uwaga: Wszelkie aktualizacje uprawnień pliku dokonane przed skopiowaniem folderu zostaną przeniesione do skopiowanego pliku.
Kopiowanie folderu może potrwać kilka minut, ale możesz kontynuować korzystanie z Workiva podczas procesu kopiowania. Otrzymasz powiadomienie i wiadomość e-mail, gdy skopiowany folder będzie gotowy.
Krok 3: Zaktualizuj i przejrzyj swoje pliki
Po zakończeniu procesu kopiowania zaktualizuj niezbędne informacje o dacie, aby przenieść pliki. Jeśli daty i hiperłącza nie zostaną zaktualizowane, możesz napotkać błędy związane z kondycją dokumentu.
Po pierwsze, możesz zmienić nazwy plików z Home klikając prawym przyciskiem myszy plik i wybierając Zmień nazwę . Korzystając z tej opcji, możesz szybko zmienić nazwy plików, aby pasowały do bieżącego okresu (np. zmienić Q1 na Q2).
Następnie musisz zaktualizować zawartość poszczególnych plików.
- Otwórz główny arkusz kalkulacyjny i zaktualizuj powiązane daty.
- Sprawdź dokumenty, aby upewnić się, że wszystkie daty są powiązane i przeniesione na nowy okres sprawozdawczy. Na przykład, w przypadku przejścia z drugiego do trzeciego kwartału, weryfikacja sześciu miesięcy zmieniła się na dziewięć miesięcy, drugi kwartał zmienił się na trzeci kwartał itd.
- Sprawdź zaktualizowane daty na stronie podpisu i eksponatach.
- W razie potrzeby zaktualizuj hiperłącza .
- Sprawdź dokument Zdrowie.