W Procesach istnieją dwa rodzaje przypomnień o czynnościach: przypomnienia automatyczne i przypomnienia ręczne. Zautomatyzowane przypomnienia są wysyłane automatycznie do osób przypisanych zgodnie z harmonogramem, natomiast przypomnienia ręczne są wysyłane ręcznie, gdy chcesz przypomnieć osobom przypisanym o czynnościach, o których mogli zapomnieć.
Uwaga: Jeśli chcesz ręcznie wysyłać przypomnienia o zadaniach w plikach lub zadaniach w Ekranie głównym, zobacz Wysyłanie przypomnień w zadaniach.
Automatyczne przypomnienia o procesach
Domyślnie automatyczne przypomnienia o domyślnej treści są wysyłane e-mailem na trzy dni przed, w dniu i każdego dnia przez trzy dni po terminie wykonania czynności (w przypadku czynności certyfikacyjnych domyślny harmonogram i treść wiadomości e-mail można zmienić przed rozpoczęciem procesu , przechodząc do ustawień certyfikacji). Możesz jednak zdecydować się na całkowite niewysyłanie automatycznych przypomnień lub dostosować je do swoich potrzeb.
Uwaga: Dla danej czynności można ustawić maksymalnie trzy automatyczne przypomnienia.
Aby dostosować automatyczne przypomnienia:
- Podczas tworzenia lub edytowania akcji w procesie, w zależności od tego, jaki typ przypomnień chcesz dostosować, kliknij na rozwijanej liście Przypomnienia dla osób przypisanych lub Przypomnienia dla osób zatwierdzających i wybierz Niestandardowe.
- W przypadku każdego automatycznego przypomnienia w sekcji Przypomnienia e-mail wybierz Harmonogram wiadomości e-mail określający, kiedy przypomnienie e-mail zostanie wysłane do osoby odpowiedzialnej za przypisanie lub zatwierdzającej. Przypomnienia będą wysyłane raz dziennie zgodnie z harmonogramem o określonej godzinie w sekcji Szczegóły zadania.
- Wypełnij pola Temat i Treśćwiadomości e-mail. Jak będzie wyglądać przypomnienie, możesz zobaczyć w Podglądzie po prawej stronie.
- Możesz kliknąć ikonę menu, aby usunąć lub zduplikować przypomnienia.
- Kliknij Zapisz w prawym górnym rogu, aby zapisać swoje niestandardowe automatyczne przypomnienia.
Przypomnienia o procesach ręcznych
Jeśli osoba przypisana lub zatwierdzająca nie ukończyła działania, możesz wysłać przypomnienie. Przypomnienia są wysyłane wyłącznie do osób, do których dana czynność jest aktualnie przypisana.
Aby wysłać przypomnienie o pojedynczej czynności:
- Kliknij menu z trzema kropkami obok akcji.
- Wybierz Przypomnij , aby ręcznie wysłać przypomnienie do bieżących osób przypisanych.
Możesz również wysyłać przypomnienia o wielu czynnościach
, korzystając z menu rozwijanego Przypomnij znajdującego się nad listą czynności. Możesz wysłać przypomnienie o wszystkich niedokończonych czynnościach lub tylko o czynnościach o określonym statusie, np. Wysłane lub Zwrócone.