Funkcje Designed Reporting są częścią rozszerzenia dostępnego dla wszystkich rozwiązań. Skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. sukcesu klienta w aby uzyskać dostęp. Więcej informacji na temat funkcji „Designed Reporting” znajdziesz tutaj .
W gotowych raportach można korzystać z funkcji śledzenia zmian i zaznaczeń, aby śledzić zmiany wprowadzone w plikach. Używanie obu tych funkcji może również pomóc Tobie i innym współpracownikom w ulepszaniu zawartości obiektów pływających w dokumencie.
- Używaj funkcji śledzenia zmian, aby wyświetlać zmiany w tekście w obiektach pływających. Aby dowiedzieć się więcej o obiektach pływających, zapoznaj się z sekcją „Korzystanie z obiektów pływających ”.
- Przejdź do panelu „Zmiany w Blackline” , aby wyświetlić usunięte i dodane treści w danej sekcji.
- Wysyłaj zestawienia zmian do recenzji w określonym trybie widoku.
Użyj funkcji śledzenia zmian
Funkcja śledzenia zmian pozwala zobaczyć listę poszczególnych zmian wprowadzonych w dokumencie, które można zatwierdzić lub odrzucić. Można włączyć śledzenie zmian w całym dokumencie lub w określonych sekcjach.
Zmiany są śledzone dla tekstu w obiektach pływających, w tym śledzone jest dodawanie i usuwanie obiektów pływających. Przesuwanie obiektów pływających w pliku nie będzie jednak śledzone.
Uwaga : Zatwierdzenie akapitów, z których usunięto ślady, spowoduje powiązanie kotwic obiektów pływających z najbliższym akapitem, z którego nie usunięto śladów.
Tryby wyświetlania śledzenia zmian
W zakładce „Przegląd” dostępne są trzy różne tryby wyświetlania, między którymi można przełączać się, aby wyświetlić zmiany.
- Ukryj zmiany: Ukrywa wszystkie oznaczenia zmian. Pozwala to na wyświetlenie pliku jako najnowszej wersji w czystym widoku.
- Uproszczone zmiany: Ukrywa usuniętą treść, ale wyświetla pinezkę w przybliżonym miejscu. Pozwala to na wyświetlenie ostatecznego widoku dokumentu, jednocześnie wskazując obszary zmian. Możesz kliknąć pinezki, aby wyświetlić szczegółowe karty zmian w panelu „Śledzenie zmian ”.
- Wszystkie zmiany: Jest to domyślny widok funkcji śledzenia zmian. Wyświetlane są tu usunięte i dodane treści.
Uwaga : Widok „Wszystkie zmiany” może wpływać na ostateczny układ treści, ponieważ pozostawia miejsce na usunięte fragmenty, których nie ma w ostatecznej wersji.
W przypadku dokumentów o skomplikowanym układzie zalecamy korzystanie z widoku „Uproszczone zmiany ”. W ten sposób recenzenci mogą zobaczyć, jak będzie wyglądał ostateczny plik z wprowadzonymi zmianami. Więcej informacji na temat śledzenia zmian w dokumentach można znaleźć w artykule „Śledzenie zmian w dokumentach ”.
Uwaga : Jeśli chcesz przenieść tekst i zachować śledzone zmiany, użyj funkcji „Kopiuj ” i „Wklej ”. Jeśli skorzystasz z funkcji „Wytnij i wklej” , utracisz możliwość śledzenia zmian.
Używaj zestawień zmian
Zestawienia zmian to historyczne zmiany dwóch wersji pliku. Za każdym razem, gdy Ty lub któryś ze współpracowników edytuje dokument, w panelu „Historia” pojawia się wersja, którą można zaznaczyć na czarno.Wersje są wyświetlane, gdy w dokumencie wprowadzono zmianę treści, która mogłaby wpłynąć na jej zrozumienie przez czytelnika. Tworząc zestawienie zmian z dwiema wersjami, można wyświetlić i porównać dwie różne wersje dokumentu.
Tryby widoku zestawień zmian
W zakładce „Przegląd” dostępne są trzy różne tryby wyświetlania, między którymi można przełączać się, aby wyświetlić zmiany.
- Ukryj zmiany: Ukrywa wszystkie oznaczenia zmian. Pozwala to na wyświetlenie pliku jako najnowszej wersji w czystym widoku.
- Uproszczone zmiany: Ukrywa usuniętą treść, ale wyświetla pinezkę w przybliżonym miejscu. Pozwala to na wyświetlenie ostatecznego widoku dokumentu, jednocześnie wskazując obszary zmian. Możesz kliknąć pinezki, aby wyświetlić szczegółowe karty zmian w panelu „Zmiany w Blackline ”.
- Wszystkie zmiany: Jest to domyślny widok dla zaznaczeń. Wyświetlane są tu usunięte i dodane treści.
Uwaga : Widok „Wszystkie zmiany” może wpływać na ostateczny układ treści, ponieważ pozostawia miejsce na usunięte fragmenty, których nie ma w ostatecznej wersji.
W przypadku dokumentów o skomplikowanym układzie zalecamy korzystanie z widoku „Uproszczone zmiany ”. W ten sposób recenzenci mogą zobaczyć, jak będzie wyglądał ostateczny plik z wprowadzonymi zmianami.
Po prawej stronie możesz otworzyć panel „Zmiany w Blackline” lub kliknąć pinezki w pliku. Panel pokazuje zmiany tylko dla bieżącej sekcji, w której znajduje się kursor.
Zestawienia zmian śledzą dodawanie i usuwanie obiektów pływających. Śledzą również podtekst w obiektach pływających. Więcej informacji na temat zaznaczeń w dokumentach można znaleźć w artykule „Tworzenie i przeglądanie zaznaczeń w dokumentach ”.
Wysyłaj zestawienia zmian do recenzji
Aby umożliwić użytkownikom w obszarze roboczym przeglądanie i komentowanie istniejącego zestawienia zmian, można wysłać recenzję. Gdy wyślesz prośbę o recenzję, Twój recenzent będzie mógł otworzyć zestawienie zmian w Workiva i dodać komentarze, które pojawią się w pliku źródłowym. Do recenzji można aktualnie wysyłać tylko zestawienia zmian.
Uwaga: Do oceny można przesyłać wyłącznie treści, do których posiadasz prawa autorskie lub w przypadku których masz uprawnienia do przesłania dokumentu do oceny.
Można również ustawić domyślny widok dla recenzenta. Po otrzymaniu zostanie ona wyświetlona w jednym z trzech wybranych trybów widoku. Recenzent może nadal przełączać widoki, chyba że zaznaczone zostanie pole uniemożliwiające recenzentowi zmianę widoku.
Recenzje zestawień zmian działają tak samo, jak zwykłe recenzje dokumentów. Aby dowiedzieć się więcej na temat wysyłania i sprawdzania plików, zapoznaj się z sekcją „Wyślij do sprawdzenia ”.
Eksportuj zestawienia zmian i śledzone zmiany do pliku PDF
Możesz wyeksportować swoją wersję z zaznaczeniami lub śledzeniem zmian do pliku PDF, który z łatwością udostępnisz innym. Podczas eksportowania do formatu PDF dostępne są dwie opcje:
Uwaga : Opcje te nie umożliwiają wizualizacji zmian w obiektach pływających.
- Wszystkie zmiany: Eksport do pliku PDF zawierającego wszystkie zmiany zaznaczone bezpośrednio w tekście dokumentu.
- Uproszczone zmiany wraz z dziennikiem zmian: eksport do pliku PDF, w którym bezpośrednio w dokumencie zaznaczono miejsca, w których wprowadzono zmiany. Szczegółowe zmiany są wyświetlane w oddzielnym dzienniku dla każdej strony. Zalecamy skorzystanie z tej opcji, aby zobaczyć, jak będzie wyglądał ostateczny raport po wprowadzeniu wszystkich zmian.
Aby wyeksportować zestawienie zmian jako plik PDF:
- W swoim dokumencie do kopiowania kliknij opcję „Zapisz jako PDF ” na pasku narzędzi.
Jeśli plik z zaznaczeniami nie jest otwarty, możesz również przejść do panelu „Blacklines” i wybrać opcję „Eksportuj do pliku PDF ” z menu rozwijanego pliku z zaznaczeniami.
- Wybierz opcję „Pokaż wszystkie zmiany ” lub „Uproszczone zmiany z dziennikiem zmian ”.
Uwaga : Nie można włączyć tagowania na potrzeby dostępności stron internetowych podczas eksportowania jako uproszczone zmiany wraz z dziennikiem zmian.
- Po zaznaczeniu wszystkich opcji, które chcesz uwzględnić, kliknij przycisk „Eksportuj”.
Aby wyeksportować dokument ze śledzonymi zmianami jako plik PDF:
- W dokumencie kliknij opcję „Plik ”, a następnie „Zapisz jako”. Z menu rozwijanego wybierz opcję „PDF ”.
- W sekcji „Zaawansowane ” wybierz opcję „Uwzględnij zmiany w tekście ”.
- Wybierz opcję „Pokaż wszystkie zmiany ” lub „Uproszczone zmiany z dziennikiem zmian ”.
Uwaga : Nie można włączyć tagowania na potrzeby dostępności stron internetowych podczas eksportowania jako uproszczone zmiany wraz z dziennikiem zmian.
- Po zaznaczeniu wszystkich opcji, które chcesz uwzględnić, kliknij przycisk „Eksportuj”.