Hvis bedriften din bruker regneark - i stedet for Sustainability Program - til å samle inn ESG-data (Environmental, Social and Governance) eller bærekraftsdata, kan du bruke Processes for å holde datainnsamlingen i gang. Med Processes kan du tildele teammedlemmer oppgaven med å klargjøre og godkjenne data og automatisk varsle dem om oppgavene deres via Spreadsheets.
Tips: Fra Sustainabillity Program kan du enkelt tildele medlemmer av arbeidsområdet oppgaven med å utarbeide og godkjenne måleverdier for bærekraftsrapportering og spore status for oppgavene deres. Hvis du vil vite mer, kan du se Intro to Sustainability Program.
Trinn 1. Tildel oppgaver
I regnearkets Tasks -panel kan du utpeke arbeidsområdemedlemmer for hvert emne som skal offentliggjøres:
- Klikk på Opprett oppgave i panelet Oppgaver .
- Skriv inn en tittel og en beskrivelse av oppgaven, for eksempel detaljer om hvilke data som skal samles inn, og om dataene skal leveres eller gjennomgås.
- I Forfallsdato velger du når oppgaven skal være fullført.
Tips: Prosessen sender automatisk påminnelser dagen før og dagen etter forfallsdatoen.
- Velg det medlemmet i arbeidsområdet som skal utføre oppgaven.
- I Location velger du emnets ark i regnearket.
- Klikk på Opprett.
Trinn 2. Start prosessen
For å sende e-postvarsler til de som har fått tildelt oppgavene, kan eieren av regnearket klikke på Run på prosessens Edit verktøylinje. Mens prosessen kjører, kan du overvåke fremdriften i oppgavene.
Tips: Når prosessen kjører, sender den e-post fra notifications@app.wdesk.com. Hvis du ikke mottar et varsel, kan du sjekke mappen Søppelpost eller Søppelpost, og legge til notifications@app.wdesk.com i kontaktene dine.
Trinn 3. Fullfør datainnsamlingsoppgavene
Når prosessen kjøres, sendes det automatisk e-post til databehandlerne for å varsle dem om oppgavene deres og gi informasjon om dataene de skal samle inn. Når du mottar dette varselet:
- For å åpne regnearket til det relaterte emnet klikker du på Gå til oppgave fra e-posten.
- I de blå inndatacellene:
- Skriv inn tilsvarende dataverdier manuelt
- Kopier/lim inn verdier fra kilden, for eksempel fra Microsoft® Word® eller Excel®
- Når det er aktuelt, legger ved støttedokumentasjon til inndatacellen.
- Når du har lagt inn alle data og all støttedokumentasjon som er knyttet til oppgaven, klikker du på Fullfør fra Oppgaver -panelet i datainnsamlingsregnearket.
Trinn 4. Godkjenn eller returner oppgaver
Når dataforberederne fullfører en oppgave, sender prosessen automatisk e-post til datagodkjenneren for å varsle vedkommende om at dataene er klare for gjennomgang. Når du mottar dette varselet:
- For å åpne regnearket til det relaterte emnet klikker du på Gå til oppgave fra e-posten.
- Gå gjennom verdiene som databehandleren har lagt inn i inndatacellene.
- På Oppgaver kan du velge om du vil godkjenne eller returnere oppgaven.
Trinn 5. Juster eventuelle returnerte verdier
Hvis en datagodkjenner returnerer en oppgave, mottar databehandleren en e-post med beskjed om å oppdatere verdiene sine:
- For å åpne regnearket til det relaterte emnet klikker du på Gå til oppgave fra e-posten.
- I Comments -panelet kan du gå gjennom eventuelle kommentarer fra datagodkjenneren.
- Juster verdien i inndatacellen etter behov.
- Klikk på Fullfør i panelet Oppgaver .