Workiva kundestøttesenter

Med Wdata kan du koble sammen data fra ulike kilder og dele dem opp etter behov for analyse og rapportering i Workiva-plattformen. TFor å oppsummere finansregnskapet - for eksempel saldoer, inntekter og kontantstrøm - for en gitt periode, kan du koble sammen saldodata med enhets- og finansmappinger for å lage et finansregnskap.

Trinn 1. Sett opp mapping av regnskapet i regneark

For å komme i gang kan du på opprette et regneark for å knytte kontoplanen til en oversikt over regnskapspostene og opplysningskravene. Inkluder som et minimum et ark med kolonner for:

• Kontonummer
• Kontonavn
• Regnskapsposter, for eksempel Eiendom og utstyr, Kontanter og kontantekvivalenter og Utsatte inntekter.
• Regnskapsopplysninger, for å gi mer informasjon om en post; for eksempel kan en post for eiendom og utstyr inneholde opplysninger om tomter, bygninger, møbler, leieavtaler og så videre.
• Regnskapstype, for eksempel resultatregnskap eller balanse.
• Rapportering av fortegn- enten positivt eller negativt - for henholdsvis inntekt eller kostnad.

Trinn 2. Eksporter saldobalanse og enhetsdata fra kildene dine

I tillegg til kartleggingen av regnskapet trenger du:

• En prøvebalanse av hovedbokskontoer, inkludert verdier og regnskapsår og -periode
• En -enhetskartlegging med ID-er, navn og grupperinger for finanskontiene dine

Før du kan få disse dataene inn i Wdata, må du få dem ut av arkivsystemene dine. En av de enkleste måtene er å eksportere disse dataene som CSV-filer (comma-separated values).

Tips: I stedet for å eksportere fra journalsystemet kan du også bygge kjeder for automatisk å hente data direkte fra løsninger til en tabell.

Trinn 3. Legg til data i tabeller

For å få dataene inn i Wdata, oppretter en tabell basert på hver CSV-fil. For å opprette en tabell klikker du på Create, og velger Table, laster opp CSV-filen og konfigurerer kolonnenavn, ID-er og datatyper. 

• Velg en Table Type of Fact for saldobalansen, siden dataene vil fortsette å vokse basert på fremtidig aktivitet.
• For entitetskartleggingen velger du en Table Type of Dimension, siden den inneholder relasjonsdata.

Slik oppretter du en tabell basert på regnskapskartleggingen som er opprettet i Regneark:

1. Fra Wdata Home klikker du på Create, Table.
2. Angi et unikt navn og en beskrivelse for å identifisere tabellen.
   
3. I Table Type velger du Dimension.
4. I Folder velger du hvor du vil lagre tabellen i Home. 
5. For hver kolonne i arket klikker du på Legg til kolonne, og angir navn, beskrivelse, ID og type. For kolonnen med kontonummeret velger du Key for å angi at den inneholder unike verdier.
6. Klikk på Opprett tabell.
7. Fra Datasett klikker du på Legg til datasett, og velger Regneark.
   
8. Søk etter regnearket for regnskapskartlegging, og legg det til som et datasett. Når du legger til datasettet, velger du Koble til ark for å enkelt oppdatere tabellen basert på endringer i arket.

Trinn 4. Opprett en spørring basert på dataene

For å dele opp dataene og analysere økonomien på tvers av entitetskartleggingene dine, oppretter en spørring med tabellene som kilder:

1. I fanen Fields kan du velge hvilke kolonner fra tabellene som skal inkluderes i søkeresultatene for et regnskap:
   
   
   • Fra prøvebalanse, inkluderer du regnskapsår, regnskapsperiode og verdi.
   • Fra financial statement mapping, inkluderer du regnskapspost, opplysning og type. 
2. For å kombinere dataene fra tabellene, gå til fanen Relationships :
   • Flytt kolonnen Account ID fra saldobalansedataene og tilordningen av regnskapet, og koble sammen tabellene slik at de inkluderer alle data fra saldobalansen og bare de matchende konto-ID-ene fra tilordningen.
   • Flytt kolonnen Entity ID fra saldobalansedataene og entitetskartleggingen, og koble sammen tabellene slik at de inkluderer alle data fra saldobalansen og bare de samsvarende entitets-ID-ene fra kartleggingen.
3. I kategorien Sort kan du velge hvilke felt resultatene skal sorteres etter, i stigende eller synkende rekkefølge.

Trinn 5. Opprett parameterverdier

For å fokusere på ulike enheter eller tidsperioder spørringen kjører, bruker du filtre basert på parameterverdier. Fra Parameters -panelet legger du til parametere for enhetsnavnet, inneværende år og inneværende periode i spørringen:

• Hvis eieren av arbeidsområdet ditt har satt opp en global parameter for en av disse verdiene, klikker du på Add, Select Global Parameter, og velger parameteren som skal legges til i spørringen.
• Hvis du vil legge til en ny parameterverdi i spørringen, klikker du på Legg til, Opprett ny parameter, og konfigurer parameteren. For å aktivere beregninger må du legge til parameteren for inneværende år eller periode med heltall som type.

Trinn 6. Konfigurer spørringsfiltrene

Etter at du har lagt til parametrene i spørringen, legger du til filtre for enhet, inneværende år, foregående år og inneværende periode på fanen Filters. Hvis du vil legge til et filter, flytter du kolonnen fra Kilder til Filtre -fanen, velger operatøren og skriver inn eller velger parameterverdien i Filteregenskaper -fanen.

Når du har lagt til filtrene, angir du rekkefølgen på operasjonene i formellinjen. I formelen er hvert filter nummerert basert på rekkefølgen på fanen Filters; for eksempel vises forrige års filter som {1}, inneværende års filter som {2}, og så videre. Hvis du vil at regnskapet skal inkludere aktivitet fra enten foregående år eller inneværende år og periode, for en spesifikk enhet, skriver du inn dette:

{1} ELLER ({2} OG {3}) OG {4}

Trinn 7. Koble spørringen til et regneark

For å spre dataene i hele Workiva-plattformen, åpner du arket som skal kobles til spørringen i regnearket, og kobler til spørringen fra Wdata Connections høyre panel. Du kan for eksempel koble spørringen til en arbeidsbok for rapportering som brukes til å lage regnskaper og andre utdata. Når du har koblet spørringen til et ark, kan du også koble dataene til dokumenter og presentasjoner.

Slik oppdaterer du arket med de nyeste søkeresultatene:

1. Fra Wdata Connections -panelet velger du arkets tilkobling under From Wdata.
   
2. Oppdater tilkoblingens parametere med enheten, regnskapsåret og perioden det skal rapporteres om.
3. Klikk på Apply & Refresh.