Workiva kundestøttesenter

This article is for:

• Next Gen Files

For å samarbeide i sanntid må alle brukere ha tilgang til dokumentet ditt. Hvert tillatelsesnivå – eier, redigerer eller leser – gir samarbeidspartnere en viss grad av tilgang til å redigere eller samhandle med filen din.

Merknad: Det er ikke sikkert at det er nok å bare ha tillatelser til en fil til å utføre handlinger på en fil hvis det ikke er gitt en spesifikk rolle. Sørg for å sjekke rollene dine.For å lære mer, se Forstå roller.

Oversikt over tillatelser

Tillatelsesstruktur

For å vise eller redigere en Workiva-fil må du ha tilgangstillatelse til dokumentet, regnearket eller presentasjonen som helhet. Dokumenteiere kan deretter angi spesifikke visnings-/redigerings-/eiertillatelser for individuelle deler av et dokument. 

Merknad: Hvis innstillingen Filtilgang er aktivert i arbeidsområdets innstillinger (aktivert som standard), vil brukere kunne be om visnings- eller redigeringstilgang til filer de ikke har tillatelse til. Fileierne vil deretter kunne godkjenne eller avvise forespørslene om filtilgang. Arbeidsområdeadministratorer kan slå av denne innstillingen om ønskelig.

Når en person eller gruppe har fått visning/redigering/eierskap til en Workiva-fil (dokument, regneark eller presentasjon), overstyrer tillatelser på seksjonsnivå tillatelser som er gitt på dokumentnivå, mens tillatelser som er tildelt individuelle brukere overstyrer gruppetillatelser. I tillegg vil det å ha tillatelser til en bestemt del av en fil – men ikke til selve filen – ikke gi dem tilgang til seksjonene.

For eksempel har Laura fått visningstillatelser til et regneark som helhet, visningstillatelser til Ark1 og redigeringstillatelser til Ark3. Hun kan se Ark1 og redigere Ark3, men kan ikke se eller redigere Ark2. Katie har redigeringstillatelser for Ark4 og Ark3, men fordi hun ikke har noen tillatelser til eksempelark nr. 2 som helhet, vil hun ikke kunne se eller redigere noen av disse arkene.

Standardtillatelser

Når du oppretter en fil, blir du automatisk tildelt som fileier som standard. Ingen andre samarbeidspartnere eller grupper vil ha tilgang. Som eier av filenkan du endre tilgangsnivået disse gruppene har fra tillatelsesredigereren. Lær mer om oppdatering av filtillatelser.

Tillatelser i kopierte filer

Når du kopierer et dokument, beholder det nye dokumentet tillatelsene fra den opprinnelige filen. Manuell angivelse av tillatelser i den nye filen vil imidlertid overstyre de opprinnelige tillatelsene.

Tillatelser i grupper

Hvis arbeidsområdet ditt har grupper, kan du angi tillatelser for hele gruppen fra tillatelsesredigereren. Når du har angitt tillatelser for en gruppe, kan du når som helst legge til eller fjerne brukere fra gruppen – tillatelsene deres oppdateres deretter. Lær mer om bruk av grupper.

Hvis en bruker er medlem av en gruppe, men har et annet tillatelsesnivå angitt individuelt, vil de beholde sitt individuelt tildelte tillatelsesnivå (f.eks. får en bruker som er angitt som «Redigerer», men som også er i en gruppe med «Eier»-tillatelser, fortsatt redigeringstillatelser).

Hvordan overlappende tillatelser fungerer

Vanligvis, når to tillatelser overlapper hverandre, prioriteres den høyeste tillatelsen.

Denne regelen gjelder imidlertid bare når tillatelser er tildelt på samme nivå. Hvis for eksempel en bruker tilhører flere grupper med eksplisitte tillatelser på samme seksjon, gjelder den høyeste tillatelsen.

En mer spesifikk, direkte tillatelse vil alltid overstyre en bredere, generell tillatelse, uavhengig av tillatelsesnivå:

• Individ over gruppe: En tillatelse som er tildelt direkte til en individuell bruker, overstyrer enhver tillatelse de mottar gjennom en gruppe.
• Seksjon over dokument: En tillatelse som er tildelt direkte til en dokumentseksjon overstyrer tillatelser som er arvet fra det overordnede dokumentet.

Merk: Hvis en bruker er i en gruppe med eksplisitte tillatelser, men en eier manuelt fjerner deres individuelle tillatelser, mister brukeren tilgangen til dokumentet.

Du kan også angi tillatelser for flere brukere og seksjoner samtidig. Hvis du vil vite mer om bruk av redigeringsprogrammet for avanserte tillatelser, kan du se Avanserte tillatelser.

Les tabellene nedenfor for å finne ut hva brukere kan gjøre på hvert tillatelsesnivå.

Tillatelsesnivåer

Endre egenskaper

Rediger dokumenter

Vedlegg

Samarbeide