Det finnes to typer påminnelser for oppgaver: automatiserte oppgavepåminnelser og manuelle oppgavepåminnelser. Automatiske oppgavepåminnelser sendes automatisk til tildelte personer etter en tidsplan, mens manuelle oppgavepåminnelser sendes manuelt når du vil minne tildelte personer om oppgaver de kanskje har glemt.
Merk: Hvis du vil sende oppgavepåminnelser manuelt for prosessbaserte oppgaver, se Send påminnelser i Prosesser.
Automatiske påminnelser om oppgaver
Som standard sendes automatiserte påminnelser med standardinnhold via e-post tre dager før, på selve dagen og hver dag i tre dager etter oppgavens forfallsdato. Du kan imidlertid velge å ikke sende noen automatiske påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov.
Merk: Du kan for øyeblikket bare tilpasse de automatiske påminnelsene dine mens du oppretter oppgaver fra Hjem. Hvis du vil tilpasse de automatiske påminnelsene for oppgaver du har opprettet i en fil, kan du gjøre det ved å redigere oppgaven fra Oppgaver-fanen i Hjem.
Merk: Du kan bare ha opptil tre automatiske påminnelser for en gitt oppgave.
Slik tilpasser du automatiske oppgavepåminnelser fra oppgavefanen i Hjem:
- Når du oppretter eller redigerer en oppgave, avhengig av hvilken type påminnelser du vil tilpasse, klikker du på rullegardinmenyen Påminnelser for tildelere eller Påminnelser for godkjennere og velger Tilpasset.
- For hver automatiske påminnelse i delen E-postpåminnelser velger du E-postplan for når e-postpåminnelsen skal sendes til den som er tildelt eller godkjenner. Påminnelser sendes én gang per dag i henhold til planen på det angitte tidspunktet i delen Oppgavedetaljer.
- Fyll ut e-postens Emne og Brødtekst. Du kan se hvordan påminnelsen vil se ut i Forhåndsvisning til høyre.
- Du kan klikke på menyikonet for å Slette eller Duplisere påminnelser.
- Klikk på Lagre øverst til høyre for å lagre de tilpassede automatiserte påminnelsene dine.
Manuelle oppgavepåminnelser
Slik sender du en oppgavepåminnelse manuelt:
- Finn oppgaven i Oppgaver -listen din på startsiden eller i Oppgaver -panelet til høyre i en fil.
- I Oppgavetrinnklikker du på menyen med tre prikker ved siden av oppgaven du vil sende en påminnelse for, og klikker på Send påminnelse. Du kan også klikke på menyen med tre prikker ved siden av oppgavetittelen og velge Send påminnelse.
- Så snart du klikker på enten Send påminnelse, sendes en påminnelse-e-post til alle tildelte.