Workivas Evergreen-rulling fremover, også kjent som Kopier til arkiv, er den anbefalte tilnærmingen for å vedlikeholde rapporteringsfiler på tvers av perioder. Etter at du har fullført en rapporteringsperiode, oppretter du en arkivert kopi og fortsetter å arbeide i de opprinnelige filene for neste periode. Dette bevarer revisjonshistorikken i de aktive filene dine og lar deg sammenligne rapporteringsperioder ved hjelp av milepæler og svarte linjer.
Fordi filene dine forblir aktive, trenger du ikke å oppdatere Wdata-tilkoblinger eller vise hyperlenker når du går videre til en ny periode.
For dokumenter med XBRL, fullfør denne prosessen først, og rull deretter fremover XBRL-datoer .
Trinn 1: Fullfør filene dine
Før du ruller fremover, fullfør følgende for å etablere en ren, endelig versjon for rapporteringsperioden.
- Åpne hver fil i mappen individuelt. Dette inkluderer dokumenter, presentasjoner, regneark og vanlige fortellinger.
- Sørg for at alle sporede endringer er godkjent eller avvist i alle arbeidsfiler.
- Sjekk at alle kommentarer er blitt behandlet.
- Sørg for at alle lenker er publisert fra dokumentet, regnearket og de vanlige narrative filene dine.
- Utfør en dokumenttilstandssjekk i hver fil og løse eventuelle problemer.
- Kjør en rapport over koblede filer på mappen for å bekrefte at alle forventede koblede filer er inkludert før du ruller fremover.
Trinn 2: Etter at en fil er ferdigstilt
- Opprett en milepæl i hver fil for å markere den endelige versjonen før arkivering.
- I Historikk- panelet velger du rullegardinmenyen og deretter Opprett milepæl for den nyeste revisjonen.
- Gi milepælen nytt navn slik at den gjenspeiler rapporteringsperioden og versjonen ved å bruke en konsistent navnekonvensjon. For eksempel: Q1 2025 som innlevert , Q1 2025 endelig signert/distribuert . Lær mer om milepæler .
- Etter at filen er distribuert eller arkivert, fjern alle brukte filtre før du kopierer mappen. Dette sikrer at de kopierte filene starter neste rapporteringssyklus med alt innhold synlig.
Trinn 3: Bekreft at mappen er klar
Kopier mappen – ikke individuelle filer. Sørg for at alle lenkede dokumenter er inkludert i mappen før du ruller fremover, ellers vil ikke lenker bli bevart riktig i de kopierte filene.
Det er anbefalt å opprette undermapper for å holde filene dine organisert etter flere fremoverrullinger. For å opprette en undermappe, høyreklikk på mappen og velg Ny undermappe fra menyen.
Du kan for eksempel opprette en overordnet mappe for året med undermapper for hver rapporteringsperiode.
Trinn 4: Kopier en mappe
Når du kopierer en mappe, opprettes kopier av innholdet uten å endre de opprinnelige filene. Lenker mellom filer som er kopiert sammen, bevares. Lenker til kildefiler utenfor mappen avhenger av kopieringsinnstillingene du velger.
Merk: Bare arbeidsområdeeiere, innholdsansvarlige og kopiansvarlige kan kopiere filer.
- Fra Hjem velger du Filer .
- Høyreklikk på mappen du vil rulle fremover, og velg Kopier .
- Bekreft at filoversikten inneholder alle filene du vil rulle fremover, og klikk på Neste .
-
I Kopiinnstillinger velger du hva som skal inkluderes i de kopierte filene, og ser på Plassering for å velge hvor de kopierte filene skal plasseres.
Merk: Hvis de vedlagte filene dine har automatiseringer, inkluderes de automatisk i kopien. For å redusere feil i de kopierte automatiseringene, ta med alt annet som trengs for at automatiseringene skal kjøre.
-
Fjern merkingen for lenker og prosessreferanser .
Merk: Filer som er koblet sammen i samme mappestruktur, bevares fortsatt i kopiene. Denne innstillingen påvirker bare lenker til filer utenfor mappen.
-
Fjern merkingen for tilkoblinger .
Merk: Hvis du fjerner valget for Tilkoblinger, forhindres det at data oppdateres i de arkiverte filene uten at tilkoblinger fjernes fra de opprinnelige filene. Hvis du bruker plassholderkoblinger for innhold, bør du se gjennom dem i de arkiverte kopiene før du oppdaterer aktive filer for neste periode.
-
Under Plasseringsinnstillinger angir du det nye mappenavnet slik at det gjenspeiler at denne mappen inneholder historiske filer.
- For Plassering kan du enten:
- Velg mappen for inneværende år og kvartal, som blir den historiske overordnede mappen, eller
- Velg Opprett en målmappe , gi kopien en tittel som gjenspeiler at den er arkivert, og velg den overordnede mappen for årsslutt. Gi deretter nytt navn til den aktive mappen i Filer .
- Velg Kopier .
Kopien vil kjøre i bakgrunnen. Du vil motta et varsel og en e-post når den er klar.
Merk: Eventuelle tillatelsesoppdateringer som gjøres før kopiering, overføres til den kopierte filen.
Trinn 5: Oppdater og gjennomgå filene dine
Etter at kopieringen er fullført, gi alle filene nytt navn og lås deretter de arkiverte filene.
Merk: Du kan bare gi filer et unikt navn.
- Naviger til de originale Evergreen-filene dine, høyreklikk og velg Gi nytt navn for å gjenspeile den nye rapporteringsperioden.
- Naviger til de kopierte filene, høyreklikk og velg Gi nytt navn for å gjenspeile den forrige rapporteringsperioden.
-
Høyreklikk på hver fil i den arkiverte mappen og velg Lås redigering for å forhindre endringer i de historiske filene.
Merk: Lås redigering forhindrer direkte innholdsredigeringer, men forhindrer ikke oppdateringer fra mållenker i andre filer. Bekreft at de arkiverte filene dine ikke inneholder lenker til aktive kilder som kan endre historisk innhold.
- Bekreft at alle forventede filer ble inkludert i kopien.
- Gå tilbake til den opprinnelige Evergreen-mappen din og åpne det primære regnearket for å oppdatere datoene for den nye rapporteringsperioden. Publiser endringene når de er gjennomgått.
- Sjekk dokumentene dine for å sikre at alle datoer er koblet sammen og fremoverført til den nye rapporteringsperioden. Hvis du for eksempel ruller fremover fra 2. kvartal til 3. kvartal, må du bekrefte at seks måneder er endret til ni måneder, andre kvartal er endret til tredje kvartal, og så videre.
- Sjekk for oppdaterte datoer på signatursider og utstillinger.
- Oppdater hyperlenker etter behov. Hvis det ikke er noen nye endringer i hyperlenkene, hopper du over dette trinnet.
- Sjekk dokumenttilstanden .
- Begynn redigeringene i neste periode.