Med rullering fremover kan du kopiere et sett med dokumenter som beholder koblingene sine, i stedet for å opprette og koble nye versjoner fra bunnen av. Når du ruller fremover, bruker du en mappe som inneholder alle dokumentene du vil inkludere.
For dokumenter med XBRL bruker du fortsatt denne prosessen til å rulle fremover filene i mappen din. Når det er gjort, kan du rulle frem XBRL-datoer.
Trinn 1: Klargjør en mappe
Som en god praksis anbefaler vi å opprette en undermappe for å holde filene dine organisert etter flere ruller fremover. For å opprette en undermappe, høyreklikk på mappen og velg Ny undermappe fra menyen.
Du kan for eksempel opprette en undermappe med navnet «2020» i den primære finansmappen din for å inneholde kvartalsrapportene for året.
Vi anbefaler også å opprette et primært regneark som inneholder eventuelle datoer som er brukt i filene dine, og å lenke fra hovedregnearket for hver bruk. På denne måten kan du oppdatere alle datoene dine samtidig (finn ut mer om Kobling).
Du kan også angi datoer i én del av et dokument og deretter lenke til disse datoene i resten av dokumentet.
Sørg for at alle lenkede dokumenter er inkludert i mappen før du ruller fremover, ellers vil ikke lenker fungere riktig i de kopierte filene.
Trinn 2: Kopier en mappe
Når du kopierer en mappe, opprettes kopier av alle vedlagte filer og den lenkede informasjonen oppdateres uten å endre de opprinnelige filene.
Merknad: Du må være arbeidsområdeeier for å kopiere en mappe.
- Fra Hjemvelger du Filer .
- Høyreklikk på mappen du vil rulle fremover, og velg Kopier.
- Sørg for at mappen inneholder alle dokumentene du vil rulle fremover, og klikk på Neste.
- Velg hva som er inkludert i kopien din.
Merk: Hvis de vedlagte filene dine har automatiseringer, vil de automatisk bli inkludert i kopien. For å redusere feil i de kopierte automatiseringene, sørg for å inkludere alt annet som er nødvendig for at automatiseringene dine skal kjøre.
- Under Koblingsinnstillinger velger du Opprett kopier av alle kildefiler. På denne måten kan du oppdatere datoene i de koblede filene uten å endre datoene i de opprinnelige filene.
Merk: Alternativet Tilkoblinger under Kopier inkluderer vises bare hvis du bruker FSA/Wdata-løsningen.
- Oppdater navnet på mappen din slik at det gjenspeiler ønsket periode.
- For Plasseringvelger du undermappen du opprettet i forrige trinn.
- Klikk på Kopier.
Merk: Eventuelle oppdateringer av filens tillatelser før du kopierer en mappe, vil bli overført til den kopierte filen.
Det kan ta flere minutter å kopiere mappen, men du kan fortsette å bruke Workiva under kopieringsprosessen. Du vil motta et varsel og en e-post når den kopierte mappen er klar.
Trinn 3: Oppdater og gjennomgå filene dine
Etter at kopieringsprosessen er fullført, oppdaterer du nødvendig datoinformasjon for å rulle filene dine videre. Du kan støte på dokumenttilstandsfeil hvis datoer og hyperlenker ikke er oppdatert.
Først kan du gi filene dine nytt navn fra Hjem ved å høyreklikke på filen og velge Gi nytt navn . Med dette alternativet kan du raskt endre filnavnene slik at de samsvarer med gjeldende periode (som å endre Q1 til Q2).
Deretter må du oppdatere innholdet i de individuelle filene dine.
- Åpne det primære regnearket og oppdater de tilknyttede datoene.
- Sjekk dokumentene dine for å sikre at alle datoer er koblet sammen og fremoverført til den nye rapporteringsperioden. Hvis du for eksempel ruller fremover fra 2. kvartal til 3. kvartal, må du bekrefte at seks måneder er endret til ni måneder, andre kvartal er endret til tredje kvartal osv.
- Se etter oppdaterte datoer på signatursiden og utstillingene.
- Oppdater hyperlenker etter behov.
- Sjekk dokumenttilstanden.