Kom i gang med tabeller

Med Wdata kan du koble til og utforske data fra sannhetssystemer for analyse og rapportering. Du kan samle data fra disse ulike kildene som tabeller. Tabeller ligner regneark, men de er mer som skalerbare og lettnavigerte databaser.

For å unngå å bruke faktiske data under denne øvelsen, last ned og pakk ut wdata_sample.zip for å få eksempelfiler du kan bruke i stedet:

2018 TB.csv, 2019 TB.csv, og 2020 TB.csv, med saldodata for 2018 til 2020
2019-2020 GL_data.csv, with general ledger entries for the same time frame
DIM- Entity.csv, med regionale forretningsenheter
DIM- FS Ekstern Rapportering.csv, med regnskap for årsregnskapet

Med disse filene kan du opprette tabeller og spørringer for å etterligne bruken av Wdata til finansiell rapportering.

Tabelltyper

Avhengig av hvilken type informasjon du ønsker å lagre, vil du jobbe med fact eller dimension tabeller:

Faktatabeller inneholder informasjon som bygges opp over tid. Du kan for eksempel bruke faktatabeller til å kuratere:
- Hovedbokoppføringer, som en saldobalanse
- Salgstransaksjoner
- Lagersaldoer
- Budsjettforventninger
Dimensjonstabeller inneholder relasjonell informasjon som beskriver forretningsenheter for rollups eller mapping. Du kan for eksempel bruke dimensjonstabeller til å spore:
- Regnskap
- Avdelinger
- Plasseringer
- Datoer eller tidsintervaller

Opprett en faktatabell

Når du oppretter en tabell, setter du opp strukturen til kolonnene, eller schema. Du kan legge til hver kolonne for seg, eller du kan definere skjemaet basert på kolonner fra et kildedatasett. Du kan for eksempel laste opp en CSV- eller TSV-fil (kommaseparerte eller tabulatorseparerte verdier) som er eksportert fra ERP-løsningen (Enterprise Resource Planning) eller et annet registreringssystem for å matche datastrukturen.

Trinn 1. Opprett en mappe for tabellene

For å komme i gang oppretter du mappen der du skal lagre tabellene:

Fra Wdata Home klikker du på Create .
Skriv inn navnet på mappen, for eksempel Get Started Demo.
I Folder velger du hvor du vil lagre mappen. I dette eksempelet lar du standardinnstillingen Ingen mappe valgt stå for å opprette mappen ved roten til Hjem.
Klikk på Opprett.

Du kan bruke denne mappen til å lagre disse demofilene, samt andre eksempeldata du bruker.

Trinn 2. Opprett datatabellen for saldobalansen

Deretter oppretter du en tabell for å lagre informasjonen om saldobalansen:

Klikk på Opprett,og velg Tabell.
Skriv inn et unikt navn og en beskrivelse for å identifisere tabellen og dataene i den. I dette eksemplet er TB-data og "Trial balance information" valgt.
For Table Type velger du om du vil opprette en fakta- eller dimensjonstabell. Siden en saldobalanse periodiseres nye posteringer over tid, velger du Fakta.
Hvis du vil basere tabellstrukturen på en eksisterende fil, velger du Last opp fil i Legg til kolonner fra kilde.
Bla til og velg et CSV-eksempel på en prøvesaldo - start med den nedlastede 2018 TB.csv.
I Delimiter velger du tegnet som brukes til å skille verdiene i filen - i dette tilfellet komma.
Klikk på Legg til kolonner.
Se gjennom detaljene om kolonnene i den opplastede filen:
- Under Display Name og Column ID vises overskriften for hver kolonne.
- Under Type vises hvilken type data kolonnen inneholder, basert på Kildeverdi fra den første raden.
Merk: Hvis du vil vise dataene fra den importerte filen som referanse, klikker du på File Preview.
Juster kolonnedetaljene etter behov:
- Under Display Name kan du redigere kolonneoverskriften etter behov for å gjøre den tydeligere.
- Under Beskrivelse kan du skrive inn en valgfri forklaring av kolonnens data. For eksempel, for verdi, skriv inn MTD for å tydeliggjøre statusen for dataene fra måned til dato.
- Under Column ID kan du kontrollere at verdiene samsvarer med ID-ene til kolonnene du skal tilordne fra andre datakilder over tid.
- Under Type, kontrollerer du at den valgte datatypen stemmer overens med hvordan du har tenkt å bruke dataene. I dette eksempelet, for å sikre at verdiene vises som hele tall, velger du Integer for fiscal_year, fiscal_period, entity_id, dept_id, location_id, og account_id.
Klikk på Opprett tabell.

På dette tidspunktet har du satt opp tabellens kolonnestruktur, eller schema; nå må du få dataene inn.

Trinn 3. Legg til datasett i tabellen

Når du setter opp kolonnene i en tabell basert på en importert fil, kan du velge om du vil legge til filens data i tabellen. I dette tilfellet skal du legge til saldobalanseinformasjon fra 2018 TB.csv:

Hvis organisasjonen setter opp tagger for å beskrive dataene sine, kan du bruke alle gjeldende verdier. Du kan for eksempel legge til tagger for å angi datas kildesystem og skille mellom faktiske, budsjetterte og forventede beløp.
Merk: Når du inkluderer data fra et tagget datasett i en spørring, kan du bruke taggene med filtre for å bare inkludere relevante poster.
Klikk på Legg til data.

Etter at du har lagt til dataene fra filen som ble brukt til å opprette tabellen, kan du legge til flere datasett. I dette tilfellet legger du til de to andre CSV-eksemplene på prøvesaldoer -2019 TB.csv og 2020 TB.csv- som datasett.

Merk: Du kan legge til datasett fra CSV- eller TSV-filer, regneark eller Wdata-spørringer.

For hver fil:

I Datasett-panelet klikker du på Legg til datasett, og velger Last opp fil.
Bla til og velg CSV-filen.
Bruk eventuelle tagger, og klikk på Add Data.

Opprett dimensjonstabeller

Opprett dimensjonstabeller for å kunne tilordne saldodataene til kontoer og enheter. I en spørring kan du koble disse dimensjonstabellene til datatabellen for å dele opp transaksjoner basert på konto og enhet.

Trinn 1. Opprett en dimensjonstabell for kontokartlegging

Slik oppretter du en dimensjonstabell basert på DIM- FS External Reporting.csv:

Klikk på Opprett og velg Tabell.
Skriv inn et unikt navn og en beskrivelse for å identifisere tabellen og dataene i den. For denne tabellen, DIM FS Mapping og "Finansielle kontoer for mapping".
I Table Type velger du Dimension, siden denne tabellen vil gi relasjonell informasjon - kontoene som skal knyttes til.
I Folder velger du den samme Get Started Demo-mappen som datatabellen.
I Legg til kolonner fra kilde velger du Last opp fil.
Bla til og velg DIM- FS External Reporting.csv, og klikk på Add Columns.
Klikk på File Preview, og juster kolonnen account_id:
- I Type velger du Integer for å sikre at kolonnen tilordnes riktig til datatabellens account_id kolonne.
  Tips: Du kan bare tilordne kolonner når de deler samme datatype.
- For å gjøre mappingen enklere kan du velge Key for å angi at kolonnen inneholder unike verdier for hver rad.
  Merk: Du kan bare identifisere nøkkelkolonner for dimensjon tabeller. For å sikre unike identifikatorer kan du velge eller flere kolonner som Key; vi anbefaler minst én per dimensjonstabell.
Klikk på Opprett tabell og deretter på Legg til data.

Ett dimensjonsbord er unnagjort, ett gjenstår!

Trinn 2. Opprett en dimensjonstabell for entitetskartlegging

For å muliggjøre mapping av regionale enheter til transaksjoner, følger du samme prosedyre for å opprette en dimensjonstabell basert på DIM- Entity.csv:

Fra Wdata Home, klikk Create og velg Table.
Skriv inn et unikt navn og en beskrivelse for å identifisere tabellen og dataene i den. For denne tabellen, DIM Entity og "Entity mapping".
I Table Type velger du Dimension.
I Folder velger du den samme Get Started Demo-mappen som de andre tabellene.
I Legg til kolonner fra kilde velger du Last opp fil.
Bla til og velg DIM- Entity.csv, og klikk på Add Columns.
Klikk på File Preview, og juster kolonnen entity_id:
- Under Type velger du Integer for å sikre at kolonnen tilordnes riktig til datatabellens entity_id kolonne.
- For å forenkle mappingen kan du velge Key for å angi at kolonnen skal inneholde unike verdier for hver rad.
Klikk på Opprett tabell og deretter på Legg til data.

Neste trinn

Etter at du har opprettet tabellene dine, kan du inkludere kolonnene i en spørring, for eksempel for å koble sammen og segmentere data for analyse eller rapportering.

Støtte

Fellesskap

Workiva kundestøttesenter