Med spørringer kan du sammenstille og dele opp data fra flere kilder for analyse og rapportering. I dette eksempelet skal du kombinere saldodata med dimensjonstabeller for kontoer og enheter for å analysere transaksjoner for hver konto og enhet.
Merk: Hvis du ikke allerede har gjort det, kan du lese Kom i gang med tabeller for å opprette tabellene som brukes i denne øvelsen.
Avhengig av hvor godt kjent du er med SQL (Structured Query Language), kan du opprette en spørring ved hjelp av en dra-og-slipp-spørringsbygger eller en syntaksredigerer. I dette eksemplet bruker du Builder .
Trinn 1. Bestem datakildene dine
Før du starter spørringen, bør du vurdere hvilke data du trenger å inkludere for spesifikke analyser eller rapporteringskrav. Spørringen kan inkludere data som du har tilgang til i Workiva-arbeidsområdet ditt i form av tabeller eller regneark. I dette tilfellet bruker du de tre tabellene som ble opprettet i den tidligere øvelsen:
- TB Data, for informasjon om saldobalansen
- DIM FS Mapping, for mapping av finanskonto
- DIM Entity, for entitetskartleggingen
Trinn 2. Opprett spørringen og legg til data
Nå som du vet hva du vil inkludere, kan du opprette spørringen og legge til data fra tabellene:
- Fra Wdata Home, klikk Create , og velg Query .
- Fra Kilder klikker du på Ny kilde, og velger Tabell.
- Velg tabellene som skal inkluderes - i dette tilfellet alle tabellene i mappen Get Started Demo - og klikk på Add.
Merk: Fra Kilder -panelet kan du velge blant alle tabeller eller regneark som du minst er Viewer for.
Trinn 3. Opprett relasjoner mellom kildene
Siden spørringen din inneholder flere kilder, kan du opprette relasjoner for å vise hvordan du knytter dataene sammen. Som du kanskje husker fra da du opprettet tabellene, inneholder faktatabellen for saldobalansen kolonner som er knyttet til dimensjonstabellenes kontoer og enheter.
- Velg fanen Relationships.
- Under Kilder kan du utvide tabellene for å se kildekolonnene som er tilgjengelige for tilordning med en relasjon.
- For Join 1 flytter du ACCOUNT_ID fra TB Data til venstre boks, og ACCOUNT_ID fra DIM FS Mapping til høyre boks.
Tips: For å finne en kolonne under Kilder, klikk på Filtre og søk etter navnet.
- Klikk på Legg til en ny join.
- For Join 2 velger du ENTITY_ID i TB Data fra kolonnene som er tilgjengelige i Join 1, og flytter ENTITY_ID i DIM Entity fra Sources til høyre boks.
- For hver relasjon velger du hvordan du skal kombinere - eller join- dataene i tabellene. I dette tilfellet velger du Left Join for å inkludere alle data fra faktatabellen til venstre og bare tilsvarende data fra dimensjonstabellen til høyre.
Trinn 4. Bruk filtre på spørringen
Hvis du vil begrense søkeresultatene til bare poster som oppfyller bestemte kriterier, kan du legge til filtre på Filters -fanen. I dette eksempelet kan du bruke filtre for å inkludere kun transaksjoner fra 2019 til 1. kvartal 2020. Avhengig av data- og rapporteringskravene dine, kan du gjøre dette på flere måter - etter periode og regnskapsår, eller etter start- og sluttdatofiltre.
Bruk filter for periode og regnskapsår
For å filtrere etter periode og regnskapsår:
- Flytt FISCAL_YEAR fra TB Data til Filters -fanen to ganger, og deretter FISCAL_PERIOD fra TB Data én gang.
- Hvis du vil angi at 2019 og Q1 2020 skal inkluderes, angir du verdien for hvert filter i panelet Field Properties:
- For å inkludere transaksjoner fra 2019, velg først FISCAL_YEAR filter, velg =, skriv inn verdien 2019, og klikk på Apply.
- Hvis du vil inkludere transaksjoner fra 2020, velger du filteret secondFISCAL_YEAR, velger =, skriver inn verdien 2020 og klikker på Apply.
- Hvis du bare vil inkludere transaksjoner fra første kvartal, velger du <= for filteret FISCAL_PERIOD, angir verdien 3 og klikker på Apply. Dette returnerer transaksjoner fra de tre første månedene - eller det første kvartalet - i regnskapsåret.
- Hvis du vil bruke filteret FISCAL_PERIOD på kun 2020-transaksjoner for Q1 2020, oppdaterer du filterstrengen til
{1} ELLER {2} AND {3}.
Dette returnerer transaksjoner som oppfyller enten det første filteret -FISCAL_YEAR=2019-eller de to andre filtrene kombinert -FISCAL_YEAR=2020 ogFISCAL_PERIOD<=3.
(Valgfritt) Bruk start- og sluttdatofiltre
Alternativt kan du filtrere etter start- og sluttdato. Dette gjør du ved å flytte PERIOD_ENDING fra TB Data til Filters -fanen to ganger, og angi kriteriene for hvert filter fra Field Properties -panelet:
- Hvis du vil inkludere transaksjoner fra 2019, velger du >= for det første filteret, og i egenskapspanelet skriver du inn 1. januar 2019 og klikker på Apply.
- Hvis du vil inkludere transaksjoner fra 2020, velger du <= for det andre filteret, og i Egenskaper-panelet skriver du inn 31. mars 2020 og klikker på Bruk.
Parameterverdier
Med disse filtrene vil spørringen alltid bare inneholde transaksjoner fra 2019 og 1. kvartal 2020. For å forlenge bruken og holdbarheten til denne spørringen kan du bruke variabler - kjent som parameters- for å angi filterverdiene dynamisk når spørringen kjøres. I stedet for statiske regnskapsårsverdier kan du for eksempel inkludere parametere som ber om forrige og inneværende år når du kjører spørringen.
For eksempel, for det første FISCAL_YEAR filteret:
- På Filters velger du filterets verdi 2019.
- Fra Feltegenskaper klikker du på Opprett ny parameter ved siden av Verdi.
- Angi et unikt navn for å identifisere parameteren, for eksempel PY eller Previous_Year.
Merk: Parameternavn kan bare inneholde alfanumeriske tegn og understrekingstegn; ingen mellomrom, bindestreker eller spesialtegn.
- For Filtertype velger du datatypen for verdiene. Velg for eksempel Integer for å sikre at kun hele tall brukes for årstall.
- Angi en standardverdi på 2019, og klikk på Create.
- For Verdi, velg den nye parameteren, og klikk på Bruk.
Legg til parametere for de gjenværende filtrene:
- For det andre FISCAL_YEAR filter:
- Skriv inn et navn på CY eller Current_Year.
- Velg filtertypen Heltall.
- Angi en standardverdi på 2020.
- For filteret FISCAL_PERIOD:
- Skriv inn et navn på Current_Period.
- Velg filtertypen Heltall.
- Angi en standardverdi på 3.
Trinn 5. Velg og sorter feltene i spørringen
Nå som du har koblet sammen kildene til spørringen og avgrenset omfanget av dataene, velger du informasjonen som skal inkluderes i resultatene:
- Hvis du vil velge informasjon som skal inkluderes i resultatene, flytter du kolonnen fra Kilder til Felt.
I dette tilfellet..:- FISCAL_YEAR og FISCAL_PERIOD fra TB Data, for å analysere månedlig eller kvartalsvis aktivitet
- ENTITY_NAME fra DIM Entity, for å muliggjøre inndeling etter enhet i stedet for konsolidert rapportering
- FINANCIAL_STATEMENT_LINE_ITEM og DISCLOSURE_LINE_ITEM fra DIM FS Mapping, for å muliggjøre oppsplitting etter kontokartlegging og linjeposter
- VALUE fra TB Data, for å muliggjøre rollup-sammendrag av verdiene
- På Field Properties kan du justere kolonneoverskriftene eller -typene eller bruke eventuelle aggregeringer etter behov. Hvis du for eksempel vil oppsummere verdiene basert på de ulike dimensjonene, velger du verdi i Felt -fanen, og i Feltegenskaper -panelet sørger du for at Aggregering er Sum av.
- I kategorien Sort velger du hvordan dataene i resultatene skal sorteres. Hvis du for eksempel vil sortere etter regnskapsår og enhet, flytter du regnskapsår_year og enhetsnavn fra Usortert til Sortert, og velger om dataene skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.
- For å kontrollere at resultatene ser ut som du ønsker, klikker du på Run Query , og godtar standard parameterverdier.
Trinn 6. Lagre spørringen
Slik lagrer du spørringen:
- Klikk på Lagre .
- Angi et unikt navn og en beskrivelse for å identifisere spørringen, for eksempel Summary TB Report.
- For Folder velger du den samme Get Started Demo-mappen som tabellkildene.
- Klikk på Lagre spørring.
Neste trinn
Etter at du har opprettet spørringen, kan du gjøre det:
- Opprett en visning av resultatene for å visualisere dataene som et diagram eller en pivottabell med drill-down-data.
- Koble resultatene til et regneark for å drive rapportering andre steder i Workiva-plattformen.
- Sett opp en kjede som automatisk kjører spørringen og eksporterer resultatene, for eksempel til et regneark.