Det finnes to typer påminnelser for handlinger i prosesser: automatiserte påminnelser og manuelle påminnelser. Automatiske påminnelser sendes automatisk til tildelte personer etter en tidsplan, mens manuelle påminnelser sendes manuelt når du vil minne tildelte personer om handlinger de kanskje har glemt.
Merk: Hvis du vil sende oppgavepåminnelser manuelt for oppgaver i filer eller oppgaver i Hjem, se Send påminnelser i Oppgaver.
Automatiserte prosesspåminnelser
Som standard sendes automatiske påminnelser med standardinnhold via e-post tre dager før, selve dagen og hver dag i tre dager etter forfallsdatoen for handlingen (for sertifiseringshandlinger kan du endre denne standardplanen og e-postinnholdet før prosessen starter ved å gå til sertifiseringsinnstillingene). Du kan imidlertid velge å ikke sende noen automatiske påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov.
Merk: Du kan bare ha opptil tre automatiske påminnelser for en gitt handling.
Slik tilpasser du automatiske påminnelser:
- Når du oppretter eller redigerer en handling i en prosess, avhengig av hvilken type påminnelser du vil tilpasse, klikker du på rullegardinmenyen Påminnelser for tildelere eller Påminnelser for godkjennere og velger Tilpasset.
- For hver automatiske påminnelse i delen E-postpåminnelser velger du E-postplan for når e-postpåminnelsen skal sendes til den som er tildelt eller godkjenner. Påminnelser sendes én gang per dag i henhold til planen på det angitte tidspunktet i delen Oppgavedetaljer.
- Fyll ut e-postens Emne og Brødtekst. Du kan se hvordan påminnelsen vil se ut i Forhåndsvisning til høyre.
- Du kan klikke på menyikonet for å Slette eller Duplisere påminnelser.
- Klikk på Lagre øverst til høyre for å lagre de tilpassede automatiserte påminnelsene dine.
Påminnelser om manuelle prosesser
Hvis en tildeler eller godkjenner ikke har fullført handlingen sin, kan du sende en påminnelse. Påminnelser sendes bare til personene handlingen for øyeblikket er tildelt.
Slik sender du en påminnelse for en enkelt handling:
- Klikk på menyen med tre prikker ved siden av handlingen.
- Velg Påminn for å sende en påminnelse manuelt til de nåværende tilordnede.
Du kan også sende påminnelser for flere handlinger ved å bruke rullegardinmenyen Påminn over handlingslisten. Du kan sende en påminnelse for alle ufullstendige handlinger eller bare handlinger med en bestemt status, som Sendt eller Returnert.