En begrensning er at SECs EDGAR-system ikke tillater innbygging av skrifter i HTML. Dette betyr at når man sender inn dokumenter til EDGAR i HTML-format, må man sørge for at alle skrifter som brukes i dokumentet er web safe fonts.
I denne prosessen kan du opprette utskiftbare stilguider for effektivt å endre skrifttyper i rapporteringsdokumentet for å sikre at arkiveringen ser ut som du forventer når du åpner arkiveringen i SEC Viewer.
Bruk av stilguider kan være til hjelp når du skal lage ulike iterasjoner av dokumentene dine. Med flere stilveiledninger kan du også lage en versjon som er skreddersydd for SEC, og som inkluderer en nettsikker skrifttype, slik at arkiveringen får det tiltenkte utseendet og uttrykket. Denne prosessen gjør det også mulig å bevare bedriftens merkevarestandarder for andre innleveringer eller PDF-filer.
Her er noen ting du bør vite før du setter i gang:
- Stilveiledningen i kildedokumentet bør være ferdig, eller nesten ferdig, før denne prosessen gjennomføres, slik at man unngår ekstra oppfølgingsarbeid senere i prosessen og i de påfølgende årene hvis stilveiledningen skal være konsekvent.
- Tekst i diagrammer har ikke tilsvarende stiler i stilveiledningen. Diagrammer konverteres imidlertid til bilder, noe som betyr at eventuelle egendefinerte skrifter som brukes i diagrammer, vil gjengis korrekt for alle seere.
Opprett en ny versjon av stilveiledningen
Her oppretter du to versjoner av stilveiledningen som kan brukes til å veksle mellom den versjonen som skal arkiveres hos SEC, og den versjonen som skal arkiveres i PDF-format eller hos andre tilsynsmyndigheter. Dette gjør det mulig å gjennomgå den riktige versjonen av arkiveringsdokumentene gjennom hele prosessen.
Denne prosessen tar omtrent én time på forhånd.
Eksporter stilguide fra kilden
Slik eksporterer du stilguiden din:
- Åpne stilveiledningen i kildedokumentet, og velg Export i verktøylinjen.
- Gi den eksporterte stilveiledningen et nytt navn på skrivebordet for å beskrive hvilken rapport den gjelder (f.eks. BespokeFontName_Style.style)
- Lagre den eksporterte stilveiledningen på et kjent sted for fremtidig bruk. Det anbefales at du laster opp Workiva-filopplevelsen din sammen med rapporten.
Deretter må du kopiere kildedokumentet ditt for testing. Denne kopien vil være et sted der du kan lage en nettsikker versjon av stilveiledningen og visualisere endringer. Hvis du vil vite hvordan du kopierer en fil, kan du lese Kopier en fil eller mappe.
Rediger kopiert stilguide
Slik redigerer du den kopierte filens stilguide:
- Åpne den kopierte filens stilguide.
- For hver stil endrer du skrifttypen til en nettsikker skrifttype og låser skriftstilen i Style Editor. Se en liste over websikre skrifter i Websikre skrifter for Workiva.
- Klikk på Publiser i stilveiledningen, og gå ut av stilveiledningen for å se gjennom endringene i den kopierte filen.
- Sjekk antall sider i dokumentet, og sammenlign det med kilden.
Det kan være en forskjell i antall sider på grunn av de ulike skrifttypemålene.
For å løse dette, i den kopierte filens stil:
- Bruk strammere tegnavstand i stilen for det primære innholdet i rapporten (f.eks. brødtekst), hvis den kopierte filen har flere sider enn kilden.
- Bruk en løsere tegnavstand i stilen for det primære innholdet i rapporten (f.eks. brødtekst), hvis den kopierte filen har færre sider enn kilden.
Sjekk stilveiledningen
For å sjekke stilguiden din:
- Kjør en Document Health -sjekk for å identifisere eventuelle områder i innholdet der det kan være avkortet i tabellceller, tekstbokser eller designseksjoner.
Merk: For å kunne kjøre Document Health på riktig måte, må du sørge for at dokumenttypen stemmer overens med den planlagte arkiveringen i Document Properties. Hvis du vil vite mer om Dokumenthelse, kan du lese Dokumenthelse i Workiva.
- Gjør eventuelle justeringer i stilveiledningen basert på Document Health -kjøringen.
- Klikk på Publiser og se gjennom oppsettet for filen.
Eksporter kopiert stilguide
Når du er fornøyd med oppsettet, må du eksportere stilguiden din.
For å eksportere:
- Gå til den kopierte filens stilveiledning.
- Klikk på Eksporter.
- Gi stilveiledningen et nytt navn i datamaskinen for å beskrive hvilken rapport den gjelder (f.eks. Arial.style).
- Lagre den eksporterte stilveiledningen på samme sted som den tidligere lagrede stilveiledningseksporten. Det anbefales at du laster opp Workiva-filopplevelsen din sammen med rapporten.
Denne stilveiledningen vil bli gjenbrukt for å veksle mellom versjoner av arkivet ditt som har forskjellige fonter.
Bytt versjon av stilveiledningen
Slik bytter du stilguide i rapporten din:
- Åpne stilveiledningen i kildedokumentet.
- Velg Import, og velg stilguidefilen med skriften du vil ha.
- Klikk på Overskriv.
Med to versjoner av stilveiledningen kan du enkelt bytte mellom versjoner med ulike skrifttyper.
Relaterte artikler: