Egendefinerte feltgrupper brukes til å sortere, organisere og strukturere egendefinerte felt i arbeidsområdet ditt. Ved å opprette feltgrupper som passer til formålet, kan du enkelt administrere og endre flere egendefinerte felt samtidig. I tillegg kan egendefinerte feltgrupper redusere visuelt rot ved å sørge for at hver fil i arbeidsområdet ditt bare viser de spesifikke feltene som er nødvendige for det aktuelle arbeidet.
Merk: Denne funksjonen er for øyeblikket bare tilgjengelig som en del av Early Adopter Program. Hvis du er interessert i å bruke egendefinerte felt i arbeidsområdet ditt, kan du kontakte Customer Success Manager for å diskutere programdeltakelse.
Krav
- Denne artikkelen forutsetter at du tidligere har opprettet egendefinerte felt i arbeidsområdet ditt. Finn ut mer om egendefinerte felt.
- Rollen Custom Field Admin er nødvendig for å endre egendefinerte feltgrupper og -definisjoner. Dette gjelder også API-brukere.
- Eier eller Redaktør Tillatelser kreves for å administrere en fils egendefinerte feltverdier.
- Tillatelser for eier kreves for å administrere en filens egendefinerte feltgruppe.
Opprett egendefinerte feltgrupper
Det første trinnet i håndteringen av egendefinerte feltgrupper er å opprette gruppen i arbeidsområdet og tilordne de relevante feltene til den. I de neste trinnene vil vi bruke disse gruppene på individuelle filer i arbeidsområdet ditt.
Slik oppretter du en egendefinert feltgruppe:
- I skjermbildet Egendefinerte felt klikker du på knappen Opprett > Opprett egendefinert gruppe .
- Skriv inn detaljene for den nye egendefinerte feltgruppen.
Gruppenavn Gruppens navn eller "tittel" slik den vises i arbeidsområdet ditt. Gruppe-ID Feltets unike identifikator; brukes primært programmatisk eller via API.
Støttede tegn:
- Brev
- Tall
- Perioder
- Understreker
- Bindestreker
Vær oppmerksom på at når en gruppe er aktivert for første gang, kan ID-en ikke endres.
Objekter Bestemmer hvilke Workiva-objekter (for eksempel et dokument eller en seksjon) som denne gruppen kan gjelde for.
Beskrivelse En kort beskrivelse av formålet med den egendefinerte feltgruppen. Dette bidrar til å tydeliggjøre hvilke felt som hører til i denne gruppen. - Klikk på Lagre og legg til egendefinerte felt.
Merk: Hvis du foretrekker å legge til egendefinerte felt senere, klikker du bare på Lagre for å fullføre.
- På venstre side velger du hvert egendefinerte felt som tilhører denne gruppen, og klikker deretter på Legg til.
Bruk feltgrupper på individuelle filer
Nå som du har opprettet feltgrupper og sortert de egendefinerte feltene dine i dem, må du tilordne disse gruppene til individuelle filer i arbeidsområdet ditt. Dette forteller Workiva hvilke egendefinerte felt som skal vises for det aktuelle objektet.
Slik bruker du en feltgruppe:
- Velg et dokument, et regneark eller en presentasjon i skjermbildet Files .
- Klikk på rullegardinmenyen Properties øverst på skjermen, og velg deretter det første elementet i listen (f.eks. et dokument, regneark eller en presentasjon).
- I vinduet Dokumentegenskaper velger du fanen Egendefinerte feltgrupper på høyre side.
- Velg hvilke grupper som skal gjelde for dette dokumentet eller avsnittet, og klikk på Lagre endringer.
Vis en feltgruppe
Feltgruppene som ble brukt i forrige trinn, vises nå i panelet Egendefinerte felt i den aktuelle filen. Standard feltgruppe vises alltid her, men du kan minimere den og velge en annen.
Slik viser du en feltgruppe:
- Velg et dokument, et regneark eller en presentasjon i skjermbildet Files .
- Velg ikonet Custom Fields i panelet til høyre.
- Bla mellom objekttyper (for eksempel et dokument eller en seksjon) ved hjelp av fanene øverst.
- Minimer standardfeltgruppen, og utvid deretter den spesifikke gruppen du ønsker å bruke.
Administrere feltgrupper
Du kan redigere eksisterende feltgrupper og feltene som er tilordnet dem, via Administrer grupper i skjermbildet Egendefinerte felt.
Slik legger du til felt i en eksisterende gruppe:
- Finn feltgruppen du vil redigere, og velg Administrer felt fra Handlinger-menyenpå høyre side.
- Klikk på knappen Legg til felt ved siden av søkefeltet på høyre side.
- Bruk avmerkingsboksene på venstre side til å velge hvilke felt som skal være en del av denne gruppen.
- Klikk på Legg til for å fullføre.
Slik fjerner du felt fra en eksisterende gruppe:
- Finn feltgruppen du vil redigere, og velg Administrer felt fra Handlinger-menyenpå høyre side.
- Velg feltene du vil fjerne, på venstre side av skjermen.
- Klikk på knappen Fjern felt for å fjerne dem en masse.
Du kan også fjerne et enkelt felt ved hjelp av Actions-menyenpå høyre side.
Slik redigerer du egenskapene til en feltgruppe:
- Finn feltgruppen du vil redigere.
- Under menyen Handlingerpå høyre side. velg Rediger gruppeegenskaper.
- Rediger feltgruppens navn, beskrivelse og hvilke objekttyper den gjelder for, og Lagre.
Vær oppmerksom på at gruppe-ID-en ikke kan endres etter at gruppen er lagret.
Merk: Hvis du fjerner en tidligere tildelt kategori fra feltet Objects , vil det ikke påvirke eksisterende objekter. Du kan for eksempel fjerne kategorien "Alle dokumenter" uten at det påvirker noen av de tildelte feltene - men du vil ikke kunne tilordne den til flere dokumenter.
Velg feltgrupper på venstre side av skjermen, og bruk knappene Aktiver eller Deaktiver for å skifte mellom dem en masse.
Du kan også aktivere eller deaktivere en enkelt feltgruppe ved hjelp av Actions-menyenpå høyre side.