Merknad: Bare arbeidsområdeeiere, innholdsansvarlige og kopiansvarlige kan kopiere filer – hvis du trenger å kopiere en fil, kontakt en arbeidsområdeeier. For å finne en arbeidsområdeeier, se Finn medlemmer og administratorer.
Du kan rulle frem prosesser ved å kopiere dem, slik at du kan bruke dem på nytt for gjentakende hendelser, som arbeidsflyter for kvartalsvis rapportering. Du kan kopiere en prosess når som helst, selv om den allerede er startet.
Hvis du vanligvis setter forfallsdatoer for oppgaver i forhold til en bestemt tidsplan (f.eks. hvis du har en gjentakende oppgave som må fullføres innen den femte virkedagen i en toukers syklus), konfigurer virkedager før kopiering for å gjøre det enklere å oppdatere forfallsdatoer for oppgaver i den nye kopierte prosessen.
Merknad: Workiva-kalendere, kalenderrelaterte funksjoner (som bruk av virkedager i prosesser), prosessmaler, diagrammer og innsikt for prosessovervåking, og sammendragskortet for prosesskopier er for øyeblikket bare tilgjengelige i noen av våre løsninger for økonomisk rapportering og økonomiske tjenester.
Rull frem en prosess
For å rulle frem en prosess, må du kopiere prosessfilen:
- Gå til siden Filer og finn prosessen din.
- Høyreklikk på prosessfilen og velg Kopier.
- Bekreft valget ditt og klikk på Neste.
-
Velg dine kopieringsinnstillinger.
Merknad: For å beholde alle referanser til filer i prosessen din, må du velge Lenker og prosessreferanser.
- Gi den nye mappen et navn og klikk på Kopier.
Lær mer om kopiering av filer og mapper.
Gjennomgå den kopierte prosessen med sertifiseringshandlinger
Se gjennom prosessens kopisammendragskort
Etter at du har kopiert en prosess og åpnet den kopierte prosessfilen, vil du se en Sammendrag av prosesskopi -rute i Oversikt -panelet til venstre. Denne flisen gir deg innsikt fra forrige gang denne prosessen kjørte:
- Forsinkede oppgaver: Alle oppgaver som ble fullført etter forfallsdatoen sist denne prosessen kjørte
- Avbrutt oppgaver: Alle oppgaver som ble avbrutt sist denne prosessen kjørte
- Oppgaver lagt til: Alle oppgaver som ble lagt til etter at denne prosessen sist startet
Klikk på pilen ved siden av Forsinkede oppgaver, Avbrutte oppgavereller Oppgaver lagt til i denne ruten for å se de tilsvarende handlingene i handlingslisten.
Du kan også klikke på Vis detaljer for å sammenligne flere detaljer mellom prosesser og se anbefalinger som kan hjelpe deg med å sette opp din neste prosess.
Gjennomgå prosessens innstillinger, brev og sertifiseringshandlinger
I tillegg åpner du Innstillinger i verktøylinjen for å se gjennom og oppdatere følgende prosessinnstillinger:
- Under fanen Generelt :
- Prosessnavnet
- Startrekkefølgen
- Lukk prosess typen
- Tillatelsene
- Under fanen Kalender :
- Kalenderene som er lagt til i prosessens kalender
- Hvis virkedager er konfigurert i den opprinnelige prosessen, oppdater verdiene for Første virkedag, Siste virkedag, Virkedagerog eventuelle Unntak i henhold til bedriftens tidsplan for den kopierte prosessen.
- Under fanen Sertifiseringer :
- Innstillingen Automatisk godkjenning
- Standard-e-postene for påminnelser om sertifiseringer
Gå deretter til fanen Bokstaver i prosessen, og for hver bokstav du skal bruke i prosessen:
- Gjennomgå og oppdater innholdet i brevet
- Med bokstaven åpen, åpne Egenskaper i bokstavverktøylinjen for å se gjennom og oppdatere følgende bokstavegenskaper:
- Bokstaven
- Kontaktpunktet
- Sertifiseringsalternativene
Deretter, i fanen Prosess for alle sertifiseringshandlinger i den kopierte prosessen, gjennomgå og oppdater følgende (du kan masseredigere disse feltene for å spare tid):
- Handlingens Tittel
- Bokstavensom er tilordnet handlingen
- De tildelte signatørene og godkjennerne
- Se etter suspenderte brukere og erstatt dem med aktive brukere
- Handlingens forfallsdato og godkjenningsfrist. Hvis virkedager er konfigurert i den opprinnelige prosessen, og du allerede har oppdatert Kalender-innstillingene med de nye virkedagene for den kopierte prosessen, vil handlingens forfallsdatoer ha blitt oppdatert automatisk. Sørg for at de er korrekte i henhold til bedriftens tidsplan for den kopierte prosessen.
- Handlingens E-postvarsel (e-postvarselet som sendes til underskriverne for denne handlingen)
- Handlingens Tagger
Bruk Eksporter -funksjonen i prosessverktøylinjen for å kryssreferere til handlingstitler, tildelinger av sertifiseringsbrev, underskrivere og godkjennere og andre felt.
Prosessen din er nå klar til å starte på nytt.