Als u veel gemeenschappelijke inhoud in verschillende bestanden hebt met kleine variaties in het gebruik, zijn inhoudsplaatsaanduidingen een manier om inhoud te hergebruiken en toch de flexibiliteit te bieden om variaties op te geven. Met inhoudsplaatshouders kunt u bronkoppelingen maken die geplande variabelen mogelijk maken, of ze zonder koppelingen gebruiken om documentsjablonen te maken.
Hier volgen enkele voorbeelden van hoe u inhoudsplaatshouders kunt gebruiken:
- Een placeholder invoegen in een bronlink om variabele inhoud op de bestemming mogelijk te maken
- Bouw sjablonen voor verhaallijnen en laat zien waar dynamische inhoud moet worden bijgewerkt telkens wanneer de verhaallijn wordt gebruikt
- Introduceer variabiliteit in standaard rapportagetaal
U kunt ook verbonden placeholders gebruiken die rechtstreeks verbinding maken met spreadsheets elders in uw werkruimte.
Beschikbaarheid van functies
- Plaatshouders voor inhoud zijn momenteel alleen beschikbaar in Documenten en Presentaties.
- Deze functie is momenteel beschikbaar voor bepaalde typen oplossingen. Neem contact op met uw CSM voor meer informatie
Maak een nieuwe handmatige plaatshouder
Om een plaatsaanduiding in een afzonderlijk bestand te maken:
- Open het paneel content placeholders (x) aan de rechterkant.
- Klik op het pluspictogram (+) en selecteer Handmatige plaatshouder.
- Voer een tijdelijke labelnaam en een optionele beschrijving in.
Opmerking: Wanneer u een plaatsaanduiding in een document invoegt, wordt dit label weergegeven totdat u het een waarde geeft. - Klik op Toevoegen om de plaatsaanduiding op te slaan, of klik op Toevoegen en invoegen om de plaatsaanduiding in te voegen waar uw cursor zich in het bestand bevindt.
Zodra u uw placeholder hebt toegevoegd, kunt u deze op elk gewenst moment invoegen via het paneel Placeholders.
Een plaatshouder invoegen
Om een plaatsaanduiding in uw document in te voegen:
- Klik in uw document op de plaats waar u de plaatshouder wilt toevoegen. Als u bestaande tekst wilt vervangen door uw plaatsaanduiding, markeer dan de tekst die u wilt vervangen.
- Klik in het paneel Inhoudsplaatshouders op de vervolgkeuzepijl naast uw plaatshouder en selecteer Invoegen bij selectie.
U kunt uw nieuwe plaatsaanduiding in het document markeren en tekstopmaak toevoegen, zoals nadruk of kleur, die u wilt wanneer waarden voor de plaatsaanduiding worden toegevoegd.
Zodra u alle benodigde plaatsaanduidingen in uw document hebt ingevoegd, kunt u:
- Klik op Opslaan als in de werkbalk Bestand en sla het bestand op als sjabloon
- Markeer de inhoud en klik met de rechtermuisknop op Bronlink maken en gebruik deze als bestemmingslink in een ander bestand
- Verbind uw plaatsaanduidingen met gegevens in een spreadsheet om snel dynamische waarden in te vullen voor sets van plaatsaanduidingen
Waardeopmaak
U kunt opties voor waardeopmaak gebruiken om te wijzigen hoe uw spreadsheet tijdelijke gegevens weergeeft. Dit geeft u nog meer flexibiliteit in hoe datums, valuta en andere numerieke cijfers in uw documenten worden weergegeven.
Meer informatie: Waarden en getallen opmaken
Aangesloten plaatshouders
Door plaatsaanduidingen aan gegevens in een Workiva-spreadsheet te koppelen, houdt u uw informatie georganiseerd, up-to-date en gecentraliseerd op één locatie. Hierdoor kunt u een consistente set inhoudsplaatsaanduidingen gebruiken in meerdere bestanden.
Er zijn twee onderdelen nodig om verbinding te maken met een spreadsheet:
Deel 1: Configureer de gegevens in uw spreadsheet
Om een spreadsheet in te stellen voor meerdere sets met plaatshouderwaarden, maakt u een nieuwe Workiva-spreadsheet of gebruikt u een bestaande. Zorg ervoor dat u het volgende doet:
- Stel uw gegevensbereik in en gebruik de eerste rij of kolom voor de plaatsaanduidingen die u wilt gebruiken - dit kunnen dingen zijn als Kantoormanager of Adres als u een verhaal hebt geschreven voor gebruik op meerdere kantoorlocaties
- Vul de rijen en kolommen in met de unieke reeksen waarden voor elk verhaal
De verbinding instellen
Zodra u een spreadsheet hebt gemaakt met de in te vullen waarden voor uw plaatsaanduidingen, kunt u deze aan uw document koppelen.
- Open het paneel content placeholders (x) aan de rechterkant.
- Klik op het plus (+) pictogram en selecteer Aangesloten plaatshouder.
- Kies de spreadsheet met uw plaatshoudergegevens en klik op Selecteer.
- Voltooien Stap 1: Voer een gegevensbereik in voor de verbinding.
- Kies met welk blad u verbinding wilt maken.
- Voer het Gegevensbereik in dat u uit het spreadsheet wilt gebruiken, bijvoorbeeld A1:C4. Zorg ervoor dat het bereik zowel de plaatsaanduidingen als de waarden bevat.
- Als u de verbindingsspreadsheet moet bekijken om het celbereik te controleren, klikt u op de naam van het bestand met de hyperlink.
- Geef aan of de gegevensvelden in rij 1 of kolom 1 van het gegevensbereik staan.
- Voltooien Stap 2: Controleer inhoudsplaatshouders en selecteer de belangrijkste.
- De plaatsaanduidingen uit uw spreadsheet staan in de kolom Source. In de kolom Plaatsaanduidingen kunt u de bestaande plaatsaanduiding in uw document selecteren waarnaar u wilt verwijzen, of een nieuwe maken door deze in het vak te typen.
- Kies een Placeholder-toets om bovenaan uw lijst met placeholders te prikken. U gebruikt de sleutel om de set gegevens te identificeren die u wilt gebruiken om uw plaatsaanduidingen te vullen. Zorg ervoor dat u een sleutel selecteert die afzonderlijke waarden heeft die in geen enkele gegevensset voorkomen. U kunt ook meerdere toetsen met een verschillende combinatie van waarden selecteren.
- Klik op Opslaan om te voltooien.
Uw aangesloten placeholders worden nu weergegeven in het paneel Inhoud placeholders.
Als u de plaatsaanduidingen niet hebt gekoppeld aan bestaande plaatsaanduidingen in het document, kunt u ze nu aan uw document toevoegen met Invoegen bij selectie in het vervolgkeuzemenu van elke plaatsaanduiding.
Verbinding beheren
Het vervolgkeuzemenu voor de spreadsheetverbinding biedt verschillende manieren om uw verbinding te beheren.
- Brongegevens bekijken: Ga naar de gekoppelde spreadsheet om de gegevens te bekijken
- Verbinding bewerken: Keer terug naar het modal Verbinding instellen om het gegevensbereik, de toewijzing van de plaatsaanduiding of de sleutel te wijzigen <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Verbinding met bron verbreken: De verbinding met de bron-spreadsheet verwijderen, maar plaatshouders en ingevoerde waarden behouden
- Verwijder placeholders: Verwijder de verbinding met de bron en verwijder de plaatsaanduidingen, maar de ingevoerde waarden voor de plaatsaanduidingen blijven in het document staan
Om de verbinding te vernieuwen, klikt u op het pictogram Verbinding vernieuwen. Alle waarden die in de spreadsheet zijn bijgewerkt, worden nu in uw document bijgewerkt.
Tag een placeholder met XBRL
Nadat u een plaatsaanduiding hebt gemaakt, kunt u ervoor kiezen om XBRL toe te passen op een afzonderlijk gebruik van de plaatsaanduiding zonder XBRL toe te passen op alle gebruik van de plaatsaanduiding. Dit geeft u de flexibiliteit om tags precies te plaatsen waar u ze wilt hebben zonder andere . XBRL kan worden toegepast op plaatsaanduidingen in tekst, in bronkoppelingen of in bestemmingskoppelingen. U kunt XBRL op plaatsaanduidingen toepassen op dezelfde manier waarop u XBRL op andere informatie kunt toepassen. Voor meer informatie over het taggen van XBRL, zie Tag feiten.
Plaatshouderwaarden toevoegen
Gebruik het paneel Content placeholders om waarden aan uw placeholders toe te voegen. De waarde die u in het paneel invoert, vervangt het label in de tekst, maar de opmaak blijft behouden. De manier waarop u waarden toevoegt, hangt af van het feit of uw plaatsaanduidingen al dan niet verbonden zijn met gegevens in een spreadsheet.
Om waarden toe te voegen voor plaatsaanduidingen die niet verbonden zijn met gegevens in een spreadsheet
- Voer in het paneel Content placeholders een waarde in voor een individuele placeholder.
- Druk op Enter op uw toetsenbord.
De waarde vervangt het plaatsaanduidingslabel in uw document, maar behoudt de opmaak.
Om waarden toe te voegen voor plaatshouders die zijn gekoppeld aan gegevens in een spreadsheet
- Vouw in het paneel Inhoudsplaatshouders het vervolgkeuzemenu Selecteer een waarde voor de sleutel uit.
- Selecteer de waarde die de gegevensset identificeert die moet worden gebruikt om de andere plaatsaanduidingen in te vullen.
De plaatshouderwaarden worden ingevuld op basis van de waarden in de spreadsheetverbinding.
Plaatshouderwaarden wissen
Om alle plaatshouderwaarden in het document te wissen, klikt u op het gum-pictogram in het paneel. Alle placeholderwaarden worden gewist en vervangen door hun overeenkomstige placeholderlabel.
Plaatshouders verbergen en verwijderen
Als u geen waarde voor een placeholder hoeft toe te voegen, kunt u deze verbergen in het document zodat het label niet wordt weergegeven. U kunt alleen plaatsaanduidingen verbergen die geen waarden hebben. U kunt bijvoorbeeld plaatsaanduidingen in het document hebben voor "Adresregel 1" en "Adresregel 2". Als u niet wilt dat er iets wordt weergegeven voor "Adresregel 2", kunt u dit verbergen in het document.
Er zijn twee manieren om een placeholder uit uw document te verbergen:
- Ga met de muis over de plaatsaanduiding in het paneel en klik op het pictogram Verbergen in document
- Selecteer Verbergen in document in het vervolgkeuzemenu van de plaatshouder
Er zijn twee manieren om een plaatsaanduiding in uw document te verbergen:
- Beweeg de muis over de plaatsaanduiding in het paneel en klik op het pictogram Verwijderen uit document
- Selecteer Verwijderen uit document in het vervolgkeuzemenu van de plaatsaanduiding
Een placeholder zonder waarde automatisch verbergen
U kunt er ook voor kiezen om een inhoudsplaatsaanduiding automatisch te verbergen wanneer er geen waarde wordt ingevoerd.
- Vouw in het paneel Inhoudsplaatshouders het vervolgkeuzemenu voor de plaatshouder uit en selecteer Eigenschappen.
- Selecteer Verbergen in document.
- Klik op Opslaan.
De placeholder wordt in het document verborgen wanneer er geen waarde aan wordt toegewezen.
Plaatshouders bewerken
Om de eigenschappen van een bestaande placeholder te bewerken wanneer u de naam, beschrijving of waarde ervan moet wijzigen.
- Vouw in het paneel Inhoudsplaatshouders het vervolgkeuzemenu voor de plaatshouder uit en selecteer Eigenschappen.
- Voer een nieuwe naam, beschrijving of waarde voor de plaatsaanduiding in. Klik op Opslaan.
Plaatshouders verwijderen of wissen
U kunt placeholders uit uw bestand verwijderen of wissen, afhankelijk van wat u moet bijwerken. Als u een placeholder verwijdert, wordt deze losgekoppeld van het document, maar blijft de inhoud die u al hebt ingevoerd behouden. Het verwijderen van een placeholder verwijdert deze zowel uit het paneel Inhoud placeholders als uit het document. Als een placeholder al een waarde had, blijft die waarde in het document staan nadat deze is verwijderd.
Om een plaatsaanduiding uit uw bestand te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de plaatsaanduiding in uw document en selecteert u Opties voor plaatsaanduidingen > Plaatsaanduidingen verwijderen.
Om een individuele plaatsaanduiding te verwijderen:
- Vouw in het paneel Content placeholders het vervolgkeuzemenu voor de placeholder uit.
- Selecteer Verwijderen.
De plaatshouder wordt verwijderd uit het paneel en het document. Als u al een waarde voor de plaatsaanduiding hebt ingevoerd, blijft deze waarde in het document staan.
Om een groep plaatsaanduidingen te verwijderen:
- Vouw in het paneel Content placeholders het vervolgkeuzemenu voor de verbinding uit.
- Selecteer Plaatshouders verwijderen.
De plaatshouders worden verwijderd uit het paneel en het document. Als u al waarden hebt ingevoerd voor een van de plaatsaanduidingen, blijven deze waarden in het document staan.
Alle plaatshouderlocaties in een document weergeven
Om alle huidige placeholders die in een bestand worden gebruikt te bekijken, opent u het tabblad Locaties van het placeholders-paneel.
Het paneel Locaties begrijpen
- Aantal keren gebruikt: Het lichtblauwe getal naast elke placeholder geeft aan hoe vaak deze in het huidige document wordt gebruikt.
- Naam van de plaatshouder: De naam van de plaatshouder verschijnt op de eerste regel. ("Bedrijf" of "Stad" in het onderstaande voorbeeld)
- Sectienaam: De sectienaam verschijnt onder de plaatsnaam. ("Financieel overzicht" of "Herzien overzicht" in het onderstaande voorbeeld)
- Verborgen plaatsaanduidingen: Verborgen plaatsaanduidingen worden grijs weergegeven.
Plaatshouders voor zoeken, sorteren en filteren
Gebruik de werkbalk bovenaan het paneel om:
- Zoek plaatshouders op naam
- plaatshouders sorteren op naam of aantal locaties in het bestand
- Filter plaatshouders op sectie, zichtbaarheid of waardetype (d.w.z. verbonden gegevens, handmatige gegevens of null gegevens).
Naar een plaatsaanduiding springen
Klik op een plaatsaanduiding in het paneel Locaties om snel naar de locatie te springen waar deze in uw document verschijnt.
Dingen die u moet weten
Extra vragen
Plaatshouders voor inhoud: Veelgestelde vragen
Kopieerbewerkingen
Wanneer u een map kopieert die plaatsaanduidingen bevat:
- Als de plaatshouder-spreadsheet zich in de gekopieerde map bevindt: Alle placeholderverbindingen worden automatisch bijgewerkt om te verwijzen naar de nieuw gekopieerde spreadsheet in de doelmap.
- Als de plaatshouderspreadsheet zich niet in de gekopieerde map bevindt: Alle plaatshouderverbindingen blijven gekoppeld aan de originele spreadsheet, zonder dat deze verbindingen worden bijgewerkt.