Als uw bedrijf spreadsheets gebruikt - in plaats van Duurzaamheidsprogramma - om milieu-, maatschappelijke en bestuursgegevens (ESG) of duurzaamheidsgegevens te verzamelen, kunt u Processen gebruiken om de gegevensverzameling op gang te houden. Met Processen kunt u teamleden toewijzen om gegevens voor te bereiden en goed te keuren en hen automatisch op de hoogte brengen van hun taken via Spreadsheets.
Tip: Vanaf Sustainabillity Program kunt u eenvoudig werkruimte-leden toewijzen om metriekwaarden voor duurzaamheidsrapportage voor te bereiden en goed te keuren en de status van hun taken bij te houden. Meer informatie vindt u op Intro to Sustainability Program.
Stap 1. Taken toewijzen
Wijs in het paneel Taken van de spreadsheet werkruimte-leden aan voor elk onderwerp dat u wilt vrijgeven:
- Klik in het paneel Taken op Taak maken .
- Voer een titel en beschrijving voor de taak in, zoals details over de gegevens die moeten worden verzameld, en of de gegevens moeten worden verstrekt of beoordeeld.
- Selecteer in Vervaldatum wanneer de taak voltooid moet zijn.
Tip: Het proces stuurt automatisch herinneringen de dag vóór en de dag na de vervaldatum.
- Selecteer het werkruimte-lid om de taak uit te voeren.
- Selecteer in Locatie het blad van het onderwerp binnen de spreadsheet.
- Klik op Aanmaken.
Stap 2. Het proces starten
Om e-mailmeldingen naar de toegewezen taken te sturen, kan de eigenaar van de spreadsheet klikken op Uitvoeren op de werkbalk Bewerken van het proces. Terwijl het proces wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang van de taken controleren.
Tip: Wanneer het proces wordt uitgevoerd, verzendt het e-mail van notifications@app.wdesk.com. Als u geen melding ontvangt, controleer dan uw map Junk of Spam en voeg notifications@app.wdesk.com toe aan uw contactpersonen.
Stap 3. Gegevensverzamelingstaken voltooien
Wanneer het proces wordt uitgevoerd, stuurt het automatisch e-mails naar de gegevensvoorbereiders om hen op de hoogte te brengen van hun taken en details te geven over de gegevens die ze moeten verzamelen. Wanneer u deze melding ontvangt:
- Om de spreadsheet naar het gerelateerde onderwerp te openen, klikt u op Ga naar taak vanuit de e-mail.
- In de blauwe invoercellen:
- Voer de corresponderende gegevenswaarden handmatig in
- Waarden kopiëren/plakken vanuit de bron, bijvoorbeeld vanuit Microsoft® Word® of Excel®
- Indien van toepassing, voeg ondersteunende documentatie toe aan de invoercel.
- Nadat u alle gegevens en ondersteunende documentatie voor de taak hebt ingevoerd, klikt u op Voltooien in het paneel Taken van de spreadsheet voor gegevensverzameling.
Stap 4. Taken goedkeuren of terugsturen
Wanneer de gegevensvoorbereiders een taak voltooien, stuurt het proces automatisch een e-mail naar de gegevensgoedkeurder om hem/haar te laten weten dat de gegevens klaar zijn voor controle. Wanneer u deze melding ontvangt:
- Om de spreadsheet naar het gerelateerde onderwerp te openen, klikt u op Ga naar taak vanuit de e-mail.
- Controleer de waarden die de gegevensopsteller in de invoercellen heeft ingevoerd.
- Selecteer in het paneel Taken of u de taak wilt goedkeuren of retourneren.
Stap 5. Pas eventueel geretourneerde waarden aan
Als een gegevensgoedkeurder een taak retourneert, ontvangt de gegevensvoorbereider een e-mail met de melding dat hij zijn waarden moet bijwerken:
- Om de spreadsheet naar het gerelateerde onderwerp te openen, klikt u op Ga naar taak vanuit de e-mail.
- In het paneel Comments kunt u eventuele opmerkingen van de gegevensgoedkeurder bekijken.
- Pas de waarde waar nodig aan in de invoercel.
- Klik in het paneel Taken op Voltooien.