In dit artikel vindt u een gedetailleerd overzicht van hoe u uw ESEF-rapport zo goed mogelijk kunt voorbereiden, van begin tot eind.
Wij raden u aan de volgende stappen na uw onboarding uit te voeren om uw rapport zo goed mogelijk voor te bereiden op de komende ESEF-rapportageperiode. Deze stappen leiden u door elke fase van het indieningsproces en worden hieronder in een overzicht weergegeven:
- Maak een lijst van de Block-tags die je wilt gebruiken.
- Bespreek het iXBRL-zipbestand en de lijst met bloktags met uw auditor.
- Akkoord over het blokkeren van tags
- Werk uw Excel-sjabloon bij.
- Markeer wijzigingen en vraag een kaartupdate aan.
- Technische controle
- Testconversie met gecondenseerd PDF-rapport
- Controleer uw ESEF-tagging.
- Download het iXBRL zip-bestand
- Stuur het iXBRL-zipbestand op voor definitieve controle door de auditor.
- Upload het iXBRL-zipbestand naar uw lokale autoriteiten.
1. Maak een lijst van de bloktags die je wilt gebruiken.
Als je deze lijst nog niet hebt ingevuld van vorig jaar, is de eerste stap het maken van een lijst met de bloktags die je wilt gebruiken om je notities te taggen.
Om dit te doen:
- Neem je aantekeningen door (je kunt ook je aantekeningen van je vorige rapport gebruiken als je nieuwe rapport nog niet klaar is, aangezien aantekeningen zelden veel veranderen ten opzichte van het voorgaande jaar) en controleer welke ESEF-tags uit het tabblad "ESEF-tags" in de Excel-sjabloon je wilt gebruiken.
- Maak een lijst met alle tags die je voor je notities wilt gebruiken.
-
Afhankelijk van je tagmethode kun je voor de hypertaggingmethode het ESEF-hypertagsblad gebruiken of voor de TextSearch-methode het Notes-blad om de lijst te maken.
Hieronder vindt u enkele nuttige artikelen in dit verband:Voor hypertagging geldt het volgende: als de inhoud van een notitie niet kan worden gedekt door een van de bloktags in de lijst 'ESEF hypertags', raadpleeg dan de volledige ESEF-taxonomie om te zien of er een notitie-element bestaat dat de betekenis van uw notitie nauwkeurig weergeeft.
- Zodra je het notitie-element hebt gevonden, stuur dan een e-mail naar wkrt.support@workiva.com en wij maken een bloktag voor je aan. Als u ook in de volledige ESEF-taxonomie geen geschikt notitie-element kunt vinden, stuur ons dan een e-mail. Dan bekijken we of we een uitbreiding voor u moeten maken.
2. Controleer het iXBRL-zipbestand en de lijst met bloktags met uw auditor.
De tweede stap is het verzenden van het iXBRL-zipbestand (gemaakt op basis van uw vorige rapport) dat u na de onboardingbijeenkomst van ons hebt ontvangen, samen met uw lijst met blokkeertags, naar uw auditor. Het is belangrijk dat u het volledige zipbestand, ongeopend, verzendt. Uw auditor zal vervolgens het iXBRL-rapport beoordelen om eventuele opmerkingen of suggesties met betrekking tot de mapping en de technische aspecten van ESEF te bespreken. Ze zullen ook de door u voorgestelde block-tags beoordelen. Nadat u tot een definitieve overeenkomst bent gekomen over mogelijke wijzigingen in de mapping en/of het gebruik van Block-tags, en als Workiva een van deze wijzigingen moet herzien (bijvoorbeeld hoe bepaalde accounts worden gekoppeld aan de standaard ESEF-taxonomie), stuur dan een e-mail met uw opmerkingen, inclusief uw Excel-sjabloon en rapport ter referentie, naar wkrt.support@workiva.com . We zullen deze opmerkingen vervolgens bekijken en u onze feedback geven .
Als uw auditor het iXBRL-zipbestand wil bekijken met behulp van Workiva Report Tagging, kan hij/zij via deze link toegang krijgen.
Nadat u het iXBRL-zipbestand met uw auditor hebt doorgenomen (en eventuele wijzigingen zijn doorgevoerd), kunt u beginnen met de voorbereidingen voor uw volgende ESEF-rapport.
3. Overeenstemming bereiken over bloklabels
De derde stap is om met uw accountant af te spreken welke bloklabels voor welke van uw notities gebruikt moeten worden. Aangezien aantekeningen doorgaans niet veel veranderen ten opzichte van het voorgaande jaar, raden we u aan om (voordat uw volgende rapport klaar is) alvast te beginnen met het bepalen welke bloklabels u wilt gebruiken, gebaseerd op de aantekeningen uit uw vorige rapport.
Als u ontwerpers inschakelt voor het maken van uw PDF, raden wij u aan hen te vragen de bloktags, hypertags of gebieds- en tabeltags in het originele bronbestand (het originele bestand waarmee het bureau werkt) van uw aankomende rapport in te voegen. Op deze manier hoeft u uw hypertags of gebiedstags niet telkens opnieuw in te voegen wanneer u een nieuwe PDF-versie maakt vanwege wijzigingen in het rapport.
Voor een handleiding over het toevoegen van bloklabels aan uw rapport met behulp van hypertagging, raadpleegt u de hypertaggingmethode voor notities .
4. Werk uw Excel-sjabloon bij
De vierde stap is het bijwerken van uw Excel-sjabloon met alle relevante informatie uit uw meest recente financiële periode. Dit omvat algemene gegevens, mogelijk nieuwe, verwijderde of gewijzigde accounts, evenals het invoeren van uw nieuwe financiële cijfers.
Raadpleeg ' Uw Excel-sjabloon bijwerken voor een nieuw ESEF-rapportageseizoen' voor meer informatie over het bijwerken van uw Excel-sjabloon. Als je eerder hebt ingestemd met het opnemen en toesturen van je onboarding-sessie, kun je deze opname ook gebruiken om het proces voor het bijwerken van de Excel-sjabloon op te frissen.
5. Markeer wijzigingen en vraag een kaartupdate aan.
Markeer vervolgens alle wijzigingen die u in uw bijgewerkte Excel-sjabloon hebt aangebracht (nieuwe accounts, wijziging van labelnamen, enz.) in het geel, samen met een korte beschrijving van wat u precies hebt gewijzigd.
Stuur de bijgewerkte Excel-sjabloon met markeringen en opmerkingen en het rapport naar wkrt.support@workiva.com . We zorgen er vervolgens voor dat de kaart wordt bijgewerkt in overeenstemming met deze wijzigingen.
Wij raden u aan om alle wijzigingen die met betrekking tot de rekeningen in de jaarrekening moeten worden doorgevoerd, goed te keuren voordat u een e-mail naar Workiva stuurt. Zo bespaar je tijd doordat er niet steeds heen en weer gecommuniceerd hoeft te worden wanneer er ook maar één wijziging is doorgevoerd.
6. Technische controle
Zodra de financiële cijfers voor uw betreffende rapportageperiode gereed zijn, raden wij u ten zeerste aan uw Excel-sjabloon met deze cijfers bij te werken, zodat u de gegevens in uw ESEF-rapport technisch kunt controleren.
Om een degelijke technische controle uit te voeren, hebt u alleen uw bijgewerkte Excel-sjabloon nodig. Je hoeft je PDF-bestand op dit moment nog niet te uploaden. Deze controle helpt u potentiële problemen (zoals inconsistenties/fouten in de berekeningen in uw financiële overzichten) vroegtijdig in het ESEF-rapportageproces op te sporen.
Raadpleeg Hoe een technische controle uit te voeren voor een handleiding over het uitvoeren van een technische controle .
7. Testconversie met gecondenseerd PDF-rapport
Terwijl uw ontwerpers aan uw volledige PDF-rapport werken, kunt u hen, indien mogelijk, (voordat het rapport klaar is) vragen om alleen de pagina's met uw financiële overzichten. Voer de conversies uit met het 'verkorte' PDF-rapport en uw bijgewerkte Excel-sjabloon. Dit stelt u in staat om eventuele onverwachte fouten, enz. te zien die moeten worden gecorrigeerd voordat de volledige PDF is voltooid.
8. Controleer uw ESEF-tagging
Zodra uw volledige PDF (een concept is ook prima) klaar is, voert u een conversie uit met zowel de bijgewerkte Excel-sjabloon als uw volledige rapport. Ga naar het tabblad 'Viewer' om te controleren of alle labels correct geplaatst zijn. Raadpleeg het overzicht om mogelijke fouten, waarschuwingen, enz. te bekijken.
9. Download het iXBRL-zipbestand
Zodra u tevreden bent met de validatie van uw rapport en alle relevante informatie correct is getagd, kunt u uw iXBRL-zipbestand downloaden van Workiva Report Tagging.
Om uw iXBRL-zip-pakket te downloaden, klikt u eenvoudigweg op het ZIP-pictogram met het label "download zip" in de rechterbovenhoek onder het tabblad Overzicht :
Onthoud dat uw iXBRL-zipbestand uw ESEF-rapport is .
10. Stuur het iXBRL-zipbestand op voor definitieve controle door de auditor.
De volgende stap is het verzenden van het iXBRL-zipbestand naar uw auditor voor revisie van het definitieve ESEF-rapport (we raden aan dat de auditor gedurende het hele proces doorlopend revisies uitvoert).
Als uw auditor opmerkingen of suggesties heeft met betrekking tot uw iXBRL-zip-pakket die moeten worden behandeld, stuur dan een gedetailleerde beschrijving hiervan naar wkrt.support@workiva.com. Wij zullen deze bekijken en feedback geven. Voer na eventuele wijzigingen een nieuwe conversie uit om te controleren of de wijzigingen van kracht zijn. Stuur dit nieuwe iXBRL-zipbestand naar uw auditor voor een laatste controle.
11. Upload het iXBRL-zipbestand naar uw lokale autoriteiten.
Als er geen verdere suggesties of opmerkingen van de auditor zijn die moeten worden behandeld, upload dan het definitieve iXBRL-zipbestand (zorg ervoor dat het zipbestand ongeopend) aan uw lokale autoriteiten.
Als uw ESEF-rapport is goedgekeurd, heeft u uw rapport nu ingediend. Gefeliciteerd!
Vragen en hulp
Als u vragen heeft over de aangifteprocedure, kunt u contact opnemen met uw accountant en/of de plaatselijke autoriteiten.
Raadpleeg onze kennisbank voor eventuele vragen die tijdens de bovenstaande stappen kunnen ontstaan.
Voor verdere hulp kunt u een e-mail sturen naar wkrt.support@workiva.com met een gedetailleerde beschrijving van uw probleem en schermafbeeldingen. Deel ook uw Excel-sjabloon en -rapport ter referentie, dan helpen we u graag verder.