In dit artikel vindt u een gedetailleerde suggestie over hoe u uw ESEF-rapport op de best mogelijke manier kunt voorbereiden - van begin tot eind.
Wij raden u aan om de volgende stappen uit te voeren na uw onboarding om uw rapport zo goed mogelijk voor te bereiden voor de komende ESEF-rapportageperiode. Deze stappen leiden u door elke stap van het indieningsproces en staan hieronder in een overzicht:
Maak een lijst van de Block-tags die u wilt gebruiken
Controleer iXBRL zip-pakket + Block-tag lijst met uw accountant
Stem in met Block tags
Uw Excel-sjabloon bijwerken
Wijzigingen markeren en een mapping-update aanvragen
Technische controle
Test-conversie met verkort PDF-rapport
Controleer uw ESEF-tagging
Zip-pakket iXBRL downloaden
Stuur iXBRL zip-pakket voor laatste controle door accountant
IXBRL zip-pakket uploaden naar uw lokale autoriteiten
1. Maak een lijst van de block-tags die u wilt gebruiken
Als u deze lijst nog niet van vorig jaar hebt, is de eerste stap om een lijst te maken van de block-tags die u wilt gebruiken voor het taggen van uw notities. Om dit te doen, gaat u door uw aantekeningen (uw aantekeningen van uw vorige rapport kunnen ook gebruikt worden als uw nieuwe rapport nog niet klaar is, omdat aantekeningen zelden veel veranderen ten opzichte van het vorige jaar) en controleert u welke ESEF-tags van het blad "ESEF-tags" in de Excel-template u wilt gebruiken. Maak een lijst met alle tags die u voor uw notities wilt gebruiken. Afhankelijk van uw taggingmethode gebruikt u het ESEF hypertags-sheet voor de hypertaggingmethode of het Notes-sheet voor de TextSearch-methode om de lijst te maken. Hier vindt u enkele nuttige artikelen over dit onderwerp:
Als u voor hypertagging een notitie hebt waarvan de inhoud niet kan worden gedekt door blok-tags die in de "ESEF hypertags"-lijst staan, controleer dan de volledige ESEF-taxonomie om te zien of er een notitie-element bestaat dat de betekenis van uw notitie nauwkeurig kan dekken. Als u uw notitie-element hebt gevonden, schrijf dan een e-mail naar support@parseport.com en wij maken een block-tag voor u aan. Als u ook geen voldoende notitie-element kunt vinden in de volledige ESEF-taxonomie, schrijf ons dan een e-mail en we zullen uitzoeken of we een extensie voor u moeten maken.
2. Herzie iXBRL zip-pakket + Block-tags lijst met uw accountant
De tweede stap is om het iXBRL zip-pakket (gemaakt van uw vorige rapport) dat u van ons hebt ontvangen na de Onboarding vergadering, samen met uw Block-tags lijst, naar uw accountant te sturen. Het is belangrijk dat u het hele zip-bestand opstuurt, ongeopend. Uw accountant zal vervolgens het iXBRL-rapport doornemen om eventuele opmerkingen of suggesties met betrekking tot de mapping en de technische aspecten van ESEF te bespreken. Ze zullen ook de block-tags bekijken die u hebt voorgesteld om te gebruiken. Nadat u tot een definitieve overeenkomst bent gekomen over mogelijke wijzigingen in de toewijzing en/of het gebruik van Block-tags, kunt u, als ParsePort een of meer van deze wijzigingen moet herzien (bijv. hoe bepaalde accounts worden toegewezen aan de standaard ESEF-taxonomie), een e-mail met deze opmerkingen, inclusief uw Excel-sjabloon en rapport ter referentie, sturen naar support@parseport.com. Wij zullen deze opmerkingen dan bekijken en u onze feedback terugkoppelen
Als uw auditor het iXBRL zip-pakket wil bekijken met behulp van het ParsePort Platform, kan hij/zij toegang krijgen via deze link.
Nadat u het iXBRL zip-pakket met uw auditor hebt doorgenomen (en eventuele wijzigingen zijn doorgevoerd), kunt u beginnen met de voorbereidingen voor uw volgende ESEF-rapport.
3. Overeenkomen over bloktags
De derde stap is om met uw auditor af te spreken welke bloktags gebruikt moeten worden voor welke van uw notities. Aangezien aantekeningen normaal gesproken niet veel zullen veranderen ten opzichte van het voorgaande jaar, raden wij u aan om al te beginnen (voordat uw volgende rapport klaar is) met het proces om te beslissen welke bloktags u moet gebruiken voor de aantekeningen van uw vorige rapport. Als u ontwerpers gebruikt voor het maken van uw PDF, raden wij u aan hen te vragen de bloktags, hypertags of gebieds- en tabellabels in het oorspronkelijke bronbestand (het oorspronkelijke bestand waarmee het bureau werkt) in te voegen voor uw komende rapport. Hierdoor hoeft u uw hypertags of gebiedstags niet telkens opnieuw in te voegen wanneer u een nieuwe PDF-versie maakt vanwege wijzigingen in het rapport.
Klik op de volgende link om een handleiding te bekijken over hoe u block tag uw rapport kunt gebruiken met Hypertagging.
4.Werk uw Excel-sjabloon bij
De vierde stap is het bijwerken van uw Excel-sjabloon met alle relevante informatie van uw meest recente financiële periode. Dit omvat algemene gegevens, mogelijk nieuwe, verwijderde of gewijzigde rekeningen en het invoegen van uw nieuwe financiële cijfers.
Volg deze link voor meer informatie over het bijwerken van uw Excel-sjabloon. Als u er eerder mee hebt ingestemd dat uw onboardingsessie wordt opgenomen en naar u wordt verzonden, kunt u dit ook gebruiken om het proces van het bijwerken van de Excel-sjabloon op te frissen.
5.Markeer wijzigingen en vraag een mapping-update aan
Markeer vervolgens alle wijzigingen die u in uw bijgewerkte Excel-sjabloon hebt aangebracht (nieuwe accounts, wijzigingen in labelnamen, etc.) in het geel, samen met een korte beschrijving van wat u specifiek hebt gewijzigd. Stuur het bijgewerkte Excel-sjabloon met hoogtepunten en opmerkingen en het rapport naar support@parseport.com. Wij zullen er dan voor zorgen dat de mapping overeenkomstig deze wijzigingen wordt bijgewerkt.
Wij raden u aan om akkoord te gaan met alle wijzigingen die gemaakt moeten worden met betrekking tot de rekeningen in de financiële overzichten, voordat u een e-mail naar ParsePort stuurt. Op deze manier bespaart u tijd doordat u veel heen-en-weer-communicatie voorkomt telkens als er een wijziging is aangebracht.
6.Technische controle
Wanneer de financiële cijfers voor uw bepaalde rapportageperiode klaar zijn, raden wij u ten zeerste aan uw Excel-sjabloon met deze cijfers bij te werken om een technische controle van de gegevens in uw ESEF-rapport uit te voeren.
Om een technische controle uit te voeren, hebt u alleen uw bijgewerkte Excel-template nodig. U hoeft niet in dit stadium ook uw PDF te uploaden. Deze controle zal u helpen om potentiële problemen (zoals inconsistenties/fouten in de berekening van uw financiële overzichten) vroeg in het ESEF-rapportageproces te ontdekken.
Klik op hier om een handleiding te bekijken voor het uitvoeren van een technische controle.
7.Test-conversie met verkort PDF-rapport
Terwijl uw ontwerpers aan uw volledige PDF-rapport werken, kunt u hen, als dat mogelijk is, vragen (voordat het rapport klaar is) om alleen de pagina's met uw financiële overzichten. Voer conversies uit met het 'verkorte' PDF-rapport en uw bijgewerkte Excel-sjabloon. Zo kunt u eventuele onverwachte fouten enz. zien die moeten worden aangepakt voordat de volledige PDF klaar is.
8.Controleer uw ESEF-tag
Zodra uw volledige PDF (een concept is oké) klaar is, voert u een conversie uit met zowel de bijgewerkte Excel-sjabloon als uw volledige rapport. Navigeer naar het tabblad Viewer om te controleren of alle tags correct geplaatst zijn. Controleer de samenvatting om mogelijke fouten, waarschuwingen, enz. te zien.
9. Zip-pakket iXBRL downloaden
Zodra u tevreden bent met de validatie van uw rapport en alle relevante informatie correct getagd is, downloadt u uw iXBRL zip-pakket van het ParsePort Platform. Om uw iXBRL-zip pakket te downloaden, klikt u gewoon op het ZIP-icoontje met de tekst "download zip" in de rechterbovenhoek onder het tabblad Samenvatting
Vergeet niet dat uw iXBRL zip-pakket uw ESEF-rapport is.
10. Stuur het iXBRL zip-pakket naar uw auditor voor een laatste controle
De volgende stap is om het iXBRL zip-pakket naar uw auditor te sturen voor een revisie van het definitieve ESEF-rapport (wij raden aan om de revisie door de auditor gedurende het hele proces te laten doorgaan).
Als uw auditor opmerkingen of suggesties heeft met betrekking tot uw iXBRL-pakket, die moeten worden aangepakt, stuur dan een gedetailleerde beschrijving hiervan naar support@parseport.com en wij zullen deze bekijken en feedback geven. Voer na eventuele wijzigingen een nieuwe conversie uit om te zien of de wijzigingen van kracht zijn. Stuur dit nieuwe iXBRL-zip pakket naar uw accountant voor een laatste controle.
11. Upload het iXBRL zip-pakket naar uw lokale autoriteiten
Als er geen aanvullende suggesties of opmerkingen van de auditor nodig zijn, uploadt u het definitieve iXBRL zip-pakket (zorg ervoor dat het zip-pakket ongeopend is) naar uw lokale autoriteiten. Als uw ESEF-rapport goedgekeurd is, hebt u nu uw rapport ingediend. Gefeliciteerd!
Als u vragen hebt over het depotproces, raadpleeg dan uw accountant en/of uw lokale autoriteiten.
Raadpleeg onze kennisbank voor alle mogelijke vragen die tijdens een van de bovenstaande stappen kunnen ontstaan. Stuur voor verdere hulp een e-mail naar support@parseport.com met een gedetailleerde beschrijving van uw probleem, met schermafbeeldingen, en deel uw Excel-sjabloon en rapport ter referentie, en wij helpen u graag verder.