Workiva-ondersteuningscentrum

Met Wdata kunt u gegevens uit verschillende bronnen met elkaar verbinden en naar behoefte in plakjes en blokjes snijden voor analyse en rapportage in het Workiva-platform. To de financiële boekhouding - zoals saldi, inkomsten en cashflow - voor een bepaalde periode samen te vatten, kunt u proefbalansgegevens koppelen aan uw entiteits- en financiële toewijzingen om een financieel overzicht te maken.

Stap 1. Het toewijzen van financiële overzichten in Spreadsheets instellen

Om te beginnen, maakt u een spreadsheet om uw rekeningstelsel in kaart te brengen met een rollup van de posten en toelichtingen van uw financiële overzichten. Voeg minimaal een blad toe met kolommen voor:

• Rekeningnummer
• Rekeningnaam
• Post op de jaarrekening, zoals Onroerende zaken en bedrijfsmiddelen, Geldmiddelen en kasequivalenten, en Uitgestelde opbrengsten.
• Financiële overzichten, om meer details te geven over een post; een post Onroerende zaken en bedrijfsmiddelen kan bijvoorbeeld informatie bevatten over Grond, Gebouw, Meubilair, Leases, enzovoort.
• Jaarrekening type, zoals Inkomstenrekening of Balans.
• Rapporteringsteken-positief of negatief- voor respectievelijk inkomsten of uitgaven.

Stap 2. Proefbalans- en entiteitsgegevens exporteren vanuit uw bronnen

Naast het in kaart brengen van het financiële overzicht, hebt u het volgende nodig:

• Een proefbalans van grootboekrekeningen, inclusief waarden en het fiscale jaar en de periode
• Een entity mapping met de ID's, namen en groepen van uw financiële rekeningen

Voordat u deze gegevens in Wdata kunt invoeren, moet u ze eerst uit uw registratiesystemen halen. Een van de gemakkelijkste manieren is om deze gegevens gewoon te exporteren als CSV-bestanden (comma-separated values).

Tip: In plaats van te exporteren vanuit uw recordsysteem, kunt u ook ketens bouwen om automatisch gegevens rechtstreeks vanuit oplossingen in een tabel te trekken.

Stap 3. De gegevens aan tabellen toevoegen

Om de gegevens in Wdata te krijgen, maakt een tabel gebaseerd op elk CSV-bestand. Om een tabel aan te maken, klikt u op Create, en selecteert u Table, uploadt u de CSV en stelt u de namen, ID's en gegevenstypes van de kolommen in. 

• Selecteer voor de proefbalans een Tabeltype of Fact, omdat de gegevens zullen blijven groeien op basis van toekomstige activiteiten.
• Selecteer voor de entiteitmapping een Tabeltype van Dimensie, aangezien deze relationele gegevens bevat.

Een tabel maken op basis van de financiële overzichten die in Spreadsheets zijn gemaakt:

1. Klik in Wdata Home op Create, Table.
2. Voer een unieke naam en beschrijving in om de tabel te helpen identificeren.
   
3. In Tabeltype, selecteert u Dimensie.
4. Selecteer in Map waar u de tabel in Home wilt opslaan. 
5. Klik voor elke kolom in het blad op Kolom toevoegen en stel de naam, beschrijving, ID en het type in. Selecteer voor de kolom met het rekeningnummer Key om aan te geven dat deze unieke waarden bevat.
6. Klik op Tabel aanmaken.
7. Klik in het paneel Datasets op Dataset toevoegen en selecteer Spreadsheet.
   
8. Zoek naar de spreadsheet voor het in kaart brengen van financiële overzichten, en voeg deze toe als dataset. Wanneer u de dataset toevoegt, selecteert u Verbinden met blad om de tabel eenvoudig bij te werken op basis van wijzigingen in het blad.

Stap 4. Maak een query op basis van de gegevens

Om de gegevens in plakjes en blokjes te verdelen en de financiën van uw entiteitkoppelingen te analyseren, maakt een query met de tabellen als bronnen:

1. Op het tabblad Fields, kiest u welke kolommen uit de tabellen u wilt opnemen in de queryresultaten voor een financieel overzicht:
   
   
   • Van de proefbalans, neem het fiscale jaar, de fiscale periode en de waarde op.
   • Van de financial statement mapping, neem de regel van de jaarrekening, de informatieverschaffing en het type op. 
2. Om de gegevens uit de tabellen te combineren, gaat u naar het tabblad Relaties :
   • Verplaats de kolom Rekening-ID uit de gegevens van de proefbalans en de mapping van het financiële overzicht, en voeg de tabellen samen om alle gegevens van de proefbalans en alleen de overeenkomende rekening-ID's uit de mapping op te nemen.
   • Verplaats de kolom Entity ID uit de proefbalansgegevens en de entiteit-toewijzing, en voeg de tabellen samen om alle gegevens uit de proefbalans en alleen de overeenkomende entiteit-ID's uit de toewijzing op te nemen.
3. Op het tabblad Sort selecteert u op welke velden u de resultaten wilt sorteren, in oplopende of aflopende volgorde.

Stap 5. Parameterwaarden aanmaken

Om u te concentreren op verschillende entiteiten of tijdsperioden waarin de query wordt uitgevoerd, gebruikt u filters op basis van parameterwaarden. In het paneel Parameters voegt u parameters voor de entiteitnaam, het huidige jaar en de huidige periode toe aan de query:

• Als de eigenaar van uw werkruimte een globale parameter voor een van deze waarden heeft ingesteld, klikt u op Toevoegen, Globale parameter selecteren en selecteert u de parameter die u aan de query wilt toevoegen.
• Anders, om een nieuwe parameterwaarde aan de query toe te voegen, klikt u op Toevoegen, Nieuwe parameter maken, en de parameter instellen. Om berekeningen mogelijk te maken, voegt u de parameter voor het huidige jaar of de huidige periode toe met een type geheel getal.

Stap 6. De queryfilters instellen

Nadat u de parameters aan de query hebt toegevoegd, voegt u op het tabblad Filters filters toe voor entiteit, huidig jaar, vorig jaar en huidige periode. Om een filter toe te voegen, verplaatst u de kolom van Sources naar het tabblad Filters, selecteert u de operator en voert u de parameterwaarde in of selecteert u deze op het tabblad Filter Properties.

Nadat u de filters hebt toegevoegd, stelt u de volgorde van bewerkingen in de formulebalk in. In de formule wordt elk filter genummerd op basis van zijn volgorde op het tabblad Filters; in de hier vermelde volgorde verschijnt het filter voor het vorige jaar bijvoorbeeld als {1}, het filter voor het huidige jaar als {2}, enzovoort. Als u wilt dat het financiële overzicht activiteiten bevat van het vorige jaar of het huidige jaar en periode, voor een specifieke entiteit, voert u in:

{1} OF ({2} EN {3}) EN {4}

Stap 7. De query koppelen aan een spreadsheet

Om de gegevens te verspreiden in het Workiva platform, opent u in Spreadsheets het blad dat u wilt verbinden met de query en verbindt u de query vanuit het Wdata Connections rechterpaneel. U kunt de query bijvoorbeeld koppelen aan een rapporteringswerkmap die wordt gebruikt om financiële overzichten en andere uitvoer te maken. Nadat u de query aan een blad hebt gekoppeld, kunt u de gegevens ook aan documenten en presentaties koppelen.

Om het blad bij te werken met de laatste queryresultaten:

1. Selecteer in het paneel Wdata Connections de verbinding van het blad onder From Wdata.
   
2. Werk de parameters van de verbinding bij met de entiteit, het boekjaar en de periode waarover gerapporteerd moet worden.
3. Klik op Toepassen & Vernieuwen.