Workiva-ondersteuningscentrum

This article is for:

• Next Gen Files

Om in realtime samen te werken, moeten alle gebruikers toegang hebben tot uw document. Elk toegangsniveau – eigenaar, bewerker of kijker – geeft medewerkers een bepaalde mate van toegang om uw bestand te bewerken of ermee te interageren.

Opmerking: Alleen machtigingen voor een bestand hebben is mogelijk niet voldoende om actie op een bestand uit te voeren als er geen specifieke rol is toegekend. Controleer goed je rollen.Voor meer informatie, zie Rollen begrijpen.

Overzicht van machtigingen

Toestemmingsstructuur

Om een ​​Workiva-bestand te bekijken of te bewerken, moet u toegangsmachtiging hebben voor het document, de spreadsheet of de presentatie als geheel. Documenteigenaren kunnen vervolgens specifieke weergave-/bewerkings-/eigenaarsrechten instellen voor afzonderlijke onderdelen van een document. 

Opmerking: Als de Bestandstoegang instelling is ingeschakeld in de werkruimte-instellingen (standaard ingeschakeld), kunnen gebruikers toegang tot bestanden aanvragen om te bekijken of te bewerken, zelfs als ze daar geen machtigingen voor hebben. De eigenaren van de bestanden kunnen de verzoeken om toegang tot de bestanden vervolgens goedkeuren of afwijzen. Werkruimtebeheerders kunnen deze instelling desgewenst uitschakelen.

Zodra een persoon of groep de rechten heeft gekregen om een ​​Workiva-bestand (document, spreadsheet of presentatie) te bekijken, bewerken of er eigenaar van te zijn, hebben machtigingen op sectieniveau voorrang op machtigingen op documentniveau, terwijl machtigingen die aan individuele gebruikers zijn toegekend voorrang hebben op machtigingen op groepsniveau. Bovendien betekent het hebben van toegang tot bepaalde gedeeltes van een bestand —maar niet tot het bestand zelf— niet dat ze ook daadwerkelijk toegang krijgen tot die gedeeltes.

Laura heeft bijvoorbeeld leesrechten gekregen voor de gehele spreadsheet, leesrechten voor Blad1 en bewerkingsrechten voor Blad3. Ze kan Blad1 bekijken en Blad3 bewerken, maar Blad2 niet zien of bewerken. Katie heeft bewerkingsrechten voor Blad4 en Blad3, maar omdat ze geen rechten heeft voor Voorbeeldblad #2 als geheel, kan ze geen van beide bladen bekijken of bewerken.

Standaardmachtigingen

Wanneer je een bestand aanmaakt, word je standaard automatisch als eigenaar van het bestand aangewezen. Geen enkele andere medewerker of groep krijgt toegang. Als eigenaar van het bestandkunt u het toegangsniveau van deze groepen wijzigen via de Machtigingseditor. Lees meer over het bijwerken van bestandsrechten.

Machtigingen in gekopieerde bestanden

Wanneer je een document kopieert, behoudt het nieuwe document de machtigingen van het originele bestand. Het handmatig instellen van machtigingen in het nieuwe bestand zal echter de oorspronkelijke machtigingen overschrijven.

Machtigingen in groepen

Als uw werkruimte groepen bevat, kunt u via de machtigingeneditor machtigingen instellen voor de hele groep. Zodra je machtigingen voor een groep hebt ingesteld, kun je op elk moment gebruikers aan de groep toevoegen of verwijderen. Hun machtigingen worden dienovereenkomstig bijgewerkt. Leer meer over het gebruik van groepen.

Als een gebruiker lid is van een groep maar individueel een ander machtigingsniveau heeft, behoudt hij of zij dat individuele machtigingsniveau (bijvoorbeeld een gebruiker die is ingesteld als 'Editor' maar ook lid is van een groep met 'Owner'-machtigingen, behoudt nog steeds de machtigingen van Editor).

Hoe overlappende machtigingen werken

Over het algemeen geldt dat wanneer twee machtigingen elkaar overlappen, de machtiging met de hoogste prioriteit voorrang heeft.

Deze regel is echter alleen van toepassing wanneer machtigingen op hetzelfde niveau zijn toegekend. Als een gebruiker bijvoorbeeld lid is van meerdere groepen met expliciete machtigingen voor hetzelfde gedeelte, geldt de hoogste machtiging.

Een specifiekere, directe toestemming heeft altijd voorrang op een bredere, algemene toestemming, ongeacht het toestemmingsniveau:

• Individueel boven groep: Een machtiging die direct aan een individuele gebruiker is toegewezen, heeft voorrang op elke machtiging die deze gebruiker via een groep ontvangt.
• Sectie boven document: Een machtiging die direct aan een documentsectie is toegewezen, overschrijft machtigingen die van het bovenliggende document zijn overgenomen.

Opmerking: Als een gebruiker deel uitmaakt van een groep met expliciete machtigingen, maar een eigenaar verwijdert handmatig de individuele machtigingen van die gebruiker, verliest de gebruiker de toegang tot het document.

Je kunt ook tegelijkertijd machtigingen instellen voor meerdere gebruikers en secties. Voor meer informatie over het gebruik van de geavanceerde machtigingseditor, zie Geavanceerde machtigingen.

Raadpleeg de onderstaande tabellen om te ontdekken wat gebruikers op elk toegangsniveau kunnen doen.

Toegangsniveaus

Eigenschappen wijzigen

Documenten bewerken

Bijlagen

Samenwerken