Er zijn twee soorten herinneringen voor taken: automatische taakherinneringen en handmatige taakherinneringen. Geautomatiseerde taakherinneringen worden automatisch en volgens een schema naar contactpersonen gestuurd, terwijl handmatige taakherinneringen handmatig worden verstuurd wanneer u contactpersonen wilt herinneren aan taken die ze misschien vergeten zijn.
Opmerking: Als u handmatig herinneringen voor taken op basis van processen wilt verzenden, zie Herinneringen verzenden in processen.
Geautomatiseerde taakherinneringen
Standaard worden automatische herinneringen met standaardinhoud drie dagen voor, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de taak via e-mail verzonden. U kunt er echter voor kiezen om helemaal geen automatische herinneringen te versturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften.
Opmerking: U kunt momenteel alleen uw geautomatiseerde herinneringen aanpassen terwijl u taken aanmaakt vanuit Home. Als u de automatische herinneringen voor taken die u in een bestand hebt aangemaakt wilt aanpassen, kunt u dit doen door de taak te bewerken op het tabblad Taken in Begin.
Opmerking: U kunt maximaal drie geautomatiseerde herinneringen voor een bepaalde taak hebben.
U kunt automatische taakherinneringen aanpassen vanaf het tabblad Taken in Begin:
- Klik bij het maken of bewerken van een taak, afhankelijk van het type herinneringen dat u wilt aanpassen, op de vervolgkeuzelijst Herinneringen aan geadresseerde of Herinneringen aan goedkeurder en selecteer Aangepast.
- Kies voor elke geautomatiseerde herinnering in de sectie E-mailherinneringen de E-mailplanning voor wanneer de e-mailherinnering naar de opdrachtnemer of goedkeurder wordt verzonden. Herinneringen worden één keer per dag verstuurd volgens dat schema op de door u aangegeven tijd in het gedeelte Taakdetails.
- Vul in de e-mail Onderwerp en Inhoud in. U kunt zien hoe de herinnering eruit zal zien in het Voorbeeld rechts.
- U kunt op het menupictogram klikken om Herinneringen verwijderen of Herinneringen dupliceren.
- Klik op Opslaan rechtsboven om uw aangepaste geautomatiseerde herinneringen op te slaan.
Handmatige taakherinneringen
Om handmatig een taakherinnering te verzenden:
- Zoek de taak in uw lijst Taken in Begin of in het Taken rechterpaneel in een bestand.
- Klik in Taakstappen op het menu met de drie puntjes naast de opdracht waarvoor u een herinnering wilt verzenden en klik op Herinnering verzenden. U kunt ook op het menu met de drie puntjes naast de titel van de taak klikken en Herinnering verzenden selecteren.
- Zodra u klikt op Herinnering verzenden, wordt er een herinneringse-mail naar alle bestemmelingen verzonden.