Nadat je een rapport gekoppelde bestanden hebt uitgevoerd, zijn er een paar extra opties om gekoppelde bestandsdetails te bekijken en ermee te werken. Voor individuele bestanden in het rapport kun je een spreadsheet maken van alle links in dat bestand. Je kunt ook een lijst downloaden van alle gekoppelde bestanden in het rapport. Je kunt de bestandslijst gebruiken wanneer je overgang gebruikt om specifieke bestanden te kiezen om wel of niet mee te nemen in de overgang.
Een bestandslijst downloaden
Wanneer je een rapport met gekoppelde bestanden uitvoert, kun je ervoor kiezen om een .csv-bestand te downloaden met een lijst van alle gekoppelde bestanden, samen met aanvullende details.
Een bestandslijst downloaden:
- Open een rapport met gekoppelde bestanden.
- Klik op Exporteren en selecteer Bestandslijst (.csv).
- Het bestand wordt automatisch gedownload naar je computer.
Nadat het downloaden is voltooid, kun je het .csv-bestand openen op je computer of importeren in een spreadsheet in Workiva.
Kolombeschrijvingen
- Bestandsnaam bevat de naam van het gekoppelde bestand.
- Bestandstype laat je het type bestand zien, zoals een spreadsheet of document.
- Categorie geeft het type linkrelatie weer.
- Binnen geeft aan dat een bestand zich bevindt in de bestanden die je hebt geselecteerd.
- Buiten geeft aan dat een bestand zich niet in de geselecteerde bestanden bevindt en een bronlink bevat die nodig is voor de geselecteerde bestanden.
- Afhankelijke geeft aan dat een bestand zich niet bevindt in de bestanden die je hebt geselecteerd en een bestemmingskoppeling bevat die afhankelijk is van waarden in de geselecteerde of externe bestanden.
- Document ID bevat het specifieke bestands-ID.
- Created Date toont de datum waarop het bestand werd aangemaakt.
- Last Modified toont de datum waarop het bestand voor het laatst is gewijzigd.
- Bestands-URL geeft een directe link naar het bestand.
- Include wordt gebruikt om aan te geven of je het bestand wilt opnemen wanneer je de bestandslijst gebruikt voor de overgang.
Gelinkte bestanden exporteren
Vanuit het Linked Files Report kunt u bestanden exporteren als een Wdesk-bestand (.tar.gz) dat u vervolgens kunt gebruiken om te importeren in een werkruimte. Wanneer u bestanden exporteert vanuit het rapport Gekoppelde bestanden, kunt u ervoor kiezen om specifieke bestanden op te nemen of uit te sluiten, samen met verschillende exportopties.
Als je bestanden uitsluit van de export, wordt hier uitgelegd hoe links worden behandeld:
- Bronlinks in tekst worden bewaard
- Bronlinks in tabellen worden verwijderd als alle bestemmingslinks in uitgesloten bestanden staan
- Bestemmingslinks naar bestandsdocumenten worden verwijderd
Bestanden exporteren:
- Open een rapport met gekoppelde bestanden.
- Klik op Exporteren en selecteer Wdeskbestand (.tar.gz).
- Selecteer vervolgens exportinstellingen en bekijk welke bestanden je wilt exporteren. Om een bestand uit te sluiten, verwijder je het vinkje uit het vakje ernaast.
- Klik op Exporteer om te voltooien.
Als je je export wilt downloaden, ontvang je een e-mail wanneer de export is voltooid of kun je op downloaden klikken in de melding rechtsonder.
Een lijst met bestandskoppelingen bekijken
Je kunt een lijst bekijken met alle koppelingen voor een specifiek bestand. Dit is handig als je de totale lijst van alle links in een bestand wilt bekijken.
Om linkdetails voor een individueel bestand te bekijken:
- Zoek een bestand in je gekoppelde bestandsrapport.
- Plaats je cursor op het bestand.
- Klik op Spreadsheet van bestandskoppelingen maken in het vervolgkeuzemenu.
- Nadat het is gemaakt, klikt u op Rapport openen in de melding rechtsonder.
- Je kunt dan een spreadsheet bekijken met alle koppelingen voor dat bestand.