Workiva-ondersteuningscentrum

Workiva's Evergreen roll forward, ook wel bekend als Copy to Archive, is de aanbevolen methode om rapportagebestanden over verschillende perioden te bewaren. Na het afronden van een rapportageperiode maakt u een gearchiveerde kopie en werkt u voor de volgende periode verder in uw originele bestanden. Dit bewaart de revisiegeschiedenis in uw actieve bestanden en stelt u in staat rapportageperioden te vergelijken aan de hand van mijlpalen en referentiewaarden.

Omdat uw bestanden actief blijven, hoeft u de Wdata-verbindingen niet bij te werken of hyperlinks weer te geven wanneer u naar een nieuwe periode overgaat.

Voor documenten met XBRL moet u eerst dit proces voltooien en vervolgens de XBRL-datums bijwerken .

Stap 1: Rond uw bestanden af.

Voordat u verdergaat, dient u het volgende te doen om een ​​nette eindversie voor de rapportageperiode vast te stellen.

1. Open elk bestand in de map afzonderlijk. Dit omvat documenten, presentaties, spreadsheets en gangbare teksten.
2. Zorg ervoor dat alle bijgehouden wijzigingen in alle werkbestanden zijn geaccepteerd of afgewezen.
3. Controleer of alle opmerkingen zijn verwerkt.
4. Zorg ervoor dat alle links vanuit uw document, spreadsheet en algemene tekstbestanden zijn gepubliceerd.
5. Voer een documentcontrole uit voor elk bestand en los eventuele problemen op.
6. Voer een rapport met gekoppelde bestanden uit voor de map om te bevestigen dat alle verwachte gekoppelde bestanden aanwezig zijn voordat u verdergaat.

Stap 2: Na het voltooien van een bestand

1. Maak in elk bestand een mijlpaal aan om de definitieve versie te markeren voordat u het bestand archiveert.
   • Selecteer in het paneel Geschiedenis het vervolgkeuzemenu en kies 'Mijlpaal maken' voor de meest recente revisie.
   • Hernoem de mijlpaal zodat deze de rapportageperiode en versie weerspiegelt, met behulp van een consistente naamgevingsconventie. Bijvoorbeeld: Q1 2025 zoals ingediend , Q1 2025 definitief ondertekend/verspreid . Lees meer over mijlpalen .
2. Nadat het bestand is verspreid of gearchiveerd, verwijdert u alle toegepaste filters voordat u de map kopieert. Dit zorgt ervoor dat de gekopieerde bestanden de volgende rapportagecyclus starten met alle inhoud zichtbaar.

Stap 3: Controleer of de map gereed is.

Kopieer de map, niet de afzonderlijke bestanden. Zorg ervoor dat alle gekoppelde documenten in de map zijn opgenomen voordat u verdergaat, anders worden de links niet correct bewaard in de gekopieerde bestanden.

Het is aan te raden submappen aan te maken om uw bestanden georganiseerd te houden, ook na meerdere back-uprondes. Om een ​​submap aan te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u 'Nieuwe submap ' in het menu.

U kunt bijvoorbeeld een hoofdmap voor het jaar aanmaken met submappen voor elke rapportageperiode.

Stap 4: Kopieer een map

Door een map te kopiëren, worden kopieën van de inhoud gemaakt zonder de originele bestanden te wijzigen. De koppelingen tussen bestanden die samen zijn gekopieerd, blijven behouden. Links naar bronbestanden buiten de map zijn afhankelijk van de kopieerinstellingen die u kiest.

Let op: alleen Workspace Owners, Content Managers en Copy Managers kunnen bestanden kopiëren.

1. Selecteer vanuit het startscherm ' Bestanden ' .
2. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt doorrollen en selecteer Kopiëren . 
   
3. Controleer of de bestandsverdeling alle bestanden bevat die u wilt overzetten en klik op Volgende .

4. In de kopieerinstellingen kunt u selecteren wat u met de gekopieerde bestanden wilt meesturen en bij Locatie kunt u kiezen waar u de gekopieerde bestanden wilt opslaan.

   Let op: als uw bijgevoegde bestanden automatiseringen bevatten, worden deze automatisch in de kopie opgenomen. Om fouten in de gekopieerde automatiseringen te verminderen, voeg je alle andere benodigde informatie toe om je automatiseringen te laten werken.

   

5. Schakel koppelingen en procesverwijzingen uit.

   Let op: bestanden die binnen dezelfde mapstructuur aan elkaar gekoppeld zijn, blijven behouden in de kopieën. Deze instelling heeft alleen invloed op links naar bestanden buiten de map.

6. Verbindingen deselecteren.

   Let op: Als u de verbindingen uitschakelt, worden gegevens in uw gearchiveerde bestanden niet vernieuwd zonder de verbindingen met uw oorspronkelijke bestanden te verwijderen. Als u gebruikmaakt van placeholder-koppelingen voor inhoud, controleer deze dan in de gearchiveerde kopieën voordat u de actieve bestanden voor de volgende periode bijwerkt.

   

7. Stel onder Locatie-instellingen de nieuwe mapnaam in zodat deze aangeeft dat de map historische bestanden bevat.

   

8. Voor de locatie kunt u kiezen uit de volgende opties:
   • Selecteer de map van het huidige jaar en kwartaal; deze wordt de hoofdmap voor het archief.
   • Selecteer 'Een bestemmingsmap maken' , geef de kopie een titel die aangeeft dat het een archiefbestand is en kies de bovenliggende map voor het einde van het jaar. Hernoem vervolgens de live-map in Bestanden .
9. Selecteer Kopiëren .

Het kopiëren zal op de achtergrond plaatsvinden. Je ontvangt een melding en een e-mail zodra het klaar is.

Let op: eventuele wijzigingen in de machtigingen die vóór het kopiëren zijn aangebracht, worden overgenomen in het gekopieerde bestand.

Stap 5: Uw bestanden bijwerken en controleren

Nadat het kopiëren is voltooid, hernoemt u alle bestanden en vergrendelt u vervolgens uw gearchiveerde bestanden.

Let op: u kunt bestanden alleen een unieke naam geven.

1. Navigeer naar uw oorspronkelijke Evergreen-bestanden, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Naam wijzigen ' om de nieuwe rapportageperiode weer te geven.
2. Navigeer naar uw gekopieerde bestanden, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Naam wijzigen' om de vorige rapportageperiode weer te geven.

3. Klik met de rechtermuisknop op elk bestand in de archiefmap en selecteer 'Bewerken vergrendelen' om te voorkomen dat de historische bestanden worden gewijzigd.
   

   Opmerking: Bewerken vergrendelen voorkomt directe bewerkingen van de inhoud, maar voorkomt niet dat wijzigingen via bestemmingslinks in andere bestanden worden doorgevoerd. Controleer of uw gearchiveerde bestanden geen links bevatten naar actieve bronnen die de historische inhoud zouden kunnen wijzigen.

4. Controleer of alle verwachte bestanden in de kopie zijn opgenomen.
5. Ga terug naar uw oorspronkelijke Evergreen-map en open het primaire spreadsheet om de datums voor de nieuwe rapportageperiode bij te werken. Publiceer de wijzigingen nadat ze zijn beoordeeld.
   
6. Controleer uw documenten om er zeker van te zijn dat alle datums aan elkaar gekoppeld zijn en zijn doorgevoerd naar de nieuwe rapportageperiode. Als je bijvoorbeeld van het tweede naar het derde kwartaal doorrekent, controleer dan of zes maanden is veranderd in negen maanden, of het tweede kwartaal is veranderd in het derde kwartaal, enzovoort.
7. Controleer of de datums op de handtekeningenpagina's en bijlagen zijn bijgewerkt.
8. Werk de hyperlinks indien nodig bij. Als er geen nieuwe wijzigingen in de hyperlinks zijn, sla deze stap dan over.
9. Controleer de documentstatus .
10. Begin met de bewerkingen voor de volgende les.