Met de functie 'Rolling forward' kunt u een set documenten kopiëren waarbij de links behouden blijven, in plaats van telkens nieuwe versies te maken en te koppelen. Wanneer je verdergaat, gebruik je een map met alle documenten die je wilt toevoegen.
Voor documenten met XBRL gebruikt u deze procedure nog steeds om de bestanden in uw map te updaten. Zodra dat gedaan is, kunt u XBRL-datums vooruitrollen.
Stap 1: Maak een map aan
Als beste werkwijze raden we aan een submap aan te maken om uw bestanden georganiseerd te houden nadat u meerdere keren een back-up hebt gemaakt. Om een submap te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u Nieuwe submap in het menu.
U kunt bijvoorbeeld een submap met de naam '2020' aanmaken in uw hoofdmap met financiële gegevens om uw kwartaalrapporten voor het jaar in op te slaan.
We raden ook aan om een primaire spreadsheet aan te maken met alle datums die in uw bestanden voorkomen en vanuit die hoofdspreadsheet naar elk van deze datums te linken. Op deze manier kunt u al uw datums in één keer bijwerken (lees meer over Koppelen).
Je kunt ook datums in een deel van een document instellen en vervolgens in de rest van het document naar die datums linken.
Zorg ervoor dat alle gekoppelde documenten in de map zijn opgenomen voordat u verdergaat, anders werken de links in de gekopieerde bestanden niet correct.
Stap 2: Kopieer een map
Door een map te kopiëren, worden kopieën gemaakt van alle bestanden in de map en worden de gekoppelde gegevens bijgewerkt zonder de originele bestanden te wijzigen.
Opmerking: U moet een werkruimte-eigenaar zijn om een map te kopiëren.
- Vanuit Home, selecteer Files .
- Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt doorrollen en selecteer Kopiëren.
- Zorg ervoor dat de map alle documenten bevat die u wilt doorzetten en klik op Volgende.
- Selecteer wat er in uw exemplaar moet worden opgenomen.
Opmerking: Als uw bijgevoegde bestanden automatiseringen bevatten, worden deze automatisch in de kopie opgenomen. Om fouten in de gekopieerde automatiseringen te minimaliseren, moet u ervoor zorgen dat u alle andere benodigde informatie toevoegt om uw automatiseringen correct uit te voeren.
- Selecteer onder Linkinstellingen Kopieën maken van alle bronbestanden. Hierdoor kunt u de datums in uw gekoppelde bestanden bijwerken zonder de datums in uw originele bestanden te wijzigen.
Opmerking: De optie Verbindingen onder Kopiëren bevat wordt alleen weergegeven als u de FSA/Wdata-oplossing gebruikt.
- Wijzig de naam van uw map zodat deze de gewenste periode weergeeft.
- Voor Locatie, selecteer de submap die je in de vorige stap hebt gemaakt.
- Klik op Kopiëren.
Opmerking: Alle wijzigingen die u vóór het kopiëren van een map aan de bestandsrechten aanbrengt, worden overgenomen in het gekopieerde bestand.
Het kopiëren van de map kan enkele minuten duren, maar u kunt Workiva tijdens het kopiëren gewoon blijven gebruiken. Je ontvangt een melding en een e-mail zodra je gekopieerde map klaar is.
Stap 3: Uw bestanden bijwerken en controleren
Nadat het kopieerproces is voltooid, dient u de benodigde datumgegevens bij te werken om uw bestanden te synchroniseren. U kunt documentstatusfouten tegenkomen als datums en hyperlinks niet worden bijgewerkt.
Ten eerste kunt u uw bestanden hernoemen vanuit Home door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en Rename te selecteren. Met deze optie kunt u snel uw bestandsnamen aanpassen aan de huidige periode (bijvoorbeeld Q1 in Q2).
Vervolgens moet u de inhoud van uw afzonderlijke bestanden bijwerken.
- Open het hoofdbestand en werk de gekoppelde datums bij.
- Controleer uw documenten om er zeker van te zijn dat alle datums aan elkaar gekoppeld zijn en zijn doorgevoerd naar de nieuwe rapportageperiode. Als je bijvoorbeeld van het tweede naar het derde kwartaal doorrekent, controleer dan of zes maanden is veranderd in negen maanden, of het tweede kwartaal is veranderd in het derde kwartaal, enzovoort.
- Controleer of de datums op de pagina met handtekeningen en de bijlagen zijn bijgewerkt.
- Werk de hyperlinks indien nodig bij.
- Controleer de Documentstatus.