Met query's kunt u gegevens uit meerdere bronnen samenvoegen en in partjes verdelen voor analyse en rapportage. In dit voorbeeld combineert u proefbalansgegevens met tabellen met rekening- en entiteitsdimensies om transacties voor elke rekening en entiteit te analyseren.
Opmerking: Als u dit nog niet hebt gedaan, bekijk dan Aan de slag met tabellen om de tabellen te maken die in deze oefening worden gebruikt.
Afhankelijk van uw bekendheid met gestructureerde querytaal (SQL), kunt u een query maken met behulp van een drag-and-drop query builder of een syntaxis-editor; in dit voorbeeld gebruikt u Builder .
Stap 1. Bepaal uw gegevensbronnen
Bedenk voordat u aan uw query begint welke gegevens u moet opnemen voor specifieke analyse- of rapportagevereisten. Uw query kan gegevens bevatten die u opent in uw Workiva werkruimte als tabellen of spreadsheets. In dit geval gebruikt u de drie tabellen die u in de eerdere oefening hebt gemaakt:
- TB Data, voor de proefbalansinformatie
- DIM FS-toewijzing, voor de toewijzing van de financiële rekening
- DIM Entiteit, voor de entiteitmapping
Stap 2. Maak de query en voeg de gegevens toe
Nu u weet wat u wilt opnemen, maakt u de query en voegt u de gegevens van de tabellen toe:
- Ga naar Wdata Home, klik op Create , en selecteer Query .
- Klik in het paneel Bronnen op Nieuwe bron en selecteer Tabel.
- Selecteer de tabellen die u wilt opnemen - in dit geval alle tabellen in de map Demo Get Started - en klik op Toevoegen.
Opmerking: In het paneel Sources kunt u kiezen uit alle tabellen of spreadsheets waarvan u minstens Viewer bent.
Stap 3. Relaties tussen de bronnen maken
Aangezien uw query meerdere bronnen bevat, moet u relaties maken om te laten zien hoe u hun gegevens aan elkaar koppelt. Zoals u zich misschien herinnert van toen u de tabellen aanmaakte, bevat de feitentabel van de proefbalans kolommen die overeenkomen met de rekeningen en entiteiten van de dimensietabellen.
- Selecteer het tabblad Relaties.
- Onder Sources, vouwt u de tabellen uit om de bronkolommen weer te geven die beschikbaar zijn om met een relatie in kaart te brengen.
- Verplaats voor Join 1 ACCOUNT_ID van TB Data naar het linkervak en ACCOUNT_ID van DIM FS Mapping naar het rechtervak.
Tip: Om een kolom te vinden onder Bronnen, klikt u op Filters en zoekt u naar de naam.
- Klik op Nog een join toevoegen.
- Selecteer voor Join 2 ENTITY_ID van TB Data uit de kolommen die beschikbaar zijn in Join 1, en verplaats ENTITY_ID van DIM Entity van Sources naar het rechtervak.
- Selecteer voor elke relatie hoe u de gegevens van die tabel wilt combineren of join. Om in dit geval alle gegevens uit de feitentabel links op te nemen en alleen de overeenkomstige gegevens uit de dimensietabel rechts, selecteert u Left Join voor beide.
Stap 4. Filters op de query toepassen
Om de resultaten van de query te beperken tot alleen records die aan specifieke criteria voldoen, voegt u filters toe op het tabblad Filters. In dit voorbeeld kunt u filters toepassen om alleen transacties van 2019 tot Q1 2020 op te nemen. Afhankelijk van uw gegevens- en rapportagevereisten kunt u dit op verschillende manieren doen-door periode en boekjaar, of door begin- en einddatumfilters.
Gebruik periode- en boekjaarfilters
Om te filteren op periode en boekjaar:
- Verplaats FISCAL_YEAR twee keer van TB Data naar het tabblad Filters, en vervolgens FISCAL_PERIOD één keer van TB Data.
- Om aan te geven dat 2019 en Q1 2020 worden opgenomen, stelt u de waarde voor elk filter in via het paneel Field Properties:
- Om transacties uit 2019 op te nemen, selecteert u voor het filter eerstFISCAL_YEAR, selecteert u =, voert u de waarde 2019 in en klikt u op Toepassen.
- Om transacties uit 2020 op te nemen, selecteert u voor het tweedeFISCAL_YEAR filter =, voert u de waarde 2020 in en klikt u op Toepassen.
- Om alleen Q1-transacties op te nemen, selecteert u voor het filter FISCAL_PERIOD <=, voert u een waarde van 3 in en klikt u op Toepassen. Dit geeft transacties van de eerste drie maanden (of het eerste kwartaal) van het boekjaar.
- Om het filter FISCAL_PERIOD toe te passen op alleen 2020-transacties voor Q1 2020, werkt u de filterstring bij naar
{1} OF {2} AND {3}.
Dit retourneert transacties die voldoen aan de eerste filter-FISCAL_YEAR=2019-of de andere twee filters gecombineerd-FISCAL_YEAR=2020 enFISCAL_PERIOD<=3.
(Optioneel) Gebruik begin- en einddatumfilters
U kunt ook filteren op begin- en einddatum. Verplaats hiervoor PERIOD_ENDING van TB Data twee keer naar het tabblad Filters en voer de criteria voor elk filter in het paneel Field Properties in:
- Om transacties van 2019 op te nemen, selecteert u voor het eerste filter >= en voert u in het paneel Eigenschappen 1 januari 2019 in en klikt u op Toepassen.
- Om transacties uit 2020 op te nemen, selecteert u voor het tweede filter <= en voert u in het paneel Eigenschappen 31 maart 2020 in en klikt u op Toepassen.
Parameterwaarden
Met deze filters zal de query altijd alleen transacties uit 2019 en Q1 2020 bevatten. Om het gebruik en de houdbaarheid van deze query te verlengen, gebruikt u variabelen - bekend als parameters- om de waarden van de filters dynamisch in te stellen wanneer de query wordt uitgevoerd. In plaats van de statische fiscale jaarwaarden, kunt u bijvoorbeeld parameters opnemen die naar het vorige en huidige jaar vragen wanneer u de query uitvoert.
Bijvoorbeeld, voor het eerste FISCAL_YEAR filter:
- Selecteer op het tabblad Filters de filterwaarde 2019.
- Klik in het paneel Field Properties op Create New Parameter naast Value.
- Voer een unieke naam in om de parameter te helpen identificeren, zoals PY of Previous_Year.
Opmerking: Parameternamen kunnen alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten; geen spaties, streepjes of speciale tekens.
- Selecteer voor Filtertype het gegevenstype van de waarden. Selecteer bijvoorbeeld Integer om ervoor te zorgen dat alleen hele getallen voor jaren worden gebruikt.
- Voer een standaardwaarde van 2019 in en klik op aanmaken.
- Selecteer voor Waarde de nieuwe parameter en klik op Toepassen.
Voeg parameters toe voor de resterende filters:
- Voor het tweede filter FISCAL_YEAR:
- Voer een naam in van CY of Current_Year.
- Selecteer het filtertype Geheel getal.
- Voer een standaardwaarde van 2020 in.
- Voor het filter FISCAL_PERIOD:
- Voer een naam in voor Huidige_Periode.
- Selecteer het filtertype Geheel getal.
- Voer een standaardwaarde van 3 in.
Stap 5. De velden van de query selecteren en sorteren
Nu u de bronnen van de query hebt samengevoegd en het bereik van de gegevens hebt verkleind, selecteert u de informatie die u in de resultaten wilt opnemen:
- Om informatie te selecteren om op te nemen in de resultaten, verplaatst u de kolom van het paneel Sources naar het tabblad Fields.
In dit geval:- FISCAL_YEAR en FISCAL_PERIOD van TB Data, om maandelijkse of driemaandelijkse activiteit te analyseren
- ENTITY_NAME van DIM Entiteit, om uitsplitsing per entiteit mogelijk te maken in plaats van geconsolideerde rapportage
- FINANCIAL_STATEMENT_LINE_ITEM en DISCLOSURE_LINE_ITEM van DIM FS Mapping, om uitsplitsing naar account mapping en lijnitems mogelijk te maken
- WAARDE van TB Data, om rollup samenvattingen van de waarden mogelijk te maken
- Pas in het paneel Veldeigenschappen de kopteksten of typen van kolommen aan of pas indien nodig aggregaties toe. Om bijvoorbeeld de waarden op basis van de verschillende dimensies samen te vatten, selecteert u value op het tabblad Fields en zorgt u er in het paneel Field Properties voor dat Aggregation Sum of (Som van) is.
- Op het tabblad Sort selecteert u hoe u de gegevens in de resultaten wilt sorteren. Om bijvoorbeeld op fiscaal jaar en entiteit te sorteren, verplaatst u fiscaal_jaar en entiteit_naam van Ongesorteerd naar Gesorteerd, en selecteert u of de gegevens oplopend of aflopend gesorteerd moeten worden.
- Om te controleren of de resultaten verschijnen zoals u wilt, klikt u op Query uitvoeren , en accepteert u de standaard parameterwaarden.
Stap 6. De query opslaan
Om de query op te slaan:
- Klik op Opslaan .
- Voer een unieke naam en beschrijving in om de query te helpen identificeren, zoals Samenvatting TB-rapport.
- Selecteer voor Map dezelfde Get Started Demomap als tabelbronnen.
- Klik op Query opslaan.
Volgende stappen
Nadat u uw query hebt gemaakt, kunt u:
- Maak een weergave van de resultaten om de gegevens te visualiseren als een grafiek of draaitabel met drill-downgegevens.
- Verbind de resultaten met een spreadsheet om de rapportage elders in het Workiva platform aan te sturen.
- Stel een keten in om automatisch de query uit te voeren en de resultaten te exporteren, bijvoorbeeld naar een spreadsheet.