Met Wdata kunt u gegevens uit verschillende bronnen met elkaar verbinden en naar behoefte in plakjes en blokjes snijden voor analyse en rapportage in het Workiva-platform. Om de winst of het verlies voor een bepaalde periode bij te houden en te presenteren, kunt u gegevens over uw grootboekrekeningen koppelen om een winstoverzicht of winstoverzicht te maken.
Stap 1. Gegevens exporteren uit uw bronnen
Voordat u uw gegevens in Wdata kunt invoeren, moet u ze eerst uit uw registratiesystemen halen. Een van de gemakkelijkste manieren is om het gewoon te exporteren als CSV-bestanden (comma-separated values). Voor een winst- en verliesrekening hebt u waarschijnlijk twee verschillende bestanden nodig:
- Een proefbalans van grootboekrekeningen, inclusief de boekingsperiode, de entiteits-ID, het rekeningnummer en de periodeverandering van elke rekening.
- Een account mapping, met de namen, nummers en groepen van uw financiële rekeningen.
Tip: In plaats van te exporteren vanuit uw recordsysteem, kunt u ook ketens bouwen om automatisch gegevens rechtstreeks vanuit oplossingen in een tabel te trekken.
Stap 2. De gegevens aan tabellen toevoegen
Om de gegevens in Wdata te krijgen, maakt een tabel gebaseerd op elk CSV-bestand. Om een tabel aan te maken, klikt u op Create, en selecteert u Table, uploadt u de CSV en stelt u de namen, ID's en gegevenstypes van de kolommen in.
- Selecteer voor de proefbalans een Tabeltype of Fact, omdat de gegevens zullen blijven groeien op basis van toekomstige activiteiten.
- Selecteer voor de account-toewijzing een Tabeltype van Dimensie, aangezien deze relationele gegevens bevat.
Stap 3. De gegevens opvragen
Om de gegevens in plakjes en blokjes te verdelen en de transacties van uw accountkoppelingen te analyseren, maakt een query met de tabellen als bronnen.
- Op het tabblad Fields, kiest u welke kolommen uit de tabellen in de queryresultaten moeten worden opgenomen. Bijvoorbeeld voor een winst-en-verliesrekening:
- Neem in de proefbalans de kolommen voor de boekingsperiode, het jaar, het kwartaal, de entiteits-ID en de periodewijziging op.
- Neem in de account mapping de kolommen accountnaam en groep op.
- Om de te analyseren periode in te stellen telkens wanneer u de query uitvoert, maakt u twee filters gebaseerd op de kolom Boekhoudperiode op het tabblad Filters, en maakt u een parameter voor de waarde van elk filter - één voor Begindatum, de andere voor Einddatum.
- Om de gegevens uit de twee tabellen te combineren, verplaatst u op het tabblad Relaties de kolom met het rekeningnummer uit elke tabel en voegt u de tabellen samen zodat alle gegevens uit de proefbalans en alleen het rekeningnummer uit de mapping worden opgenomen.
Stap 4. De query koppelen aan een spreadsheet
Om de gegevens in het hele Workiva-platform te verspreiden, opent u in Spreadsheets het blad dat u met de query wilt verbinden en verbindt u de query vanuit het rechterpaneel van Wdata Connections. Nadat u de query aan een blad hebt gekoppeld, kunt u de gegevens ervan koppelen aan documenten en presentaties, zoals de winst-en-verliesrekening. Om deze gegevens bij te werken met de nieuwste resultaten, vernieuwt u de query vanuit het rechterpaneel van de spreadsheet Wdata Connections.