Workspaces hebben een set standaardgroepen om te helpen bij het beheren van machtigingen voor bestanden in een workspace. Workspace-eigenaars en Content Managers kunnen ook nieuwe groepen maken voor nog meer flexibiliteit. Daarnaast kunnen groepen worden gebruikt voor vermeldingen in opmerkingen en voor het verzenden van beoordelingen.
Stel bestandsrechten in en beheer deze door leden aan groepen toe te voegen, in plaats van rechten voor individuele gebruikers in te stellen. Hierdoor kunt u dezelfde rechtenstructuren voor bestanden behouden en de toegang regelen door te beheren wie er in elke groep zit.
Opmerking: Verwijder of wijzig de groep Alle gebruikers niet. Als u aanvullende vragen hebt, kunt u contact opnemen met Workiva Support.
Een groep maken
Een groep aanmaken:
- Klik rechtsboven op de naam van uw werkruimte en selecteer Settings om de Workspace Settings te openen.
- Klik op het tabblad Groepen op Groep maken.
- Voer een groepsnaam in en voeg werkruimte-leden toe aan de groep door individuen te zoeken of te selecteren.
- Klik op Groep maken om te voltooien.
Groepslidmaatschappen in bulk bijwerken via CSV-bestand
Om tijd te besparen wanneer u veel gebruikers aan verschillende groepen moet toevoegen, kunt u in plaats daarvan de groepslidmaatschappen van gebruikers in bulk bijwerken met behulp van een CSV-bestand.
Groepsleden bijwerken via CSV-bestand:
- Klik op het tabblad Groepen op Groepen bijwerken.
- Download de CSV-sjabloon om u te helpen met de juiste opmaak, en vul deze in. Als u uw eigen bestand gebruikt, zorg er dan voor dat uw kolomkoppen overeenkomen met de koppen in de sjabloon.
- Gebruikersnamen moeten al bestaan in de werkruimte.
- Groepsnamen moeten al bestaan in de werkruimte.
Opmerking: De groepen die uit het CSV-bestand worden verkregen, vervangen de huidige groepslidmaatschappen van de gebruikers. Alleen het groepslidmaatschap van Alle gebruikers blijft hetzelfde, ongeacht welke groepen er in het bestand staan.
- Een geldig CSV-bestand ziet er als volgt uit:
- Upload het bestand en klik op Volgende.
- Bekijk de lijst met gebruikers en groepen die u uit het CSV-bestand hebt gehaald. Merk op dat de huidige groepslidmaatschappen van de gebruikers zullen worden vervangen door de groepen die uit het bestand zijn verkregen.
- Klik op Volgende.
- Klik op Nog een bestand uploaden om meer groepslidmaatschappen bij te werken, of klik op Voltooien.
Een groep verwijderen
Als u een groep niet langer nodig hebt, kunt u deze verwijderen door te klikken op Verwijderen in de vervolgkeuzelijst naast een groep.
Wanneer u een groep verwijdert, worden alle machtigingen die door een groep aan leden zijn toegekend, verwijderd. Als u een groep verwijdert, worden de leden ervan niet uit een werkruimte verwijderd.