Dit artikel is bedoeld voor:
- Eigenaren van werkruimtes
- Organisatiewerkruimtebeheerders
Basisprincipes van het toevoegen van gebruikers
Opmerking: Om een gebruiker aan een werkruimte toe te voegen, moet deze lid zijn van uw organisatie. Zie Gebruikers toevoegen aan een organisatie voor meer informatie.
Eigenaren van werkruimtes en beheerders van werkruimtes binnen een organisatie kunnen gebruikers aan een werkruimte toevoegen om samen te werken aan documenten en gegevens. Je kunt elk bestaand lid van je organisatie zoeken en toevoegen aan een werkruimte. Als alternatief kunt u een lijst met gebruikers toevoegen vanuit een CSV-bestand.
Wanneer je iemand toevoegt aan een werkruimte, kun je ervoor kiezen om een welkomstmail met inloggegevens te versturen of die persoon alleen te laten weten dat hij of zij is toegevoegd. Als u ervoor kiest geen welkomstmail te versturen, kunnen alleen gebruikersbeheerders van de organisatie deze later opnieuw versturen.
Opmerking: Gebruikers kunnen zichzelf niet toevoegen aan werkruimtes, ongeacht hun rol. Alleen andere Workspace Owners of Org Workspace Admins kunnen ze aan de workspace toevoegen.
Een nieuwe gebruiker toevoegen
Opmerking: Als u een organisatiewerkruimtebeheerder bent die geen deel uitmaakt van de werkruimte, kunt u nog steeds gebruikers toevoegen via Organisatiebeheer.
Om iemand aan een werkruimte toe te voegen:
- Klik rechtsboven op de naam van uw werkruimte en selecteerLeden.
- Klik op het tabblad Leden op Toevoegen en selecteer Organisatiegebruikers toevoegen.
- Vind de gebruikers die u wilt toevoegen door te zoeken of door de lijst te scrollen. Je kunt ervoor kiezen om bestaande leden van werkruimtes te verbergen om het zoeken en filteren te vergemakkelijken.
- Vink het vakje naast de naam van de gebruiker aan. Je kunt meerdere personen tegelijk selecteren door eerst de eerste persoon te selecteren, vervolgens de Shift-toets ingedrukt te houden en daarna de laatste persoon te selecteren.
-
Kies de opties om een welkomstmail te versturen of hen te laten weten dat ze aan de werkruimte zijn toegevoegd.
Opmerking: Als u het selectievakje Welkomstmail naar nieuwe gebruikers verzendenuitschakelt, kunnen alleen gebruikersbeheerders van de organisatie deze opnieuw verzenden.
- Klik op Gebruikers toevoegen om te voltooien.
Voeg gebruikers in bulk toe via een CSV-bestand.
Opmerking: Als u ook een organisatiegebruikersbeheerder bent, kunt u met deze optie gebruikers tegelijkertijd aan zowel de organisatie als de werkruimte toevoegen.
Je kunt een lijst met gebruikers aan een werkruimte toevoegen en tegelijkertijd hun groepslidmaatschappen bijwerken met behulp van een CSV-bestand.
Om een lijst met gebruikers via een CSV-bestand aan een werkruimte toe te voegen:
- Klik op het tabblad Leden op Toevoegen en selecteer Gebruikers toevoegen vanuit bestand.
-
Download het CSV-sjabloon om je te helpen met de juiste opmaak en vul het in. Als u uw eigen bestand gebruikt, zorg er dan voor dat de kolomkoppen overeenkomen met de koppen in de sjabloon.
- Gebruikersnamen moeten uniek zijn.
- E-mailadressen moeten geldig zijn.
-
Als je ook groepslidmaatschappen bijwerkt, moeten de groepsnamen al in de werkruimte bestaan (groepsnamen zijn niet hoofdlettergevoelig) en moeten ze in het CSV-bestand door komma's gescheiden zijn.
Opmerking: De groepen die uit het CSV-bestand worden verkregen, vervangen de huidige groepslidmaatschappen van de gebruikers. Alleen het lidmaatschap van de groep Alle gebruikers blijft hetzelfde, ongeacht welke groepen in het bestand staan vermeld.
Een geldig CSV-bestand ziet er als volgt uit:
- Upload het bestand en klik op Volgende.
- Bekijk de lijst met gebruikers en eventuele groepen die uit het bestand zijn verkregen. Je kunt er ook voor kiezen om welkomstmails te versturen of gebruikers te laten weten dat ze aan de werkruimte zijn toegevoegd. Om gebruikers met waarschuwingen aan de werkruimte toe te voegen, kunt u de optie Gebruikers met waarschuwingen opnemen selecteren.
- Klik op Gebruikers toevoegen.
- Klik op Upload another file om meer gebruikers uit een ander bestand toe te voegen, of klik op Finish.