In processen zijn er twee soorten herinneringen voor acties: geautomatiseerde herinneringen en handmatige herinneringen. Geautomatiseerde herinneringen worden automatisch volgens een schema naar de toegewezen personen verzonden, terwijl handmatige herinneringen handmatig worden verzonden wanneer u de toegewezen personen wilt herinneren aan acties die ze mogelijk zijn vergeten.
Opmerking: Als u handmatig taakherinneringen wilt verzenden voor taken in bestanden of taken in Home, raadpleeg dan Herinneringen verzenden in Taken.
Geautomatiseerde procesherinneringen
Standaard worden geautomatiseerde herinneringen met standaardinhoud per e-mail verzonden drie dagen vóór, op de dag zelf en vervolgens elke dag gedurende drie dagen na de deadline (voor certificeringsacties kunt u dit standaardschema en de e-mailinhoud wijzigen voordat het proces begint door naar de certificeringsinstellingen te gaan). Je kunt er echter voor kiezen om helemaal geen automatische herinneringen te versturen of de herinneringen aan te passen aan je persoonlijke behoeften.
Opmerking: Je kunt maximaal drie automatische herinneringen instellen voor een bepaalde actie.
Om automatische herinneringen aan te passen:
- Wanneer u een actie in een proces aanmaakt of bewerkt, klikt u, afhankelijk van het type herinneringen dat u wilt aanpassen, op het vervolgkeuzemenu Herinneringen toegewezen of Herinneringen goedkeurder en selecteert u Aangepast.
- Voor elke geautomatiseerde herinnering in het gedeelte E-mailherinneringen kiest u het E-mailschema voor het moment waarop de e-mailherinnering naar de toegewezen persoon of goedkeurder wordt verzonden. Er worden dagelijks herinneringen verzonden volgens het schema op het tijdstip dat u hebt opgegeven in het gedeelte Taakdetails.
- Vul het onderwerpen de inhoud van de e-mail in. Je kunt in de Voorbeeld rechts zien hoe de herinnering eruit zal zien.
- Je kunt op het menu-icoon klikken om herinneringen te verwijderen of te dupliceren .
- Klik rechtsboven op Opslaan om uw aangepaste automatische herinneringen op te slaan.
Handmatige procesherinneringen
Als een toegewezen persoon of goedkeurder zijn of haar actie nog niet heeft voltooid, kunt u een herinnering sturen. Herinneringen worden alleen verzonden naar de personen aan wie de actie momenteel is toegewezen.
Om een herinnering te sturen voor een individuele actie:
- Klik op het menu met de drie puntjes naast de actie.
- Selecteer Herinneren om handmatig een herinnering te sturen naar de huidige toegewezen personen.
Je kunt ook herinneringen voor meerdere acties versturen via het Herinneren dropdownmenu boven de lijst met acties. Je kunt een herinnering sturen voor alle onvoltooide acties of alleen voor acties met een bepaalde status, zoals Verzonden of Geretourneerd.