Aangepaste veldgroepen worden gebruikt om de aangepaste velden in uw werkruimte te sorteren, organiseren en structureren. Door doelgerichte veldgroepen te maken, kunt u gemakkelijk meerdere aangepaste velden tegelijk beheren en wijzigen. Bovendien kunnen aangepaste veldgroepen de visuele rommel verminderen door ervoor te zorgen dat elk bestand in uw werkruimte alleen de specifieke velden weergeeft die voor dat werk nodig zijn.
Opmerking: Deze functie is momenteel alleen beschikbaar als onderdeel van een Early Adopter Program. Als u geïnteresseerd bent in het gebruik van aangepaste velden binnen uw werkruimte, neem dan contact op met uw Customer Success Manager om deelname aan het programma te bespreken.
Vereisten
- In dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u al eerder aangepaste velden in uw werkruimte hebt gemaakt. Meer informatie over aangepaste velden.
- De rol Custom Field Admin is vereist om aangepaste veldgroepen en definities te wijzigen. Dit geldt ook voor API-gebruikers.
- Eigenaar of Editor machtigingen zijn vereist om de aangepaste veldwaarden van een bestand te beheren.
- Eigenaar machtigingen zijn vereist om de aangepaste veldgroep van een bestand te beheren.
Aangepaste veldgroepen maken
De eerste stap in het beheren van aangepaste veldgroepen is het maken van de groep binnen uw werkruimte en de relevante velden eraan toewijzen. In de volgende stappen passen we deze groepen toe op individuele bestanden in uw werkruimte.
Om een aangepaste veldgroep aan te maken:
- Klik in het scherm Aangepaste velden op de knop Aanmaken > Aangepaste groep aanmaken .
- Voer de details van uw nieuwe aangepaste veldgroep in.
Naam groep De groepsnaam of "titel" zoals die in uw werkruimte verschijnt. Groep ID De unieke identificatiecode van het veld; wordt voornamelijk programmatisch of via API gebruikt.
Ondersteunde tekens:
- Brieven
- Nummers
- Periodes
- Onderstrepingen
- Koppeltekens
Houd er rekening mee dat zodra een groep voor de eerste keer geactiveerd is, de ID niet meer gewijzigd kan worden.
Objecten Bepaalt op welke Workiva objecten (zoals een document of sectie) deze groep van toepassing kan zijn.
Beschrijving Een korte beschrijving van het doel van de aangepaste veldgroep. Dit helpt te verduidelijken welke velden in deze groep thuishoren. - Klik op Opslaan en aangepaste velden toevoegen.
Opmerking: Als u later aangepaste velden wilt toevoegen, klikt u gewoon op Opslaan om te voltooien.
- Selecteer aan de linkerkant elk aangepast veld dat bij deze groep hoort en klik vervolgens op Toevoegen.
Veldgroepen op afzonderlijke bestanden toepassen
Nu u veldgroepen hebt gemaakt en uw aangepaste velden erin hebt gesorteerd, moet u deze groepen toewijzen aan individuele bestanden in uw werkruimte. Dit vertelt Workiva welke aangepaste velden moeten worden weergegeven voor dat specifieke object.
Om een veldgroep toe te passen:
- Selecteer in het scherm Files een document, spreadsheet of presentatie.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Properties bovenaan het scherm en selecteer vervolgens het eerste item in de lijst (d.w.z. een Document, Spreadsheet of Presentatie).
- Selecteer in het venster Documenteigenschappen het tabblad Custom Field Groups aan de rechterkant.
- Selecteer welke groepen op dit document of deze sectie van toepassing zijn en klik op Wijzigingen opslaan.
Een veldgroep bekijken
De veldgroepen die in de vorige stap zijn toegepast, verschijnen nu in het paneel Aangepaste velden van dat bestand. De standaardveldgroep wordt hier altijd weergegeven, maar u kunt deze minimaliseren en een alternatieve veldgroep selecteren.
Om een veldgroep te bekijken:
- Selecteer in het scherm Files een document, spreadsheet of presentatie.
- Selecteer het pictogram Aangepaste velden in het rechterpaneel.
- Blader tussen objecttypes (zoals een document of sectie) met behulp van de tabbladen bovenaan.
- Minimaliseer de standaard veldgroep en vouw dan de specifieke groep die u wilt gebruiken uit.
Veldgroepen beheren
U kunt bestaande veldgroepen en de daaraan toegewezen velden bewerken via het gedeelte Groepen beheren van het scherm Aangepaste velden.
Om velden aan een bestaande groep toe te voegen:
- Zoek de veldgroep die u wilt bewerken en selecteer Velden beheren in het menu Actiesaan de rechterkant.
- Klik op de knop Velden toevoegen naast het zoekvak aan de rechterkant.
- Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om te selecteren welke velden deel moeten uitmaken van deze groep.
- Klik op Toevoegen om te voltooien.
Om velden uit een bestaande groep te verwijderen:
- Zoek de veldgroep die u wilt bewerken en selecteer Velden beheren in het menu Actiesaan de rechterkant.
- Selecteer de velden die u wilt verwijderen aan de linkerkant van uw scherm.
- Klik op de knop Velden verwijderen om ze massaal te verwijderen .
U kunt ook een enkel veld verwijderen met het menu Actiesaan de rechterkant.
Om de eigenschappen van een veldgroep te bewerken:
- Zoek de veldgroep die u wilt bewerken.
- Onder het menu Actiesaan de rechterkant. selecteer Groepseigenschappen bewerken.
- Bewerk de naam van de veldgroep, de beschrijving en op welke objecttypen deze van toepassing is en Opslaan.
Houd er rekening mee dat het groeps-ID niet meer kan worden gewijzigd nadat de groep is opgeslagen.
Opmerking: Het verwijderen van een eerder toegewezen categorie uit het veld Objecten heeft geen invloed op bestaande objecten. U kunt bijvoorbeeld de categorie "Alle documenten" verwijderen zonder dat dit invloed heeft op uw huidige toegewezen velden - maar u kunt deze dan niet meer aan andere documenten toewijzen.
Selecteer veldgroepen aan de linkerkant van uw scherm en gebruik de knoppen activeren of deactiveren om ze te wisselen en masse.
U kunt ook een enkele veldgroep activeren of deactiveren met het menu Actiesaan de rechterkant.