ワークスペース所有者および組織ワークスペース管理者は、電子メール通知設定を管理できます。通知設定にアクセスするには、「ワークスペース設定」 に移動し、「 構成 」 タブに移動します。
通知
メール通知はデフォルトで有効になっており、ワークスペースレベルでオフにすることはできません。ただし、通知セクションで、電子メール通知の特定の設定を選択できます。
コメント表示
電子メール通知にコメントを表示するかどうかを選択できます。このオプションを選択すると、コメントを残した人の名前とともに、通知メールにコメントが表示されます。このオプションを選択しないと、コメントを表示するにはファイルを開く必要があります。
メールのバンドリングが有効な場合、メール通知には複数のコメントが表示されます。
送信者のメールアドレスを表示する
コメントのメール通知に 送信者のメールアドレスを表示 するように選択できます。このオプションを選択すると コメントした人のメールの連絡先が 通知内で名前と一緒に表示されます。このオプションを選択しない場合 メールの連絡先は含まれません。
送信者名の表示
電子メール通知に送信者の名前を表示するかどうかを選択できます。このオプションを選択すると、Workivaでアクティビティを実行した人の名前が、メール通知の送信者として表示されます。このオプションが選択されていない場合、メールは "Workiva通知" から送信されます。
電子メールのバンドル
バンドルとは、Workivaでアクティビティがあるたびに1通のメールを受信する代わりに、通知を1通のメールにまとめる方法です。
注：メール通知は、Workiva のコメントおよびタスクアクティビティにのみバンドルできます。
バンドリングを有効にする場合は、通知の最小遅延と最大遅延を設定する必要があります。
- 最小遅延：バンドル通知を送信する前にシステムが待機する最小時間を設定します。つまり、新しい通知アクティビティがないままこの時間が経過すると、通知バンドルが送信されます。この値は1440分を超えることはできません。
- 最大遅延：バンドル通知を送信するまでの最大遅延時間を設定します。つまり、アクティビティが発生してからユーザーに通知されるまでに許される最長時間です。この値は1440分を超えることはできません。
最小遅延を5分に設定したとします。あるユーザーが2分後にコメントで言及され、6分後に再び言及された場合、他のアクティビティが発生していなければ、11分後に両方のコメントが通知されます。
例えば、最大遅延が20分とします。あるユーザーが2～3分おきにコメントで言及された場合、最初のコメントアクティビティが発生してから20分後にすべてのコメントが通知されます。
通知の転送
あるユーザーから別のユーザーへ電子メール通知を自動的に転送することができます。転送通知では、元の受信者に送信された通知が、選択した他のユーザーにも送信されます。
注：セキュリティ上の理由から、Workivaプラットフォームへのリンクは転送メールには含まれません。
転送通知を追加するには：
- 構成タブの下にある通知の転送にアクセスしてください。
-
通知の転送を追加をクリックします。
- 通知の元の受信者を選択し、次へをクリックします。
- 通知を転送するユーザーを1人以上選択し、終了をクリックします。
テーブルで転送通知を確認し、設定の横にあるメニューをクリックして、編集または削除することができます。
注：転送通知は、元の受信者を最大50人まで設定できます。各受信者は、通知を転送するユーザーを最大10人まで設定できます。
Slackの通知設定
WorkivaのSlack通知は、現在ベータ版機能であり、手動でのインストールと設定が必要です。
ワークスペースのSlack通知を有効にすると、指示されたコメント、タスク、リマインダー、リクエストなど、WorkivaコンテンツのSlack通知を受け取ることができます。個々のユーザーは、希望する場合、Workiva ユーザープロフィールにアクセスして、これらの通知の受信を拒否することができます。詳細と設定方法については、SlackのWorkvia通知の追加をご覧ください。
組織レベルでの通知の詳細については、組織通知設定の管理を参照してください。