リンク ファイル レポート を実行した後、リンクされたファイルの詳細をビューし、作業するための追加機能があります。レポート内の個々のファイルのすべてのリンクを一覧表示するスプレッドシートを作成したり、レポート内のすべてのリンクファイルのリストをダウンロードすることができます。
ファイルリストのダウンロード
リンクファイル・レポートを実行すると、追加機能とともにすべてのリンクファイルのリストを含む.csvファイルをダウンロードするオプションがあります。
ファイルリストをダウンロードする：
- リンクファイルレポートを開く。
-
エクスポート をクリックし、ファイルリスト (.csv) を選択する。
- ファイルは自動的にコンピューターにダウンロードされます。
ダウンロード完了後、.csvファイルをコンピュータで開くか、Workivaのスプレッドシートにインポートすることができます。
列の説明
- ファイル名 リンクファイルの名称を含みます。
- ファイルタイプ スプレッドシートやドキュメントなど、ファイルのタイプを知ることができます。
- カテゴリー リンク関係のタイプを表示します。
- Inside、選択したファイルの中にファイルがあることを示します。
- Outsideは、ファイルが選択したファイルに含まれておらず、選択したファイルに必要なソースリンクを含んでいることを示します。
- 依存先は、選択したファイルに含まれないファイルであり、選択したファイルまたは外部ファイルの値に依存するリンク先を含むことを示します。
- ドキュメントID 特定のファイルIDを含みます。
- Created Date ファイルが作成された日付が表示されます。
- Last Modified ファイルが最後に変更された日付が表示されます。
- ファイルURL ファイルへの直接リンクを提供します。
リンクファイルのエクスポート
リンクされたファイルレポートから、ファイルを Wdesk ファイル (.tar.gz) としてエクスポートすることができます。このファイルを使用して、をワークスペースにインポートすることができます。リンク・ファイル・レポートからファイルをエクスポートする場合、いくつかのエクスポート・オプションとともに、特定のファイルを含むか除外するかを選択できます。
エクスポートからファイルを除外した場合、リンクがどのように扱われるかは以下の通りです：
- テキスト内のソースリンクは保持される
- すべてのリンク先が除外されたファイルにある場合、テーブル内のソースリンクは削除されます。
- ファイルドキュメントを参照するリンク先が削除されました。
ファイルをエクスポートする：
- リンクファイルレポートを開く。
-
エクスポート をクリックし、Wdesk ファイル (.tar.gz) を選択します。
- 次へ、エクスポート設定を選択し、エクスポートするファイルをレビューします。ファイルを除外するには、そのファイルの次へチェックを外します。
- エクスポート をクリックして終了します。
エクスポートをダウンロードするには、エクスポートが完了するとEメールが届きます。または、右下の通知ダウンロードをクリックしてください。
ファイルリンク一覧ビュー
特定のファイルのすべてのリンクのリストをビューすることができます。ファイル内のすべてのリンクの総リストをレビューしたい場合にヘルプとなります。
個々のファイルのリンクの詳細を表示するには：
- リンクファイルレポートからファイルを検索します。
- ファイル上にカーソルを置く。
- ドロップダウン・メニューからCreate Spreadsheet of File Linksをクリックします。
- 作成後、右下の通知でOpen Report をクリックする。
- その後、そのファイルのすべてのリンクのスプレッドシートをレビューすることができます。