ドキュメントをレビュー用に送信することで、ワークスペース内のユーザーは、初稿であれ提出前の最終レビューであれ、特定のバージョンのドキュメントを表示し、コメントすることができます。レビューを依頼すると、レビュー担当者はあなたのドキュメントの読み取り専用バージョンを受け取り、元のファイルを変更することなくコメントを追加することができます。
レビュー用にドキュメントを送信する
ドキュメントをレビュー用に送信するには、次の手順に従います。
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レビュー ツールバーからレビュー をクリックし、メニューからレビューを作成 を選択します。
履歴パネルで改訂の横にある矢印をクリックし、 レビュー用に送信 を選択することでも、以前の改訂をレビュー用に送信できます。 - アクセスできるすべてのセクションを送信するか、選択したセクションだけを送信するかを選択します。特定のセクションを送信したい場合は、リストから選択してください。展開する と折りたたむ ボタン [ ] を使ってセクションを開閉します。
- レビューに添付ファイルを追加したい場合は、添付ファイルを含める を選択します。
- どのコメントスレッドを含めるかを選択します。
注: 許可を得たコメントはレビューに含まれません。
コメントオプション 説明 コメントスレッドを含めない このオプションには、オリジナルファイルや過去のレビューに残されたコメントスレッドは含まれません。 すべてのコメントスレッドを含める このオプションは、元のドキュメントや過去のレビューに残されたコメントを引き出します。選択したレビューの作成時にすべてのコメントを送信するように選択した場合、選択されていないレビューのコメントが表示されることがあります。 過去のレビューからのコメントスレッドを含める このオプションには、選択した過去のレビューのコメントのみが含まれます。未選択のレビューのコメントが他のレビューに含まれている場合は、表示されることがあります。 レビューに追加されたコメントをライブバージョンのファイルから除外する このオプションは、上記の他の選択されたコメントオプションのいずれかに加えてマークすることができる。送信されたレビューに残されたコメントは、ライブバージョンのファイルには追加されません。 - 詳細 で、レビューのタイトルを追加します。このタイトルは、あなたがリクエストを送信した後、レビューパネルに表示され、レビュープロセスを記録するのに役立ちます。
- ドキュメントを送信するユーザーをワークスペースから追加します。ワークスペースにグループ がある場合は、グループ名を選択して、グループ メンバー全員にレビューを送信できます。グループは のアイコンで表示されます。
- 件名やコンテンツなど、Eメール通知のコンテンツを追加します。このコンテンツは、レビュー担当者に具体的なフィードバックを求めたり、レビューの期限を設定したりするのに使えます。
- 送信をクリックしてリクエストを送信してください。あなたのレビュー担当者は、あなたのドキュメントへのリンクが記載されたEメールを受け取ります。
注： レビューファイルの権限は、オリジナルファイルとは異なる設定になります。レビューをリクエストすると、別のレビューファイルが作成され、ソースファイルの権限設定は変更されません。
デフォルトでは、ドキュメントオーナーのみがレビューのためにドキュメントを送信できます。編集者や閲覧者にレビューリクエストを許可したい場合は、ドキュメントプロパティ の権限 でこの設定を変更できます。
レビューパネルを使用する
レビューをリクエストすると、リクエストに関する情報がレビュー パネルに表示されます。パネルにアクセスするには、右パネルのレビュー アイコンをクリックします。レビューを選択すると、リクエストがいつ送信されたか、誰に送信されたかを確認できます。
レビューを開く アイコンをクリックすると、閲覧のみのドキュメントが新しいタブで開きます。レビュー担当者がコメントを残している場合は、こちらからご覧いただけます。
アウトラインパネルのコメント アイコンは、各セクションのコメント数を表示します。コメントはドキュメントの右側に表示することができる。
また、レビュー パネルで、レビューのタイトルの横にある矢印 を使用して、レビューを編集または削除することもできます。レビュー担当者を追加したり、レビューの名前を変更するには、メニューから編集 をクリックします。
リクエストを削除するには、メニューから削除を選択します。レビューを削除すると、読み取り専用のドキュメントが自動的に削除されます。
ファイルをレビューする
注: ホーム に割り当て可能なボードがあるソリューションの場合、File Reviews ウィジェットをボードに追加して、割り当てられたすべてのレビューを一箇所で見ることができます。
レビューを残すリクエストを受け取った場合には、ドキュメントの読み取り専用バージョンが自動的に表示されます。
レビューを開始するには、リクエストメールのレビューに移動 をクリックしてください。
ここから、ドキュメントやセクションにコメントを追加することができます。
コメントを追加するには：
- テキストのセクションを強調表示します。
- ツールバーから[追加]をクリックします。
- コメントを入力して[投稿]をクリックします。
コメントは自動的に依頼者バージョンのドキュメントに表示されます。コメント パネルですべてのコメントを見ることができます。また、このパネルから新しいコメントを追加したり、既存のコメント間を移動したりすることもできます。
注: レビュアーは、レビューでパーミッション付きのコメントを作成できなくなります。
閲覧者はまた、次のようなこともできます：
- ファイルまたはセクションを PDF または DOCX にエクスポートします。
- ファイルのコピーの印刷
- 検索 を使って特定の単語またはフレーズを検索する。
- マークアップを表示を選択すると、ドキュメントに追加されたマークアップが表示されます。