カスタムフィールドとその値は、インポート/エクスポート機能を使用して、組織内のワークスペース間で迅速に転送できます。確立されたワークスペースからカスタムフィールドのセットをエクスポートし、新しいワークスペースに取り込むことで、複数のワークスペースやレポーティングサイクルにまたがって移行可能な「テンプレート」を作成できます。これにより、貴社の実装プロセスが大幅に簡潔になります。
注 : この機能は現在、アーリーアダプタープログラムの一部としてのみ利用可能です。ワークスペース内でカスタムフィールドを使用することに興味がある場合は、カスタマーサクセスマネージャーに連絡して、プログラムへの参加についてご相談ください。
要件
- カスタムフィールドのグループと定義を変更するには、カスタムフィールド管理者権限が必要です。これはAPIユーザーにも適用されます。
- ファイルのカスタム フィールド値を管理するには、オーナーまたは編集者権限が必要です。
- ファイルのカスタム フィールド グループを管理するには、オーナー権限が必要です。
カスタムフィールドのインポートとエクスポート
組織でワークスペースを設定する際、カスタムフィールドを既存のワークスペースからエクスポートし、ダウンロード可能な JSON ファイルを介して新しいワークスペースにインポートできます。
注: 元のワークスペースで設定したカスタムフィールド値は、同じカスタムフィールドが既に存在しない限り、移 動先のワークスペースには引き継がれません。カスタムフィールドの値を個別に以下の段階にしたがってインポートおよびエクスポートすることができます。
カスタムフィールド画面から：
- 左側のチェックボックスを使用して、少なくとも1つのファイルを選択します。
- 画面左上の「エクスポート」ボタンをクリックします。
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「エクスポート」をもう一度クリックして、JSONファイルをコンピュータにダウンロードします。
カスタムフィールド画面から：
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作成 > カスタムフィールドのインポートをクリックします。
- デスクトップからファイルをドラッグ＆ドロップするか、クリックして特定のフォルダからファイルを探します。
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インポートをクリックして完了します。
注 : カスタムフィールドをインポートした後、右側の3点メニューから「編集」を選択すると、そのフィールドのプロパティをカスタマイズできます。
カスタムフィールド値のインポートとエクスポート
あるレポートサイクルが終了し、別のレポートサイクルが始まるときに、既存のワークスペースから新しいワークスペースにカスタムフィールド値をロールフォワードすることで、データの正確性を確保できます。この方法でインポートおよびエクスポートすると、一度に複数のカスタムフィールド値を一括更新できるため、サイクル途中のプロセス変更がこれまで以上に簡単になります。
- エクスポートしたいカスタムフィールドのあるファイルを見つけ、右側の3つのドットメニューを選択し、カスタムフィールド値のエクスポートをクリックします。
- 右下のダウンロードをクリックして、.zip ファイルをハードドライブにダウンロードしてください。
カスタムフィールドの値をインポートする前に、ソースワークスペースからエクスポートしたファイルを解凍し、 すべての必須フィールドが .csv ファイルに含まれていることを確認します。これには、オブジェクトタイプ、オブジェクト ID、親オブジェクト ID、および更新されるフィールド ID を少なくとも 1 つ含める必要があります。
さらに、現在の文書のコピーを保存しておくことをお勧めします。インポート処理は既存の値を永久に上書きし、元に戻すことはできません。
注 : 空白のフィールドIDがアップロードされた場合、それらのフィールドの既存の値は上書きされます。
カスタムフィールドの値をインポートするには：
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作成 > インポート > カスタムフィールドを選択します。
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ここにファイルをドロップするか、アップロードするボタンをクリックして、コンピュータ上の .csv ファイルを検索するか、ドラッグ＆ドロップしてください。[次へ]をクリックします。
注 : 一度にアップロードできるファイルは1つだけです。ファイルに複数の.csvファイルが含まれている場合は、それぞれを別々にアップロードする必要があります。
- インポートを終了するをクリックします。
書式設定
最初に新しいカスタムフィールドを設定するときに選択されたカスタムフィールドのタイプは、どの入力または値を許可するのかを定義します。以下のフォーマットに対応しています：
- テキスト/文字列
- リスト
- 整数（例：1または-1）
- 数値（任意の数値。例：1.1または-1.1）
- ブール値（true または false）
注 : ブール値フィールドは大文字と小文字を区別しますので、すべて小文字で入力してください： true または false
- 日付 (YYYY-MM-DD)
- ユーザー ( WorkivaユーザーID )
知っておくべきこと
- エクセルの自動書式を使用すると、日付はMM/DD/YYYYに書式設定されます。インポートする前に、カスタムExcelフォーマットを適用する必要があるかもしれません。