バインダーを使えば、ファイルや添付ファイルを1か所に結合できるので、コンテンツを1つのPDFとしてエクスポートできます。このプロセスではエクスポート時にドキュメントや添付ファイルのマークアップが保持されるため、特にデジタル突合プロセスで役立ちます。この記事では、バインダーの作成、ファイルの追加と管理、コンテンツのエクスポート方法について説明します。
バインダー作成
新規バインダーを作成する：
- ホーム から、作成 を選択する。
- バインダーを選択します。新規バインダーが自動的に開きます。
- デフォルトのバインダー名称を変更するには、名前の変更を選択します。
- 個人名を入力し、名前変更 を選択する。
これでファイルを追加・保存できるバインダーが完成した。
ファイルの追加
現在のワークスペース からファイルをバインダーに追加することもできますし、コンピューターからファイルをアップロード することもできます。
メモ: バインダーは100ファイルまで。
ワークスペースからのファイル追加
ワークスペースからバインダーにファイルを追加する：
- 緑色のファイル追加 ボタンをクリックするか、 編集タブでファイル追加を選択し、このワークスペースから を選択する。
- 追加したいファイルの左側にあるチェックボックスを選択します。
メモ: ファイルをバインダーに追加するには、閲覧者、編集者、またはオーナー権限が必要です。
- 開くをクリックします。
- ファイルを追加するには、緑色のファイル追加 ボタンをクリックするか、編集 タブの下にあるファイル追加オプションを選択します。
新規バインダーに追加されたWorkivaファイルは、追加された時点でのファイルの改訂日時が表示されます。必要に応じてファイルリビジョン を更新するか、 バインダーのプロパティ でデフォルト設定を変更してください。
コンピューターからのファイル追加
パソコンからバインダーにファイルを追加する：
- 緑色のファイル追加 ボタンをクリックするか、 編集タブでファイル追加を選択し、コンピュータから を選択します。
- コンピュータからファイルを選択し、開く 。
- ファイルを追加するには、緑色のファイル追加 ボタンをクリックするか、編集 タブの下にあるファイル追加オプションを選択します。
新規バインダーに追加されたアップロードファイルには、ファイルがアップロードされた日時が表示されます。
ファイルをバインダーに追加したら、タブ で整理し、必要に応じて移動させることができます。詳細を知るには、ファイルをバインダーにまとめるをご覧ください。
ファイルを置換
バインダー内のWorkiva以外のファイルも簡単に置換できます。
ファイルを置換する：
- バインダー内の置換したいファイルをクリックします。
- プロパティ パネルで、ドロップダウン矢印をクリックする。
- 選択置換ファイル.
- コンピュータ内のファイルを選択し、開く を選択する。
- 元のファイルのコメントを置換ファイルにも残したい場合は、Apply original comments to the replacementをチェックします。
- Replace をクリックする。
ファイルのプレースホルダー追加
バインダーに入れるファイルがまだない場合は、プレースホルダーを追加することができます。
プレースホルダーを追加
バインダーにプレースホルダーを追加するには、バインダーの下部にあるプレースホルダーの追加 ボタンをクリックするか、編集 ツールバーのプレースホルダーの追加 をクリックします。
プレースホルダーへのファイルのアップロード
準備ができたら、プレースホルダーにファイルをアップロードします。
ファイルをアップロードする：
- バインダーのプレースホルダーをクリックします。
- プロパティ パネルで、ドロップダウン矢印をクリックする。
-
アップロードファイルを選択します。
- コンピュータ内のファイルを選択し、開く を選択する。
ファイルの詳細と添付ファイルの管理
ファイルをバインダーに追加した後、ファイル表示名称を更新したり、ワークスペースファイルのドキュメントマークアップや添付ファイルを含むことができます。
表示名称の更新
ファイルが追加されたら、プロパティ パネル内で、ドキュメントの表示名称 を更新できます。
Note:ファイルの表示名 を更新すると、バインダー内での名称の表示は変更されますが、アプリケーション全体のファイル名には影響しません。
ドキュメントマークアップを含める
ワークスペースから追加されたドキュメントについては、プロパティパネルでドキュメントマークアップを含むを選択できます。ドキュメントに追加されたドキュメントマークアップ は、バインダーのエクスポートに含まれます。
添付ファイルを含む
ワークスペースから追加されたファイルでは、「プロパティ」パネルを使用してドキュメント、 プレゼンテーション、スプレッドシートの添付ファイルの追加機能を選択することができます：添付ファイルラベルを含む、添付ファイルを含む、および添付マークアップを含む。
| 添付ファイルオプション | 説明 |
| 添付ファイルラベルを含む |
添付ファイルに使用されるカスタマイズラベルは、すべてバインダーに含まれます。 |
| 添付ファイルを含める |
添付ファイル として Workiva ファイルに追加された外部ファイルは、バインダーに含まれます。 |
| 添付ファイルマークアップを含める |
添付ファイルを含む」を選択すると、この添付ファイルオプションが表示されます。マークアップは、バインダーに含まれます。 |
ファイル・リビジョンの更新
ワークスペースから追加された Workiva ファイルには、バインダーに追加された時点のファイルの現在の改訂日時が表示されます。リビジョン 管理 バインダーのオーナーや編集者は、ファイルの最新リビジョンをバインダーに表示するタイミングをコントロールすることができます。選択したファイルまたはすべてのファイルを更新して、最新の改訂を表示することができます。
1つのファイルを最新リビジョンに更新するには、バインダー内のファイルをクリックし、プロパティ パネルで、ファイルを最新リビジョンに更新 を選択します。
バインダーのすべてのファイルを最新リビジョンに更新するには、Edit ツールバーで、Update all revisionsを選択します。
バインダーのオーナーは、バインダーのプロパティでデフォルトの改訂管理設定を変更できます。リビジョンを自動更新の隣のチェックボックスを選択すると、最新のファイルリビジョンが自動的にバインダーに取り込まれます。
バインダーのプロパティ
バインダーのオーナーは、バインダーのプロパティをカスタマイズできます。
バインダーのプロパティを更新する：
-
編集タブのプロパティ を選択する。
- ニーズに合わせてプロパティをカスタマイズバインダーの名称 、一般オプション 、リビジョン管理 、スプレッドシートオプション、サイズ、向き、、拡大縮小 を更新するオプションがあります。
-
変更を保存 をクリックして、バインダーに変更を適用します。
バインダーのエクスポート
バインダーをエクスポートするには2つの方法があります：
- PDF として保存
- 印刷
PDFとして保存を選択すると、バインダーがPDFファイルとしてコンピュータにダウンロードされます。Print を選択すると、現在のブラウザの新規タブにバインダーのプレビューが表示され、バインダーの印刷、ダウンロード、プレビューができます。
どちらのエクスポートオプションでも、バインダー全体を保存するか、現在選択されているファイルを保存するかを選択できます。
ファイルの削除
バインダーからファイルを削除するには：
- リストアップされたファイルの次へグレーの 'x' をクリックします。
-
削除 を選択し、このファイルを削除することを確認します。
バインダーの削除
ホーム からバインダーを右クリックするか、ドロップダウン メニューを使って削除 を選択すると、バインダーを削除できます。