I proprietari workspace e gli admin area di lavoro org possono gestire le impostazioni di notifica via e-mail. Per accedere alle impostazioni di notifica, vai su Impostazioni workspace e naviga nella scheda Configurazione.
Notifiche
Le notifiche via e-mail sono abilitate per impostazione predefinita e non possono essere disattivate a livello di workspace. Tuttavia, puoi scegliere impostazioni specifiche per le tue notifiche e-mail nella sezione Notifiche.
Visualizza commento
Puoi scegliere se visualizzare o meno un commento nella notifica via e-mail. Se selezioni questa opzione, il commento verrà mostrato nell'e-mail di notifica insieme al nome della persona che ha lasciato il commento. Se non selezioni questa opzione, dovrai aprire il file per visualizzare il commento.
Se il raggruppamento di e-mail è abilitato, la notifica via e-mail mostrerà più commenti.
Visualizza l'e-mail del mittente
Puoi scegliere di visualizzare l'e-mail del mittente nella notifica e-mail dei commenti. Se questa opzione è selezionata, l'e-mail della persona che ha inserito il commento verrà visualizzata accanto al suo nome nella notifica. Se non selezioni questa opzione, il contatto e-mail non verrà incluso.
Visualizza il nome del mittente
Puoi scegliere se visualizzare o meno il nome del mittente nella notifica dell'e-mail. Se selezioni questa opzione, il nome della persona che ha svolto l'attività in Workiva sarà indicato come mittente nella notifica e-mail. Se questa opzione non è selezionata, le e-mail saranno inviate da "Notifiche Workiva".
Raggruppamento di e-mail
Il raggruppamento è un modo per combinare le notifiche in un'unica e-mail invece di ricevere una singola e-mail ogni volta che c'è un'attività in Workiva.
Nota: le notifiche via e-mail possono essere raggruppate solo per i commenti e le attività in Workiva.
Se scegli di attivare il raggruppamento, dovrai impostare il ritardo minimo e massimo per le notifiche.
- Ritardo minimo: Imposta il tempo minimo che il sistema deve attendere prima di inviare le notifiche raggruppate. Cioè, se passa questo lasso di tempo senza alcuna nuova attività di notifica, le notifiche raggruppate verrà inviato. Questo valore non può essere superiore a 1440 minuti.
- Ritardo massimo: Imposta il tempo massimo di ritardo del sistema prima di inviare le notifiche raggruppate. Ciò significa che questo è l'intervallo di tempo più lungo consentito tra il momento in cui si verifica un'attività e il momento in cui l'utente riceve la notifica. Questo valore non può essere superiore a 1440 minuti.
Supponiamo che il minimo sia impostato su cinque minuti. Se un utente viene citato in un commento al minuto due e di nuovo al minuto sei, riceverà una notifica di entrambi i commenti al minuto 11 se non si sono verificate altre attività.
Supponiamo che il massimo sia impostato su 20 minuti. Se un utente viene menzionato in un commento ogni due o tre minuti, riceverà una notifica di tutti i commenti 20 minuti dopo l'attività del primo commento.
Inoltrare le notifiche
Puoi inoltrare automaticamente le notifiche e-mail da un utente all'altro. Con le notifiche di inoltro, le notifiche inviate ai destinatari originali saranno inviate anche ad altri utenti a tua scelta.
Nota: per motivi di sicurezza, i link che rimandano alla piattaforma Workiva non saranno inclusi nell'e-mail inoltrata.
Per aggiungere le notifiche di inoltro:
- Vai su Inoltrare le notifiche nella scheda Configurazione.
- Clicca su Aggiungi notifica di inoltro.
- Seleziona il destinatario originale delle notifiche e clicca su Avanti.
- Seleziona uno o più utenti a cui inoltrare le notifiche e clicca su Fine.
Puoi rivedere le tue notifiche di inoltro nella tabella e cliccare sul menu accanto a una configurazione per modificarli o rimuoverli.
Nota: le notifiche di inoltro possono essere configurate per un massimo di 50 destinatari originali. Ogni destinatario originale può avere fino a 10 utenti a cui inoltrare le proprie notifiche.
Impostazioni di notifica di Slack
Le notifiche di Slack per Workiva sono attualmente una funzione beta e richiedono un'installazione e una configurazione manuale.
Puoi attivare le notifiche Slack per il tuo workspace e iniziare a ricevere notifiche Slack per i contenuti di Workiva come commenti diretti, attività, promemoria, richieste e altro ancora. I singoli utenti possono scegliere di non ricevere queste notifiche, se lo desiderano, accedendo al proprio profilo utente Workiva. Vedi Aggiungere una notifica di Workiva a Slack per i dettagli e le istruzioni di configurazione.
Per ulteriori informazioni sulle notifiche a livello di organizzazione, consulta Gestire le impostazioni di notifica dell'organizzazione.