Quando si dispone di un elevato livello di contenuti comuni tra i file, con piccole variazioni di utilizzo, i segnaposto rappresentano un modo per riutilizzare i contenuti, offrendo al contempo la flessibilità di specificare le variazioni. Con i segnaposto di contenuto, è possibile creare collegamenti all'origine che consentono variabili pianificate, oppure utilizzarli senza collegamenti per creare modelli di documento.
Ecco alcuni esempi di utilizzo dei segnaposto di contenuto:
- Inserire un segnaposto in un link di origine per consentire un contenuto variabile nella destinazione
- Costruire template per le narrazioni e mostrare dove i contenuti dinamici devono essere aggiornati ogni volta che la narrazione viene utilizzata
- Introdurre la variabilità al linguaggio di reporting standard
È anche possibile collegare i segnaposto a un foglio di calcolo e utilizzare i dati per inserire e aggiornare rapidamente i valori di più segnaposto contemporaneamente.
Disponibilità delle funzioni
- I segnaposto di contenuto sono attualmente disponibili solo in Documenti e Presentazioni.
- Questa funzione è attualmente disponibile per alcuni tipi di soluzione. Per ulteriori informazioni, contattare il proprio CSM
Creare un nuovo segnaposto
Per creare un segnaposto in un singolo file:
- Aprire il pannello Segnaposto contenuto .
- Fare clic sull'icona Aggiungi un segnaposto di contenuto .
- Aggiungere un'etichetta per il segnaposto e una descrizione opzionale.
Quando si inserisce un segnaposto in un documento, l'etichetta del segnaposto viene visualizzata finché non gli si assegna un valore. - Fare clic su Aggiungi per salvare il segnaposto, oppure fare clic su Aggiungi e inserisci per inserire il segnaposto nel punto del file in cui si trova il cursore.
Il segnaposto viene aggiunto al pannello Segnaposto e può essere inserito in qualsiasi punto del documento.
Inserire un segnaposto
Per inserire un segnaposto nel documento:
- Fare clic sul punto del documento in cui si desidera aggiungere il segnaposto. Se si desidera sostituire il testo esistente con il segnaposto, evidenziare il testo da sostituire.
- Dal pannello Segnaposto contenuto , fare clic sulla freccia a discesa accanto al segnaposto e selezionare Inserisci nella selezione.
È possibile evidenziare il nuovo segnaposto nel documento e aggiungere la formattazione del testo, come l'enfasi o il colore, che si desidera quando vengono aggiunti i valori per il segnaposto.
Una volta inseriti tutti i segnaposto necessari nel documento, è possibile:
- Fare clic su Salva con nome nella barra degli strumenti File e salvare il file come modello
- Evidenziare il contenuto e fare clic con il tasto destro del mouse per Creare un collegamento di origine e utilizzarlo come collegamento di destinazione in un altro file
- Collegate i segnaposto ai dati di un foglio di calcolo per popolarne rapidamente i valori dinamici per gli insiemi di segnaposto
Collegarsi a un foglio di calcolo Workiva
Quando si collegano i segnaposto ai dati di un foglio di calcolo Workiva, è possibile:
- Mantenete i vostri dati organizzati, aggiornati e organizzati in un'unica posizione
- Popolazione rapida di valori segnaposto nel documento mediante l'identificazione di una chiave
- Utilizzare un insieme di segnaposto di contenuto in più file
In questo processo, si utilizzano i dati di un foglio di calcolo per aggiungere valori ai segnaposto, non si creano collegamenti .
Il processo di connessione a un foglio elettronico si articola in due parti:
Configurare i dati nel foglio di calcolo
Per impostare un foglio di calcolo per più serie di valori segnaposto, creare un nuovo foglio di lavoro Workiva o utilizzarne uno esistente. Assicuratevi di eseguire le seguenti operazioni:
- Impostare l'intervallo di dati e utilizzare la prima riga o colonna per le etichette segnaposto che si desidera utilizzare: possono essere elementi come Responsabile dell'ufficio o Indirizzo, se si è scritta una narrativa da utilizzare per più sedi
- Compilare le righe e le colonne con gli insiemi unici di valori per ogni racconto
Impostazione della connessione
Una volta creato un foglio di calcolo con i valori da inserire per i segnaposto, è possibile collegarlo al documento.
- Dal pannello Segnaposto contenuto , fare clic sull'icona Aggiungi connessione .
- Scegliere il foglio di calcolo con i dati segnaposto e fare clic su Selezionare.
- Completare Passo 1: Inserire un intervallo di dati per la connessione.
- Scegliere il foglio a cui collegarsi.
- Immettere l'intervallo di dati da utilizzare dal foglio di calcolo, ad esempio A1:C4. Assicurarsi che l'intervallo includa sia le etichette segnaposto che i valori.
- Se è necessario visualizzare il foglio di calcolo di collegamento per verificare l'intervallo di celle, fare clic sul nome ipertestuale del file.
- Indicare se i campi Data sono nella riga 1 o nella colonna 1 dell'intervallo di dati.
- Completare Fase 2: rivedere i segnaposto dei contenuti e selezionare i principali.
- Le etichette segnaposto del foglio di calcolo sono elencate nella colonna Source . Nella colonna Placeholders , è possibile selezionare il segnaposto esistente nel documento da mappare, oppure crearne uno nuovo digitandolo nella casella.
- Scegliete un tasto segnaposto da appuntare in cima all'elenco dei segnaposto. La chiave viene utilizzata per identificare l'insieme di dati da utilizzare per popolare i segnaposto. Assicurarsi di selezionare una chiave con valori distinti che non si ripetano in nessun set di dati. È anche possibile selezionare più chiavi con una combinazione distinta di valori.
- Clicca su Salva per concludere.
I segnaposto collegati vengono ora visualizzati nel pannello Segnaposto contenuto .
Se i segnaposto non sono stati mappati su quelli esistenti nel documento, è ora possibile aggiungerli al documento utilizzando Inserisci alla selezione nel menu a discesa di ciascun segnaposto.
Gestire la connessione
Il menu a discesa per la connessione al foglio di calcolo offre vari modi per gestire la connessione.
- Visualizzare i dati di origine: Andare al foglio di calcolo collegato per rivedere i dati
- Modifica della connessione: Tornare alla maschera Impostare la connessione per modificare l'intervallo di dati, la mappatura dei segnaposto o la chiave <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - Disconnettersi dall'origine: Rimuove la connessione al foglio elettronico di origine, ma mantiene i segnaposto e i valori inseriti
- Eliminare i segnaposto: Rimuove la connessione all'origine ed elimina i segnaposto, ma i valori inseriti per i segnaposto rimangono nel documento
Per aggiornare la connessione, fare clic sull'icona Aggiorna connessione . Tutti i valori aggiornati nel foglio di calcolo saranno ora aggiornati nel documento.
Taggare un segnaposto con XBRL
Dopo aver creato un segnaposto, si può scegliere di applicare l'XBRL a un singolo utilizzo del segnaposto senza applicare l'XBRL a tutti gli utilizzi del segnaposto. In questo modo si ha la flessibilità di posizionare le etichette esattamente dove si desidera senza influire sugli altri . L'XBRL può essere applicato ai segnaposto nel testo, nei link di origine o nei link di destinazione. È possibile applicare l'XBRL ai segnaposto nello stesso modo in cui si può applicare l'XBRL ad altre informazioni. Per ulteriori informazioni sull'etichettatura di XBRL, vedere Tag facts.
Aggiungere valori segnaposto
Utilizzare il pannello Segnaposto contenuto per aggiungere valori ai segnaposto. Il valore inserito nel pannello sostituisce l'etichetta nel testo, ma mantiene la formattazione. Il modo in cui si aggiungono i valori dipende dal fatto che i segnaposto siano o meno collegati ai dati di un foglio di calcolo.
- Nel pannello Segnaposto contenuto , inserire un valore per un singolo segnaposto.
- Premere Invio sulla tastiera.
Il valore sostituisce l'etichetta segnaposto nel documento, ma mantiene la formattazione.
Cancella i valori segnaposto
Per cancellare tutti i valori segnaposto nel documento, fare clic sull'icona Cancella nel pannello. Tutti i valori segnaposto vengono cancellati e sostituiti con la corrispondente etichetta segnaposto.
Nascondere e togliere i segnaposto
Se non è necessario aggiungere un valore per un segnaposto, è possibile nasconderlo dal documento in modo che l'etichetta non venga visualizzata. È possibile nascondere solo i segnaposto che non hanno valori. Ad esempio, nel documento possono essere presenti segnaposto per "Riga indirizzo 1" e "Riga indirizzo 2". Se non si desidera che venga visualizzato nulla per la "riga di indirizzo 2", è possibile nasconderla dal documento.
Esistono due modi per nascondere un segnaposto dal documento:
- Passare il mouse sul segnaposto nel pannello e fare clic sull'icona Nascondi dal documento
- Selezionare Nascondi dal documento nel menu a discesa del segnaposto
L'etichetta segnaposto non viene più visualizzata nel documento.
Esistono due modi per nascondere un segnaposto nel documento:
- Passare il mouse sul segnaposto nel pannello e fare clic sull'icona Disattiva dal documento
- Selezionate Unhide from document nel menu a discesa del segnaposto
L'etichetta segnaposto è ora visibile nel documento.
Nascondere automaticamente un segnaposto senza valore
Si può anche scegliere di nascondere automaticamente un'etichetta segnaposto quando non viene inserito alcun valore.
- Nel pannello Segnaposto contenuto , espandere il menu a discesa del segnaposto e selezionare Proprietà.
- Selezionate Nascondi dal documento.
- Clicca su Salva.
Il segnaposto viene nascosto dal documento quando non ha un valore assegnato.
Eliminare i segnaposto
È possibile eliminare i segnaposto singolarmente o per gruppo. Se si elimina un segnaposto che aveva già un valore, il valore rimane nel documento.
- Nel pannello Segnaposto contenuto , espandere il menu a discesa del segnaposto.
- Selezionare Cancellare.
Il segnaposto viene rimosso dal pannello e dal documento. Se è già stato inserito un valore per il segnaposto, questo rimane nel documento.
- Nel pannello Segnaposto contenuto , espandere il menu a discesa per la connessione.
- Selezionare Cancellare la connessione.
I segnaposto vengono rimossi dal pannello e dal documento. Se sono già stati inseriti dei valori per uno dei segnaposto, questi rimangono nel documento.
Cose da sapere
Quando si copia una cartella contenente segnaposto:
- Se il foglio di calcolo segnaposto si trova all'interno della cartella copiata: Tutte le connessioni segnaposto si aggiorneranno automaticamente per puntare al foglio di calcolo appena copiato nella cartella di destinazione.
- Se il foglio di calcolo segnaposto non si trova all'interno della cartella copiata: Tutte le connessioni segnaposto rimarranno collegate al foglio di calcolo originale, senza alcun aggiornamento di tali connessioni.