In questo articolo troverai un suggerimento dettagliato su come preparare il tuo rapporto ESEF nel miglior modo possibile, dall'inizio alla fine.
Ti consigliamo di eseguire i seguenti passaggi dopo l'onboarding per preparare al meglio il tuo report per il prossimo periodo di rendicontazione ESEF. Questi passaggi ti guideranno in ogni fase del processo di archiviazione e sono elencati in una panoramica qui sotto:
- Fai un elenco dei tag Block che vuoi utilizzare
- Esamina il file ZIP iXBRL e l'elenco dei tag di blocco insieme al tuo revisore
- Concordare le etichette a blocchi
- Aggiorna il tuo modello Excel
- Evidenzia le modifiche e richiedi un aggiornamento della mappatura
- Controllo tecnico
- Conversione di prova con rapporto PDF condensato
- Controlla l'etichettatura ESEF
- Scarica il file ZIP iXBRL
- Inviare il file zip iXBRL per la revisione finale da parte del revisore
- Carica il file ZIP iXBRL presso le autorità locali
1. Fai un elenco dei tag Block che vuoi utilizzare
Se non disponi già di questo elenco compilato dall'anno precedente, il primo passo è quello di stilare un elenco dei tag di blocco che desideri utilizzare per l'etichettatura delle tue note.
Per farlo:
- Esamina i tuoi appunti (puoi utilizzare anche quelli del rapporto precedente se il nuovo rapporto non è ancora pronto, dato che gli appunti raramente cambiano molto rispetto all’anno precedente) e verifica quali tag ESEF, presenti nel foglio “Tag ESEF” del modello Excel, desideri utilizzare.
- Crea un elenco con tutti i tag che vuoi utilizzare per i tuoi appunti.
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A seconda del metodo di tagging utilizzato, per creare l'elenco utilizzare il foglio "ESEF hypertags" se si adotta il metodo di ipertagging oppure il foglio "Notes" se si adotta il metodo TextSearch.
Ecco alcuni articoli utili a questo proposito:Per quanto riguarda l'ipertagging, se hai una nota il cui contenuto non può essere descritto da nessuno dei tag di blocco elencati nella lista "ESEF hypertags", consulta la tassonomia ESEF completa per verificare se esiste un elemento di nota in grado di descrivere accuratamente il significato della tua nota.
- Una volta individuato il tuo elemento “note”, invia un’e-mail all’indirizzo wkrt.support@workiva.com e provvederemo a creare un tag “block” per te. Se anche tu non riesci a trovare un elemento di nota sufficiente nell'intera tassonomia ESEF, scrivici un'e-mail e capiremo se è necessario creare un'estensione per te.
2. Esaminare il file zip iXBRL e l'elenco dei tag di blocco insieme al proprio revisore
Il secondo passo consiste nell'inviare al proprio revisore il file zip iXBRL (creato a partire dalla relazione precedente) che avete ricevuto da noi dopo la riunione di onboarding, insieme all'elenco dei tag Block. È importante che tu invii l'intero file zip, senza aprirlo . Il tuo revisore esaminerà il rapporto iXBRL per discutere eventuali commenti o suggerimenti sulla mappatura e sugli aspetti tecnici di ESEF. Esamineranno inoltre i tag di blocco che hai suggerito di utilizzare. Una volta raggiunto un accordo definitivo in merito alle eventuali modifiche alla mappatura e/o all’utilizzo dei Block-tag, qualora fosse necessario che Workiva esamini tali modifiche (ad esempio, le modalità di mappatura di determinati conti alla tassonomia ESEF standard), inviate un’e-mail con tali commenti, allegando il vostro modello Excel e il report come riferimento, all’indirizzo wkrt.support@workiva.com . Esamineremo quindi questi commenti e vi forniremo il nostro riscontro all'indirizzo .
Se il vostro revisore desidera esaminare il file zip iXBRL utilizzando lo strumento Workiva Report Tagging Tool, può accedervi tramite questo link .
Dopo aver esaminato il file zip iXBRL insieme al proprio revisore (e una volta apportate eventuali modifiche), è possibile iniziare i preparativi per la prossima relazione ESEF.
3. Concordare i tag di blocco
Il terzo passo consiste nel concordare con il proprio revisore quali tag di blocco devono essere utilizzati per ciascuna delle proprie note. Dato che di solito le note non cambiano molto rispetto all'anno precedente, ti consigliamo di iniziare (prima che il prossimo report sia pronto) il processo di decisione dei tag di blocco da utilizzare, in base alle note del report precedente.
Se stai utilizzando dei designer per la creazione del tuo PDF, ti consigliamo di chiedere loro di inserire i tag di blocco, gli ipertag o i tag di area e tabella nel file sorgente originale (il file originale con cui l'agenzia sta lavorando) per il tuo prossimo report. In questo modo eviterai di dover inserire gli ipertag o i tag di area ogni volta che creerai una nuova versione del PDF a causa delle modifiche apportate al report.
Per visualizzare un tutorial su come contrassegnare per blocchi il proprio report utilizzando l'Hypertagging, consultare la sezione " Contrassegnare per blocchi le note: il metodo Hypertagging ".
4. Aggiorna il tuo modello Excel
Il quarto passo consiste nell'aggiornare il modello Excel con tutte le informazioni rilevanti relative all'ultimo periodo contabile. Questo include i dati generali, i conti potenzialmente nuovi, cancellati o modificati e l'inserimento dei nuovi dati finanziari.
Per ulteriori informazioni su come aggiornare il modello Excel , consulta la guida “Come aggiornare il modello Excel in vista della nuova stagione di rendicontazione ESEF ”. Se in precedenza hai accettato di farti registrare e inviare la sessione di onboarding, puoi anche utilizzarla per aggiornare il processo di aggiornamento del modello Excel.
5. Evidenziare le modifiche e richiedere un aggiornamento della mappatura
Successivamente, evidenzia in giallo tutte le modifiche apportate al modello Excel aggiornato (nuovi conti, modifiche ai nomi delle etichette, ecc.), aggiungendo una breve descrizione di ciò che hai modificato nello specifico.
Invia il modello Excel aggiornato con le parti evidenziate e i commenti, insieme al rapporto, all'indirizzo wkrt.support@workiva.com . Ci assicureremo che la mappatura venga aggiornata in base alle modifiche apportate.
Ti consigliamo di concordare tutte le modifiche da apportare alle voci contabili del bilancio prima di inviare un’e-mail a Workiva. In questo modo si risparmia tempo, evitando un continuo scambio di comunicazioni ogni volta che viene apportata una singola modifica.
6. Controllo tecnico
Una volta disponibili i dati finanziari relativi al periodo di riferimento in questione, ti consigliamo vivamente di aggiornare il tuo modello Excel con tali dati, al fine di effettuare una verifica tecnica dei dati contenuti nel tuo rapporto ESEF.
Per eseguire correttamente un controllo tecnico, ti basta il tuo modello Excel aggiornato. In questa fase non è necessario caricare anche il file PDF. Questo controllo ti aiuterà a scoprire potenziali problemi (come incongruenze/errori di calcolo nei tuoi bilanci) fin dalle prime fasi del processo di rendicontazione ESEF.
Per visualizzare un tutorial su come eseguire un controllo tecnico, consultare la sezione " Come eseguire un controllo tecnico" .
7. Conversione di prova con report PDF sintetico
Mentre i tuoi grafici stanno lavorando al rapporto completo in formato PDF, se possibile, chiedi loro (prima che il rapporto sia completato) di fornirti solo le pagine contenenti il bilancio. Esegui le conversioni con il report PDF "condensato" e il tuo modello Excel aggiornato. In questo modo potrai vedere eventuali errori imprevisti, ecc. che devono essere risolti prima di terminare il PDF completo.
8. Controlla la codifica ESEF
Una volta che il PDF completo (va bene anche una bozza) è pronto, esegui la conversione utilizzando sia il modello Excel aggiornato che il rapporto completo. Accedi alla scheda "Viewer" per verificare che tutti i tag siano posizionati correttamente. Controlla il Riepilogo per individuare eventuali errori, avvisi, ecc.
9. Scarica il file zip iXBRL
Una volta che sei soddisfatto della convalida del tuo report e tutte le informazioni rilevanti sono state correttamente contrassegnate, scarica il file zip iXBRL da Workiva Report Tagging.
Per scaricare il pacchetto iXBRL in formato ZIP, è sufficiente fare clic sull'icona ZIP contrassegnata con la dicitura “download zip” nell'angolo in alto a destra, nella scheda Riepilogo :
Ricorda: il tuo file zip iXBRL è il tuo rapporto ESEF.
10. Inviare il file zip iXBRL per la revisione finale da parte del revisore
Il passo successivo consiste nell'inviare il file zip iXBRL al proprio revisore contabile affinché esegua la revisione della relazione ESEF definitiva (raccomandiamo che la revisione da parte del revisore contabile avvenga in modo continuativo durante l'intero processo).
Se il vostro revisore dovesse avere commenti o suggerimenti relativi al vostro pacchetto iXBRL-zip che richiedono un riscontro, inviate una descrizione dettagliata all'indirizzo wkrt.support@workiva.com : provvederemo a esaminarli e a fornirvi un riscontro. Dopo ogni potenziale modifica, esegui una nuova conversione per verificare che le modifiche siano effettive. Invia questo nuovo pacchetto zip iXBRL al tuo revisore per una revisione finale.
11. Carica il file ZIP iXBRL presso le autorità locali
Se non ci sono ulteriori suggerimenti o commenti da parte dei revisori a cui dare seguito, caricare il file zip iXBRL definitivo (assicurarsi che il file zip sia non aperto) alle autorità locali.
Se il tuo rapporto ESEF viene approvato, hai archiviato il tuo rapporto. Congratulazioni.
Domande e assistenza
Per qualsiasi domanda relativa al processo di deposito, consulta il tuo revisore contabile e/o le autorità locali.
Per qualsiasi domanda che dovesse sorgere durante una delle fasi sopra indicate, ti invitiamo a consultare la nostra knowledge base .
Per ulteriore assistenza, invia un’e-mail all’ indirizzo wkrt.support@workiva.com descrivendo in dettaglio il tuo problema e allegando degli screenshot; condividi inoltre il tuo modello Excel e il tuo report come riferimento, e saremo lieti di aiutarti.