Con Wdata, puoi collegare i dati provenienti da varie fonti e tagliarli a fette come necessario per l'analisi e il reporting nella piattaforma Workiva. TPer riepilogare la contabilità finanziaria, come i saldi, le entrate e i flussi di cassa di un determinato periodo, puoi collegare i dati del bilancio di prova con le tue entità e le mappature finanziarie per creare un rendiconto finanziario.
Passo 1. Impostare la mappatura del bilancio in fogli di calcolo
Per iniziare, crea un foglio di calcolo per mappare il tuo piano dei conti con un rollup delle voci e delle informazioni del tuo bilancio. Come minimo, includi un foglio con le colonne per:
- Numero conto
- Nome del conto
- Voce di bilancio, come ad esempio Proprietà e attrezzature, Liquidità e mezzi equivalenti e Ricavi differiti.
- Informazioni sul bilancio, per fornire maggiori dettagli su una voce; ad esempio, la voce Immobili e attrezzature può includere informazioni su Terreni, Fabbricati, Mobili, Locazioni e così via.
- Tipo di bilancio, come il conto economico o lo stato patrimoniale.
- Segno di segnalazione- positivo o negativo - per le entrate o le uscite, rispettivamente.
Passo 2. Esporta i dati del bilancio e delle entità dalle tue fonti
Oltre alla mappatura del bilancio, avrai bisogno di:
- Un bilancio di prova dei conti della contabilità generale, compresi i valori e l'anno e il periodo fiscale
- Una mappatura dell'entità con gli ID, i nomi e i raggruppamenti dei tuoi conti finanziari
Prima di poter inserire questi dati in Wdata, è necessario che li tolga dai tuoi sistemi di registrazione. Uno dei modi più semplici è quello di esportare i dati come file CSV (comma-separated values).
Suggerimento: Invece di esportare dal tuo sistema di record, puoi anche creare delle catene per inserire automaticamente i dati in una tabella direttamente dalle soluzioni.
Passo 3. Aggiungere i dati alle tabelle
Per inserire i dati in Wdata, crea una tabella basata su ogni file CSV. Per creare una tabella, clicca su Crea, seleziona Tabella, carica il CSV e imposta i nomi delle colonne, gli ID e i tipi di dati.
- Per il bilancio di prova, seleziona una tabella di tipo di Fact, poiché i suoi dati continueranno a crescere in base alle attività future.
- Per la mappatura dell'entità, seleziona una tabella Tipo di Dimensione, poiché contiene dati relazionali.
Per creare una tabella basata sulla mappatura del bilancio creata in Fogli di calcolo:
- Dalla Home di Wdata, clicca su Crea, Tabella.
- Per facilitare l'identificazione della tabella, inserisci un nome e una descrizione univoci.
- In Tipo di tabella, seleziona Dimensione.
- In Cartella, seleziona dove salvare la tabella in Home.
- Per ogni colonna del foglio, clicca su Aggiungi colonna e imposta il nome, la descrizione, l'ID e il tipo. Per la colonna con il numero di conto, seleziona Chiave per indicare che contiene valori unici.
- Clicca su Create Table.
- Dal pannello Datasets, clicca su Add Dataset, e seleziona Spreadsheet.
- Cerca il foglio di mappatura del bilancio e aggiungilo come set di dati. Quando aggiungi il dataset, seleziona Collega al foglio per aggiornare facilmente la tabella in base alle modifiche apportate al foglio.
Passo 4. Crea una query basata sui dati
Per affettare i dati e analizzare le finanze tra le tue mappature di entità, crea una query utilizzando le tabelle come fonti:
- Nella scheda Fields, scegli quali colonne delle tabelle includere nei risultati della query per un rendiconto finanziario:
- Dal bilancio , includi l'anno fiscale, il periodo fiscale e il valore.
- Dalla mappatura del bilancio , includi la voce del bilancio, l'informativa e il tipo.
- Per unire i dati delle tabelle, nella scheda Relazioni :
- Sposta la colonna Account ID dai dati del bilancio di prova e dalla mappatura del bilancio finanziario e unisci le tabelle per includere tutti i dati del bilancio di prova e solo gli ID del conto corrispondenti alla mappatura.
- Sposta la colonna ID entità dai dati del bilancio di prova e dalla mappatura delle entità e unisci le tabelle per includere tutti i dati del bilancio di prova e solo gli ID entità corrispondenti della mappatura.
- Nella scheda Sort, seleziona i campi per i quali ordinare i risultati in ordine crescente o decrescente.
Passo 5. Creare i valori dei parametri
Per concentrarti sulle diverse entità o sui diversi periodi di tempo in cui viene eseguita la query, userai dei filtri basati sui valori dei parametri. Dal pannello Parametri, aggiungi alla query i parametri per il nome dell'entità, l'anno corrente e il periodo corrente:
- Se il proprietario dell'area di lavoro ha impostato un parametro globale per uno di questi valori, clicca su Add, Select Global Parameter, e seleziona il parametro da aggiungere alla query.
- Altrimenti, per aggiungere un nuovo valore di parametro alla query, clicca su Aggiungi, Crea un nuovo parametro, e imposta il parametro. Per abilitare i calcoli, aggiungi il parametro per l'anno o il periodo corrente con un tipo di numero intero.
Passo 6. Imposta i filtri della query
Dopo aver aggiunto i parametri alla query, nella scheda Filters aggiungi i filtri per entità, anno corrente, anno precedente e periodo corrente. Per aggiungere un filtro, sposta la colonna da Fonti alla scheda Filtri, seleziona l'operatore e inserisci o seleziona il valore del parametro nella scheda Proprietà dei filtri.
| Filtro | Colonna | Operatore | Proprietà |
|---|---|---|---|
| Anno precedente | Anno fiscale dal bilancio di prova | = | Attiva Calcolato, quindi, alla voce Calcolo, seleziona il parametro anno corrente e inserisci - 1; in altre parole, l'anno precedente è uguale all'anno corrente, meno 1. |
| Anno corrente | Anno fiscale dal bilancio di prova | = | In Valore, seleziona il parametro dell'anno corrente. |
| Periodo corrente | Periodo fiscale dal bilancio di prova | <= | In Valore, seleziona il parametro del periodo corrente. |
| Entità | Nome dell'entità dalla mappatura delle entità | Pari a | In Valore, seleziona il parametro Nome entità. |
Dopo aver aggiunto i filtri, imposta il loro ordine di funzionamento nella barra della formula. Nella formula, ogni filtro è numerato in base al suo ordine nella scheda Filtri; ad esempio, nell'ordine qui elencato, il filtro dell'anno precedente appare come {1}, il filtro dell'anno corrente come {2}, e così via. Per fare in modo che il rendiconto finanziario includa le attività dell'anno precedente o dell'anno o dell'anno corrente e del periodo, per un'entità specifica, inserisci:
{1} O ({2} E {3}) E {4} Passo 7. Collegare la query a un foglio di calcolo
Per propagare i dati in tutta la piattaforma Workiva, in Fogli di calcolo apri il foglio da collegare alla query e collega la query dal pannello Wdata Connections destro. Ad esempio, puoi collegare la query a una cartella di lavoro di reporting utilizzata per creare bilanci e altri output. Dopo aver collegato la query a un foglio, puoi anche collegare i suoi dati a documenti e presentazioni.
Per aggiornare il foglio con i risultati delle ultime ricerche:
- Dal pannello Wdata Connections, seleziona la connessione del foglio alla voce From Wdata.
- Aggiorna i parametri della connessione con l'entità, l'anno fiscale e il periodo di riferimento.
- Clicca su Applica e aggiorna.