Capire le autorizzazioni delle cartelle
Le autorizzazioni per le cartelle determinano chi può visualizzare e modificare le cartelle in un workspace. Puoi aggiornare e impostare le autorizzazioni delle cartelle per i collaboratori e i gruppi per controllare chi vede quali cartelle. Per impostazione predefinita, quando un utente crea una cartella, gli vengono concesse le autorizzazioni di Proprietario. Nessun altro collaboratore o gruppo vi avrà accesso.
Come interagiscono le autorizzazioni delle cartelle con le autorizzazioni dei file e delle sottocartelle?
L'impostazione o la modifica delle autorizzazioni di una cartella non modifica le autorizzazioni dei file o delle sottocartelle presenti in quella cartella. I file e le sottocartelle all'interno di una cartella non ereditano le autorizzazioni dalla cartella stessa: le autorizzazioni vengono impostate separatamente per cartelle, sottocartelle e file.
Ad esempio, se una persona ha l'accesso Visualizzatore a una cartella, ma le autorizzazioni di Proprietario su un file all'interno di essa, conserva le autorizzazioni di Proprietario per il file. Allo stesso modo, se qualcuno ha l'accesso Visualizzatore a una cartella, ma le autorizzazioni Proprietario a una sottocartella all'interno di quella cartella, conserva le autorizzazioni di Proprietario per la sottocartella. Inoltre, se sposti un file o una sottocartella all'interno o all'esterno di una cartella, non cambierai le autorizzazioni del file.
Cosa succede quando creo un nuovo file in una cartella?
Quando crei un nuovo file o carichi un file in una cartella, per impostazione predefinita il file viene impostato con le autorizzazioni della cartella. Dopo aver creato un file, puoi modificare o regolare le autorizzazioni sui file secondo le tue necessità. Se hai bisogno di essere impostato come proprietario del file, puoi creare un file da Home.
Cosa succede se rimuovo le autorizzazioni a una cartella?
Se rimuovi le autorizzazioni a una cartella per qualcuno, gli utenti visualizzatori non vedranno più la cartella elencata in File. Possono comunque accedere a tutti i file di cui hanno l'autorizzazione in quella cartella con un link diretto o utilizzando la ricerca. Inoltre, se il file è stato aperto di recente o è stato contrassegnato come preferito, può ancora vedere il file elencato in Preferiti o File recenti.
Livelli di autorizzazione
Ci sono tre livelli di autorizzazioni che puoi impostare per le cartelle:
- I proprietari possono modificare e gestire i contenuti delle cartelle, oltre a modificare le autorizzazioni.
- Gli editor possono modificare il contenuto della cartella e aggiungere nuovi file e sottocartelle.
- I visualizzatori possono vedere e aprire una cartella, ma non apportare modifiche.
Se rimuovi le autorizzazioni a una cartella, i collaboratori non vedranno la cartella elencata in File. Leggi le tabelle qui sotto per vedere cosa può fare ogni livello di autorizzazione.
Utilizzo delle cartelle
| Proprietario | Editor | Visualizzatore | |
| Aprire la cartella e visualizzarne il contenuto | |||
| Aprire la cartella tramite link | |||
| Contrassegnare una cartella come preferita | |||
| Copiare una cartella | |||
| Esportare una cartella | |||
| Esportare una cartella in formato PDF | |||
| Creare un report sui file collegati |
Gestire le cartelle
Suggerimento: Per evitare che gli utenti spostino i file da una cartella all'altra, puoi impostare le autorizzazioni delle cartelle su Visualizzatore.
| Proprietario | Editor | Visualizzatore | |
| Rinominare una cartella | |||
| Spostare una cartella | |||
| Aggiungere file a una cartella | |||
| Caricare i file in una cartella | |||
| Creare nuovi file all'interno della cartella | |||
| Creare una sottocartella | |||
| Eliminare un file da una cartella | |||
| Eliminare una cartella vuota | |||
| Modificare le autorizzazioni delle cartelle |
Impostare le autorizzazioni delle cartelle
Per impostare le autorizzazioni a una cartella:
- Da File, clicca con il tasto destro del mouse sulla cartella.
- Seleziona Autorizzazioni , quindi clicca su Questa cartella.
- Cerca o scorri l'elenco per trovare i collaboratori. Puoi cliccare sull'icona Filtra per visualizzare i collaboratori per livello di autorizzazione.
- Seleziona un livello di autorizzazione cliccando su un'opzione.
- Clicca su Applica modifiche.
Rimuovere le autorizzazioni delle cartelle
Per rimuovere un collaboratore o un gruppo da una cartella:
- Da File, clicca con il tasto destro del mouse sulla cartella.
- Seleziona Autorizzazioni , quindi clicca su Questa cartella.
- Passa sopra il nome e clicca su X.
- Clicca su Applica modifiche.
Nota: Se rimuovi le autorizzazioni di un collaboratore per una cartella, non sarà in grado di vederla in File.
Aggiorna le autorizzazioni delle cartelle e dei file
Se hai le autorizzazioni di Proprietario per tutti i file e le sottocartelle di una cartella, puoi aggiornare in blocco le autorizzazioni per più elementi di quella cartella dall'opzione Cartelle e file.
Per aprire una vista a matrice dei tuoi file e delle loro autorizzazioni nell'Editor delle autorizzazioni avanzate:
- Da File o Home, clicca con il tasto destro del mouse su una cartella.
- Da Autorizzazioni, seleziona Cartelle e file.
Questa vista mostra un elenco di tutti i file presenti nella cartella, comprese le sottocartelle e i relativi file.
Per modificare le autorizzazioni di una singola sezione di un file, fai clic con il tasto destro del mouse sul file e seleziona Autorizzazioni sezione. Puoi anche aprire un file cliccando con il tasto destro del mouse sul nome del file e selezionando Apri.
- Clicca su Salva per applicare le modifiche apportate nell'Editor delle autorizzazioni avanzate.
Per proseguire
Per ulteriori dettagli sull'uso delle cartelle, consulta i seguenti articoli: