Centro assistenza di Workiva

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• Next Gen Files

Per collaborare in tempo reale, tutti gli utenti devono avere l'autorizzazione per accedere al documento. Ogni livello di autorizzazione (proprietario, editor o visualizzatore) concede ai collaboratori un determinato livello di accesso per modificare o interagire con il tuo file.

Nota: avere solo le autorizzazioni per un file potrebbe non essere sufficiente per agire su di esso se non viene assegnato un ruolo specifico. Assicurati di controllare i tuoi ruoli. Per ulteriori informazioni, visita Comprendere i ruoli.

Panoramica delle autorizzazioni

Struttura dei permessi

Per visualizzare o modificare un file Workiva, è necessario disporre dell'autorizzazione di accesso per il documento, il foglio di calcolo o la presentazione nel suo complesso. I proprietari dei documenti possono quindi impostare autorizzazioni specifiche di visualizzazione/modifica/proprietario per le singole sezioni di un documento. 

Nota: Se l'impostazione Accesso ai file è attivata nelle impostazioni dell'area di lavoro (abilitata per impostazione predefinita), gli utenti potranno richiedere l'accesso in visualizzazione o modifica ai file per i quali non dispongono delle autorizzazioni. I proprietari dei file potranno quindi approvare o rifiutare le richieste di accesso ai file. Gli amministratori dello spazio di lavoro possono disattivare questa impostazione, se lo desiderano.

Una volta che a un individuo o a un gruppo sono stati concessi i permessi di visualizzazione/modifica/proprietà di un file Workiva (documento, foglio di calcolo o presentazione), i permessi a livello di sezione hanno la precedenza sui permessi a livello di documento, mentre i permessi assegnati ai singoli utenti hanno la precedenza sui permessi di gruppo. Inoltre, avere i permessi per determinate sezioni di un file, ma non per il file stesso, non consentirà loro di accedere a tali sezioni.

Ad esempio, a Laura sono state concesse le autorizzazioni di visualizzazione per l'intero foglio di calcolo, le autorizzazioni di visualizzazione per il Foglio1 e le autorizzazioni di modifica per il Foglio3. Può visualizzare il Foglio1 e modificare il Foglio3, ma non può visualizzare né modificare il Foglio2. Katie ha i permessi di modifica per Foglio4 e Foglio3, ma poiché non ha alcun permesso per il Foglio di esempio n. 2 nel suo complesso, non potrà visualizzare o modificare nessuno dei due fogli.

Autorizzazioni predefinite

Quando crei un file, per impostazione predefinita ti viene assegnato automaticamente il ruolo di proprietario del file. Nessun altro collaboratore o gruppo avrà accesso. In qualità di proprietario del file, puoi modificare il livello di accesso di questi gruppi tramite l'Editor delle autorizzazioni. Ulteriori informazioni per aggiornare le autorizzazioni dei file.

Autorizzazioni nei file copiati

Quando copi un documento, il nuovo documento mantiene le autorizzazioni del file originale. Tuttavia, l'impostazione manuale delle autorizzazioni nel nuovo file annullerà le autorizzazioni iniziali.

Autorizzazioni nei gruppi

Se il tuo workspace ha dei gruppi, puoi impostare le autorizzazioni per l'intero gruppo dall'editor delle Autorizzazioni. Una volta impostate le autorizzazioni per un gruppo, puoi aggiungere o rimuovere gli utenti dal gruppo in qualsiasi momento: le loro autorizzazioni si aggiorneranno di conseguenza. Ulteriori informazioni sull'utilizzo dei gruppi.

Se un utente è parte di un gruppo ma ha un livello delle autorizzazioni diverso impostato individualmente, manterrà il livello delle autorizzazioni assegnato individualmente (ad esempio un utente impostato come "Editor" ma che si trova in un gruppo con autorizzazioni "Proprietario" ha comunque le autorizzazioni di Editor).

Come funzionano le autorizzazioni sovrapposte

In genere, quando due autorizzazioni si sovrappongono, ha la precedenza l'autorizzazione di livello più alto.

Tuttavia, questa regola si applica solo quando le autorizzazioni vengono assegnate allo stesso livello. Ad esempio, se un utente appartiene a più gruppi con autorizzazioni esplicite sulla stessa sezione, si applica l'autorizzazione di livello più alto.

Un'autorizzazione più specifica e diretta prevarrà sempre su un'autorizzazione più ampia e generale, indipendentemente dal livello di autorizzazione:

• Individuale su gruppo: Un'autorizzazione assegnata direttamente a un singolo utente ha la precedenza su qualsiasi autorizzazione ricevuta tramite un gruppo.
• Sezione sul documento: Un'autorizzazione assegnata direttamente a una sezione del documento ha la precedenza sulle autorizzazioni ereditate dal documento padre.

Nota: Se un utente appartiene a un gruppo con autorizzazioni esplicite, ma il proprietario rimuove manualmente le sue autorizzazioni individuali, l'utente perderà l'accesso al documento.

Puoi anche impostare le autorizzazioni per più utenti e sezioni contemporaneamente. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dell'editor delle autorizzazioni avanzate, consulta Autorizzazioni avanzate.

Leggi le tabelle seguenti per scoprire cosa possono fare gli utenti per ciascun livello di autorizzazione.

Livelli di autorizzazione

Cambiare proprietà

Modificare documenti

Allegati

Collaborare