Esistono due tipi di promemoria per le attività: i promemoria automatici e i promemoria manuali. I promemoria automatici vengono inviati automaticamente ai destinatari in base a una pianificazione, mentre i promemoria manuali vengono inviati manualmente ogni volta che vuoi ricordare ai destinatari le attività che potrebbero aver dimenticato.
Nota: Se vuoi inviare manualmente dei promemoria per le attività basate sui processi, consulta Inviare promemoria nei processi.
Promemoria automatici per le attività
Per impostazione predefinita, i promemoria automatici con il contenuto predefinito vengono inviati via e-mail tre giorni prima, il giorno stesso e ogni giorno per tre giorni dopo la data di scadenza dell'attività. Tuttavia, puoi scegliere di non inviare alcun promemoria automatico o di personalizzare i promemoria in base alle tue esigenze personali.
Nota: Attualmente puoi personalizzare i promemoria automatici solo quando crei attività dalla Home. Se vuoi personalizzare i promemoria automatici per le attività create in un file, puoi farlo modificando l'attività dalla scheda Attività nella Home.
Nota: Puoi avere solo fino a tre promemoria automatici per ogni attività.
Per personalizzare i promemoria automatici delle attività dalla scheda Attività in Home:
- Quando crei o modifichi un'attività, a seconda del tipo di promemoria che vuoi personalizzare, clicca sul menu a tendina Promemoria assegnatario o Promemoria approvatore e seleziona Personalizzato.
- Per ogni promemoria automatico nella sezione Promemoria e-mail, scegli il calendario e-mail per l'invio del promemoria e-mail all'assegnatario o all'approvatore. I promemoria saranno inviati una volta al giorno, secondo il programma, all'ora da te specificata nella sezione Dettagli attività.
- Compila i campi Oggetto e Corpo. Puoi vedere l'aspetto del promemoria nell'anteprima a destra.
- Puoi cliccare sull'icona del menu per Eliminare o Duplicare i promemoria.
- Clicca su Salva in alto a destra per salvare i tuoi promemoria automatici personalizzati.
Promemoria manuali delle attività
Per inviare manualmente un promemoria di un'attività:
- Trova il compito nell'elenco Tasks della Home o nel pannello Tasks destro di un file.
- In Fasi del compito, clicca sul menu con i tre puntini accanto al compito per il quale vuoi inviare un promemoria e clicca su Invia promemoria. Puoi anche cliccare sul menu con i tre puntini accanto al titolo dell'attività e selezionare Invia promemoria.
- Se clicchi su Invia promemoria, verrà inviata un'e-mail di promemoria a tutti gli assegnatari.